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Cinco ejemplos innovadores y asequibles de automatización en las empresas
Cinco ejemplos innovadores y asequibles de automatización en las empresas
10 Junio 2020 11:51
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¿Resulta sencillo detectar cinco ejemplos asequibles de negocios innovadores? Lo cierto es que la automatización es todo un reto para las pymes. Es fácil hablar de la automatización y reconocer sus potenciales ventajas, pero resulta mucho más difícil implementarla, pues no hay una receta que funcione para todas las empresas.
Por eso es interesante concentrarse en procesos y acciones que toda pyme integra en su actividad, y muy particularmente en aquellas subtareas que son sencillas de realizar, pero auténticos agujeros negros de tiempo y esfuerzo de los empleados.
Imaginemos una reunión con un cliente, no de las rutinarias, sino de las que anteceden el comienzo de un gran proyecto. Una reunión de las que hay que enviar después un correo con los puntos tratados para que todos los participantes comprueben que reman en la misma dirección.
En esta clase de reuniones todos los participantes toman nota con mayor o menor esmero. Al terminar la reunión, estas notas se facilitan a una persona del equipo proveedor del servicio para que resuma los principales puntos y elabore un documento que luego enviará por correo al cliente, con copia para todos los implicados.
Teléfono escacharrado y situaciones embarazosas. La razón por la que en las sesiones parlamentarias o en los juicios, por citar dos escenarios donde se desarrollan largas intervenciones orales, hay personas dedicadas en exclusiva a tomar nota y no son los propios intervinientes quienes registran lo que se dice es porque no se puede combinar la exposición de argumentos con la escritura de los mismos.
Hacer las dos cosas a la vez divide la atención y conlleva que uno de los dos procesos salga perdiendo, lo que, de vuelta a las reuniones laborales, puede condicionar ya desde el inicio la relación con el cliente.
A este riesgo importante hay que añadir otro no menos embarazoso: que quien redacta el resumen encuentre que el cliente dijo una cosa y quien va a proveer de servicios, otra. ¿Quién tiene razón?
Una app de reconocimiento de voz que automáticamente pase a texto lo tratado. Se pone un teléfono en medio de la reunión y este registra palabra por palabra lo que se ha dicho. Al acabar la reunión, ese documento puede ser editado –debería de serlo, pues nadie quiere leer literalmente lo que ha dicho– y mandado por correo.
Incluso es posible llevar esta automatización al siguiente nivel, pues ya existen servicios de inteligencia artificial que, usando machine learning, son capaces de reconocer quién dice qué y diferenciar sus palabras de las de los demás.
Por regla general, toda web corporativa tiene su sección destinada a resolver dudas habituales, no hablemos ya si se trata de un ecommerce. Puede llamarse FAQ (Frequently Ask Questions), Condiciones de servicio, Cómo comprar… o tener cualquier otro nombre, pero la función es siempre la misma: resolver dudas recurrentes en torno a plazos de entrega, costes de envío, devolución de productos, condiciones de financiación…
Cuando la información que hemos preparado no soluciona dudas, sino que las transfiere a otros canales. Redactamos un completo documento de preguntas y respuestas habituales, y creemos que funciona porque nadie nos ha dicho nunca lo contrario. Pero el problema está en que no podemos saber si funciona o no porque no existe un canal para preguntarlo.
Si alguien tiene una duda que no es resuelta por la sección de ayuda, el siguiente paso suele ser escribir un correo o un tuit, con lo que debemos invertir tiempo y esfuerzo en responder una pregunta que debería haberse resuelto si los documentos de ayuda hubieran estado mejor escritos.
Preguntar a quienes leen la sección de ayuda si lo que leyeron fue útil. La pregunta se formula de forma muy simple: ¿Te pareció útil la respuesta? Sí o no. Si la respuesta es afirmativa, el sistema apunta el voto positivo y no pasa nada. Pero si es negativa, la pregunta queda marcada para su revisión y reformulación.
La implantación de la pregunta y sus dos cajitas para el Sí o el No es muy sencilla y aún puede optimizarse fácilmente si se incluye un formulario para que la persona que ha marcado la casilla No explique por qué la respuesta no fue de su agrado.
Si el núcleo de la actividad de la pyme es la transformación o la venta de productos, llevar al día la relación entre inputs y outputs, entre lo que necesita la empresa para generar el bien que vende y los bienes que ha vendido, es primordial.
Porque sólo el conocimiento de ambas partes puede dar un balance real del estatus de la empresa. Y para ello hay que conocer en detalle cada parte.
