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Consejos para ahorrar costes en tu empresa

8 min

Reduce los costes en tu empresa sin mermar la calidad de tus productos o servicios.


Todas las compañías tienen un axioma: generar el máximo beneficio con el menos coste posible. El objetivo es conseguir una alta rentabilidad en la organización, un síntoma de que el negocio prospera. Una de las formas de alcanzar este propósito es mediante el ahorro empresarial.

Hay quien piensa que ahorrar es solo un ejercicio para llevar a cabo en situaciones de crisis, sin embargo, justamente poner en práctica una estrategia para economizar en el negocio, evitará una posible etapa de inestabilidad económica.

El reto para cualquier empresa reside en disminuir los gastos sin que la calidad del servicio se vea afectada así como la estabilidad de sus empleados. En cuanto se consigue, la organización aumenta su productividad y la rentabilidad del negocio.

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Medidas para reducir costes

En algunos casos, las empresas se encuentran con una situación donde no ahorran y no saben exactamente en qué destinan el dinero. Por tanto, es necesario tener un control de todas las partidas de gastos que se realizan desde la propia organización. A continuación detallamos algunas medidas que puedes adoptar para disminuir los costes de una compañía.

Controlar el gasto de personal

La actividad diaria de los empleados cuenta con costes adheridos y si el propósito de tu empresa es ahorrar, hay que tener en cuenta que es necesario recortar las bonificaciones que ofrece la compañía, intentando que no se vea afectado el bienestar de los trabajadores.

Hay que focalizar especialmente en las comidas de empresa y en los desplazamientos, donde las comidas se pueden sustituir por un encuentro para tomar un café o bien elegir un restaurante con un menor coste. Si hablamos de los viajes, es conveniente buscar y comparar la mejor opción para trasladarse y alojarse durante la estancia.

Además, otra manera de reducir costes y que igualmente beneficia a los empleados es ofrecer la opción de teletrabajar. En este caso, la empresa ahorra en gastos de transporte, de comida, en energía y en el material de oficina.

Por otro lado, será imprescindible cotizar la actividad de los trabajadores de manera correcta para evitar los sobrecostes que conllevan este tipo de errores. Las compañías están obligadas por ley a incluir en la base de cotización todos los conceptos de pagos en especie, desde tickets restaurante hasta seguros privados. Estos gastos derivados de las bonificaciones que la organización le ofrece a los empleados suponen un 32% más sobre la cantidad a incluir en la base de cotización. Para ahorrar al máximo en este ámbito, es recomendable ponerse en manos de un asesor que se encargue de la gestión de nóminas y en la reducción de los costes de personal.

Gestionar el stock

La caída de las ventas en conjunto con los gastos de financiación son los dos factores que disparan los gastos de inventario. Es un coste oculto que puede conllevar un desembolso importante e inesperado para el compañía. Acumular mercancía supone tener una parte de capital inmovilizado, que es probable que acabe estropeándose. De esta manera, es esencial que haya un equilibrio entre la cantidad de producto que necesitas para abastecer a los consumidores y el coste derivado del stock.

Una de las medidas para poder ahorrar gestionando el stock de tu compañía es controlar el ciclo de un producto, teniendo en cuenta el tiempo que pasa desde que se fabrica hasta que un cliente lo compra. Aumentará la eficiencia del proceso y eliminará el tiempo que pasa el stock parado.

Optimizar las líneas de producción

Existen ciertas compañías que sustentan su modelo de negocio en la planta de producción. Es necesario estudiar y revisar todas las fases del proceso para agilizarlo, si es necesario, o para realizar cualquier cambio que optimice el resultado final. Lo mejor es disminuir las etapas si no son necesarias y evitar los tiempos de espera, esto tendrá como resultado una reducción del coste de fabricación.

Formar constantemente al personal

Uno de los hándicap que pueden tener las compañías es que su personal no esté al día de las últimas novedades y tendencias y esto, a largo plazo, puede suponer pérdidas económicas. Para paliar este posible problema, la solución pasa por formar a los empleados en las áreas que lo necesiten y ofrecer la mejor versión de sí mismos.

Además, existen ayudas y subvenciones para aquellas empresas que apuesten por el desarrollo de sus trabajadores, lo que va a beneficiar a la compañía tanto económicamente como a la hora de obtener resultados de producción.

Gestionar los pagos y cobros

En ocasiones se pueden producir errores en los cobros y en los pagos y que conllevan pérdidas económicas en la empresa. A las situaciones más habituales a las que se pueden enfrentar las compañías son los descuentos no aplicados, ingresos no efectuados o incidencias en los flujos bancarios.

Para evitarlo, el departamento encargado debe tener el control de todo lo que sucede al respecto en la compañía, tanto de las facturas que se emiten como de las que se reciben. Asimismo, es fundamental estar al día en todos los pagos para no generar deudas y posibles intereses con los proveedores u otras organizaciones.

Revisar los impuestos

Es recomendable analizar los impuestos locales que está pagando la compañía, especialmente el IBI y el IAE. En primer lugar, optimiza el valor catastral puesto que es la base para calcular dichas contribuciones. Afectará a otros costes como el gasto de basura o las plusvalías. Revisa minuciosamente los datos ya que puedes ahorrar entre un 10% y un 15% con todos los impuestos que afectan al valor catastral del inmueble.

