El tiempo es el activo más valioso con el que cuentan los emprendedores. Por lo tanto, hacer un buen uso del mismo va a suponer la diferencia entre el éxito y el trabajo. ¿Quieres saber el mejor método para aumentar la productividad?
En la entrada de hoy vamos a hablar del time blocking. Un sistema muy eficaz para aprovechar al máximo las horas del día y centrarnos en las tareas que realmente importan. Analizaremos las principales apps que existen en el mercado y cómo usar el time blocking con Calendar.
¿Qué es el time blocking?
Este sistema es muy conocido desde hace tiempo. ¿Recuerdas los horarios que hacías en el colegio o el instituto? Pues el time blocking funciona de forma parecida. Se basa en organizar nuestra agenda por bloques de tiempo que están relacionados con una actividad.
De esta forma, evitamos las listas con tareas infinitas que solo provocan estrés, acumulación del trabajo y una nula selección de las prioridades. A partir de ahora, tendremos claro lo que debemos hacer, cuándo lo haremo y las horas necesarias para completar cada bloque.
Si implementamos correctamente este sistema, las ventajas serán inmediatas. Los especialistas afirman que una jornada semanal de 40 horas utilizando el time blocking tiene el mismo rendimiento que trabajar 60 horas sin organización. De esta forma, vamos a aumentar la productividad de nuestro negocio en un 150%.
Apps para aumentar tu productividad
A continuación, vamos a ver algunas de las mejores apps que hay para organizar el tiempo de trabajo y ser más productivos.
Meistertask
Esta herramienta es de gran ayuda para gestionar los proyectos de una empresa. Como por ejemplo la creación de un nuevo producto, servicio o campaña publicitaria. Podrás organizar cómodamente todas las tareas. Y con un simple vistazo saber lo que debes hacer durante la semana.
Su diseño es muy intuitivo. Podrás personalizar las columnas de tareas, añadir a otros usuarios y compartir la información. Indicar la persona responsable o el plazo de vencimiento. Además, cada tarea se puede desglosar en varias subtareas, incrementando el control de todas las áreas de nuestro negocio.
Trello
El funcionamiento de Trello es muy parecido a Meistertask. Aunque no incluye todas las opciones del anterior, es una app indispensable para organizar el tiempo mediante las técnicas de time blocking. Tanto en ámbitos laborales como domésticos. Ya que también es muy útil para llenar la cesta de la compra o determinar quién debe hacer la limpieza en casa.
La versión gratuita es suficiente para PYMES que no requieran muchas funcionalidades. Mientras que la versión de pago incluye la opción de subir los archivos a servicios en la nube, como Google Drive. Y añadir Power-Ups o funciones extra para videoconferencias o la integración de terceros.
Zenkit
Zenkit es una app que también funciona en los navegadores de escritorio. Con su versión gratuita puedes gestionar hasta 5.000 bloques de tiempo, 3 GB de almacenamiento y un máximo de 5 usuarios y equipos distintos. Los planes Premium no aumentan las opciones, sino que ofrecen más espacio y personalización.
Verás todas las tareas te han asignado, las personas que están a tu cargo y el trabajo que deben realizar. Si tienes que organizar un equipo grande, Zenkit es una de las mejores apps para aumentar la productividad que existen actualmente. Además, es compatible con las principales aplicaciones de terceros como Calendar, Drive, Evernote, Google Docs o Gmail.
Time blocking con Calendar
Utilizar los conceptos del time blocking en nuestra app Calendar es una forma fácil y eficaz de organizar nuestro tiempo de trabajo. Si no tienes una cuenta de correo Gmail, te aconsejamos que crees una. Ya que Google ofrece servicios que solo están disponibles para sus usuarios.
Entre ellos se encuentra Calendar, la agenda en la nube más famosa de la actualidad. Nuestros archivos estarán a buen recaudo y podremos compartirlos con nuestra plantilla o clientes. También es posible sincronizar los datos de otros dispositivos. Y para ello, lo único que se requiere es acceso a Internet.
Podremos crear varios calendarios. Por ejemplo, uno para cada departamento. Realizar anotaciones y mandar alertas a nuestro equipo de trabajo. Google Calendar también encuentra cualquier hueco que exista para planificar una reunión. De esta forma, se garantiza la asistencia de todas las personas involucradas en el proyecto.