No tener ya una aplicación que lo gestione. En este caso no hablamos de un problema que soluciona la automatización, sino de algo distinto: no tener automatizada la gestión del inventario es un problema en sí mismo a estas alturas de la transformación digital.
Por varias razones: probablemente se estén produciendo errores forzados al tener que combinar datos de diversas fuentes y se está invirtiendo una cantidad de tiempo desmesurada en algo para lo que existen soluciones informáticas desde hace más de dos décadas.
Comprar un software de gestión de inventarios. Hay varios en el mercado. Son programas que permiten registrar los inputs y seguirlos durante todo el proceso a través del programa, de forma que es posible saber en todo momento en qué fase del proceso de negocio se encuentra ese input.
Una versión más técnica de este tracking de inputs puede realizarse con blockchain, pero lo mejor es empezar por el principio: un software de gestión de inventarios normal.
No todos los productos se venden o rechazan automáticamente, algunos necesitan que el vendedor se tome su tiempo para convertir a un potencial cliente en cliente sin más. Es un tira y afloja en el que la venta no es algo seguro.
El tiempo que el vendedor invierte en acciones no relacionadas directamente con la venta. Ocurre algo parecido a lo que comentábamos más arriba sobre la automatización de la gestión del inventario.
El vendedor tiene que llevar el registro de sus contactos, de sus comunicaciones (que pueden darse en distintos canales) y de sus avances, categorizando cada posible venta desde el mero lead o indicio de interés hasta la venta casi conseguida. Y eso es mucho tiempo dedicado a registrar y organizar información.
Automatizar el proceso de captar clientes, algo también llamado automatización de la fuerza de ventas o Sales Force Automation (SFA). Esta automatización se realiza gracias a un software que registra a cada cliente y lo monitoriza a lo largo del proceso de ventas.
En un mismo programa, el vendedor puede localizar los datos del potencial cliente, comprobar de un vistazo cómo de cerca está la consecución de la venta y sumergirse en el registro pormenorizado de las comunicaciones, pues el programa puede almacenar ahí todos los correos o incluso las grabaciones de las llamadas si cuenta con el consentimiento del potencial cliente.
Además, estos programas cuentan con automatismos muy útiles: inscripción automática de direcciones de email que hayan solicitado información (siempre de acuerdo con el Reglamento General de Protección de Datos), calendarización de acciones de venta personalizadas para cada potencial cliente, recordatorios de todo tipo para el vendedor o análisis de desempeño (útiles para que los jefes de equipo evalúen sus tácticas de ventas), entre otras funcionalidades.
Hay infinidad de medidas: sustitución de la iluminación tradicional por bombillas y paneles de bajo consumo, instalación de materiales aislantes en paredes y suelos, orientación de la distribución de las ventanas a las horas de mayor luminosidad solar, uso de paneles solares para el autoconsumo, optimización del uso de la energía… Y podríamos seguir.
No saber por dónde empezar a ahorrar energía. Con la sostenibilidad ocurre algo parecido que con la automatización: que es mucho más fácil hablar sobre ellas (o escribir sobre ellas) que aplicarlas en el día a día de la empresa.
Esto sucede porque muchas veces quienes llevan la iniciativa al respecto son grandes empresas que desarrollan ambiciosas iniciativas y las cuentan. Y se toma como ejemplo a estas compañías, y lo son, pero se olvida que detrás de las grandes iniciativas suele haber importantes presupuestos y calendarios de implementación muy dilatados.
Así que cuando las pymes piensan “Voy a hacer algo parecido”, se encuentran con que la inversión inicial es significativa y que el beneficio sólo se alcanza a largo plazo.
Buscar medidas con la mejor relación inversión/rendimiento. Y pocas acciones sostenibles hay con mejor ratio inversión/rendimiento que algo tan sencillo como automatizar el apagado de las luces de planta a una hora determinada.
Este apagado no tiene que ser radical (son las 19:00, fuera luces), sino que puede ser progresivo e iniciarse con una atenuación de las luces hasta su apagado. Hablamos de las luces de planta, pues las luces individuales sí seguirían activas, pero una medida más ambiciosa podría ser apagar 30 minutos más tarde todas las luces, los equipos y también las tomas de corriente.
Como hemos visto, es posible automatizar sin recurrir a grandes inversiones ni tecnología punta. Todas las medidas descritas están relacionadas con actividades esenciales (asistir a reuniones, gestionar el inventario, organizar los leads) pero afectan a pequeñas subtareas rutinarias que una máquina podría hacer mucho mejor que las personas.
Porque esa es la idea que hay detrás de la automatización útil: dejar que las máquinas hagan los trabajos que no requieren de una cabeza pensante para que las personas puedan concentrarse en lo que de verdad importa.
