Cómo preparar una inspección laboral en tu negocio
15 Septiembre 2025 17:00
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La inspección laboral es un procedimiento al que cualquier negocio puede enfrentarse en algún momento. Por ello, resulta esencial preparar con antelación toda la documentación y procesos que podrían ser objeto de revisión.
Saber cómo actuar reduce riesgos, transmite confianza y evita sanciones innecesarias.
Una inspección puede producirse de forma programada o inesperada. En ambos casos, el empresario o responsable debe estar listo para demostrar que cumple con la normativa vigente.
Cuanto más ordenada esté la gestión, más sencilla será la verificación de los inspectores.
Además, estar bien preparado no solo evita multas, sino que también mejora la organización interna.
Implementar buenas prácticas laborales de manera continuada no debería responder solo al miedo a una sanción, sino al compromiso de ofrecer un entorno de trabajo justo, seguro y eficiente.
Una inspección laboral es una actuación llevada a cabo por la Inspección de Trabajo y Seguridad Social con el fin de comprobar si las empresas cumplen con la normativa vigente.
Su función es proteger los derechos de los trabajadores y garantizar que el mercado laboral funcione de manera justa y transparente.
Las inspecciones pueden ser anunciadas o realizarse de forma sorpresiva. En ocasiones surgen a raíz de denuncias interpuestas por empleados o terceras personas, pero también pueden obedecer a campañas sectoriales o controles rutinarios.
En todos los casos, el inspector revisará tanto la documentación como las condiciones de trabajo, prestando especial atención a la seguridad, la legalidad de los contratos y las cotizaciones a la Seguridad Social.
Tener la documentación en orden es el primer paso para superar una inspección laboral sin sobresaltos.
El inspector puede solicitar contratos de trabajo, nóminas, justificantes de pago, altas en la Seguridad Social, así como los registros de jornada de cada trabajador.
Los contratos deben estar firmados y registrados adecuadamente. Cualquier anexo o prórroga también debe estar disponible para consulta inmediata.
En cuanto a las nóminas, no basta con demostrar que se entregan: también deben reflejar fielmente lo pactado en convenio y contrato, y acreditarse los pagos correspondientes.
De igual modo, es esencial tener las cotizaciones a la Seguridad Social al día y los justificantes listos para ser revisados.
Uno de los aspectos más vigilados es el control de jornada. Desde 2019, todas las empresas están obligadas a llevar un registro horario de sus empleados.
Este documento debe ser claro, accesible y fiable, pues constituye una de las fuentes más habituales de sanciones cuando no se gestiona correctamente.
La prevención de riesgos laborales ocupa un lugar destacado en cualquier inspección, ya que afecta directamente a la seguridad y salud de los trabajadores.
Antes de la visita, la empresa debe asegurarse de contar con una evaluación de riesgos actualizada que identifique los posibles peligros en cada puesto de trabajo.
Además, es obligatorio disponer de un plan de prevención que incluya protocolos de seguridad, medidas de protección, instrucciones en caso de emergencia y formación específica para los empleados.
Un inspector puede entrevistar a los trabajadores para verificar si han recibido esa formación y si conocen los procedimientos.
En muchos sectores también es obligatorio realizar reconocimientos médicos periódicos.
La empresa debe poder demostrar que se ofrece a los empleados la vigilancia de la salud adecuada a su puesto, garantizando siempre la confidencialidad y el carácter voluntario salvo en aquellos casos en los que sea imprescindible por la naturaleza del trabajo.
Tener todo en regla es fundamental, pero la actitud durante la visita del inspector también resulta determinante.
Lo más recomendable es designar a un interlocutor que atienda la inspección. Generalmente, esta persona será alguien del área de recursos humanos o de la gerencia, que conozca los procedimientos internos y pueda responder con seguridad a las preguntas.
La transparencia y la colaboración son claves. Mostrar disposición a facilitar el trabajo del inspector transmite una imagen de profesionalidad y seriedad.
Por el contrario, intentar ocultar información o poner trabas innecesarias genera desconfianza y puede endurecer la inspección.
También es esencial entregar la documentación solicitada de forma ordenada y rápida.
Esto agiliza el proceso y refleja una gestión responsable. En caso de no tener a mano algún documento, lo mejor es explicar cuándo podrá aportarse, en lugar de improvisar o dar respuestas imprecisas.
El resultado de una inspección laboral puede ser muy positivo si todo está en orden, pero también puede derivar en sanciones si se detectan irregularidades. La gravedad de estas sanciones varía en función del incumplimiento.
Las infracciones leves suelen estar relacionadas con errores administrativos, como la falta de un documento concreto o deficiencias menores en los registros de jornada.
Aunque no suelen tener consecuencias graves, pueden acarrear multas que afectan a la economía de la empresa.
Las infracciones graves, en cambio, incluyen cuestiones como contratar empleados sin darles de alta, incumplir medidas de prevención de riesgos o no respetar el salario pactado en convenio.
Estas sanciones pueden ascender a cifras elevadas y generar daños a la reputación empresarial.
Finalmente, las infracciones muy graves abarcan situaciones de fraude reiterado, el empleo de menores en condiciones ilegales o la vulneración de derechos fundamentales.
En estos casos, además de las sanciones económicas, puede haber responsabilidades penales para los responsables del negocio.
La mejor manera de afrontar una inspección laboral es asumir que puede ocurrir en cualquier momento. Por ello, conviene establecer una rutina de revisión periódica de la documentación y los procedimientos internos.
Mantener una relación fluida con la asesoría o el departamento legal ayuda a detectar posibles fallos antes de que se conviertan en problemas.
Formar e informar a los empleados también resulta esencial. Ellos son parte activa en la inspección y deben conocer sus derechos, sus obligaciones y los protocolos de seguridad que les afectan.
Además, es recomendable conservar copias digitales y físicas de todos los documentos laborales. Esto permite reaccionar con rapidez en caso de requerimiento y evita retrasos que puedan interpretarse como falta de organización.
Preparar una inspección laboral en tu negocio es mucho más que un trámite: es un ejercicio de responsabilidad que fortalece a la empresa y protege a los trabajadores.
No se trata únicamente de evitar sanciones, sino de garantizar un entorno laboral seguro, justo y en pleno cumplimiento de la normativa.
Cuando la gestión está en orden, una inspección se convierte en una oportunidad para confirmar que la empresa funciona correctamente.
Además, proyecta una imagen de seriedad que mejora la reputación frente a clientes, socios y empleados.
En Yoigo Empresas y Negocios hacemos que estés preparado apra la llegada de una Inspección de Trabajo. Si quieres más consejos, puedes visitar nuestra web o llamarnos al 900 622 500 y te ayudaremos en todo lo que necesites.