Controlar los costes de mensajería, transporte y logística

A la hora de contratar este tipo de servicios, hay que buscar la opción más eficaz y económica. Existen algunos gastos logísticos que la empresa no ha planeado y que encarecen el precio. En este caso hay que prestar una especial atención a los costes derivados de la mensajería, transporte y logística: situaciones como la compra, el almacenamiento, si la empresa nos proporciona el servicio de gestión de importaciones, los gastos de aduanas, la preparación de cada envío y la distribución.

Entre las condiciones, será necesario saber qué ocurre con los gastos ocultos derivados de las partidas menos visibles: es el caso de las roturas de producto, las devoluciones, las reclamaciones o la pérdida de paquetes.

Optimizar las instalaciones

Una de las formas más sencillas de ahorrar en una compañía es adecuando las instalaciones de la empresa a las necesidades de los trabajadores. Un ejemplo de ello son las oficinas con espacios abiertos en los que la luz del sol fluye por todo el área de trabajo, por lo que no será necesario usar la electricidad y, por consiguiente, será posible ahorrar en la factura de la luz y cuidar el impacto de la organización en el medioambiente.

Para ahorrar, es conveniente identificar las ineficiencias energéticas dentro de tu oficina y aplicar las medidas necesarias para disminuir los costes en este ámbito. Otro de las situaciones a las que se enfrentan las compañías son la ineficiencia energética de las ventanas, desde donde afecta la temperatura que hace en el exterior a la que hay dentro de la oficina. Habrá que utilizar aislantes para evitar estas situaciones y poder reducir la factura de la calefacción o del aire acondicionado.

Disminuir los gastos energéticos

Directamente relacionado con el punto anterior, para ahorrar es imprescindible cuidar los gastos derivados del suministro energético de la compañía. Según diversos estudios, las compañías que regulan el consumo de energía pueden ahorrar entre un 20% y un 50%.

Para conseguir una gestión óptima es necesario comparar los precios hay en el mercado de los diferentes servicios de este tipo. Cada compañía cuenta con unas necesidades específicas y por este motivo, tendrá que elegir los suministros que mejor se adaptan a ella.

Algunas organizaciones están optando por contratar la electricidad en grupo para, entre todos, aunar un mayor volumen de energía y así tener más capacidad de negociación con el fin de obtener un precio más bajo.

Elegir la mejor opción de telefonía

Cada empresa cuenta con necesidades de telecomunicaciones diferentes y las compañías de telecomunicaciones apostamos por ofrecer el mejor servicios diseñado específicamente para todo tipo de negocios. En Yoigo Negocios apostamos por el ahorro en las empresas, así que ofertamos unas tarifas que se ajustan exactamente a lo que necesita cada organización sin tener que pagar más por un servicio especializado. Podrás diseñar tu tarifa eligiendo los servicios que necesitas a través de nuestra web, donde ofrecemos llamadas ilimitadas, los gigas que necesites para los móviles de tu organización -pueden ser infinitos-, Fibra óptica, una centralita con puestos PBX, etc. Además, a todos nuestros clientes del segmento de Negocios les ofrecemos los siguientes servicios: fax o email, para enviar y recibir fax en el correo electrónico y Office 365 Essentials, offfice online con 1TB de almacenamiento e IP Fija.

Apostar por soluciones online

Las soluciones digitales han llegado para ofrecer agilidad y ahorro en las empresas. A través de la nube o el cloud computing es posible reducir los costes hasta un 50% más que utilizando los recursos tradicionales. A los factores que más les afectan y favorecen son el almacenaje, el ahorro en papel y de tiempo. Encontrar cualquier archivo en la nube es mucho más sencillo que hacerlo de manera física.

Si ahondamos en la economización en papelería y administración, la principal medida a adoptar por las empresas es la factura electrónica a través de la cual será necesario eliminar los costes de papel, tóner y otros tipos de recursos que conllevan la burocracia offline. Por añadidura, las facturas electrónicas tienen la ventaja de ajustar los tiempos de cobro y pago, puesto que es más difícil que se extravíen.

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Utilizar las herramientas de venta online

Internet ofrece infinitas posibilidades para mejorar el negocio, también a la hora de llevar a cabo acciones de publicidad y aumentar las ventas. El marketing digital es más económico que el tradicional y es posible llegar a un público concreto de manera segmentada.

Las plataformas online permiten interactuar de primera mano con el público. Eso beneficiará a las marca en situaciones crisis, cuando podrá hacer atención al cliente y que no disminuya el sentimiento positivo por parte de los consumidores.

Es aconsejable utilizar las redes sociales para posicionar la marca e invertir en promociones para ampliar el número de ventas. Se trata de otra forma de ahorrar costes cuando el objetivo es ampliar el volumen de negocio y llegar a más personas.

Existen muchas vías diferentes para ahorrar dentro tu compañía, tan solo tienes que detectar en qué variable de la organización puedes disminuir el gasto y aplicar algunos de los consejos descritos anteriormente.

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