Cómo hacer un viaje de empresa en tiempos de Covid Emprenspain

Los viajes de empresa son un elemento muy importante -a veces, imprescindible- para el crecimiento de nuestro negocio pero en tiempos de Covid genera muchas dudas sobre su organización o, simplemente, sobre la conveniencia de enviar a nuestros trabajadores en un viaje en transporte público o hacia un destino con altas tasas de contagio. Es momento de plantearse cómo hacer un viaje de empresa en plena pandemia.

Los viajes de empresa en tiempos de pandemia

La preocupación por la salud y la seguridad ha repercutido en nuestras vidas y en nuestras empresas por la pandemia de coronavirus. El temor al Covid es palpable en muchos aspectos de nuestro día a día laboral, también en esos viajes de negocios que unos meses antes eran casi nuestra rutina.

¿Cómo renunciar a ellos si son uno de los motores de crecimiento de nuestra compañía? Éste es otro de los factores que influyen en la pérdida de ingresos y que agravan la crisis de nuestros negocios, pues el número de viajes de empresa se ha reducido drásticamente, tanto a nivel internacional como a nivel nacional, a raíz de la pandemia.

Con la apertura de fronteras y la posibilidad de nuevo de viajar, las empresas se encuentran con un serio obstáculo en la planificación, puesto que las restricciones son diferentes en cada país y, además, aunque no haya restricciones en el destino, son muchos los aspectos a tener en cuenta para hacer que el viaje sea seguro tanto para los representantes de nuestra empresa como para nuestros interlocutores, es decir, clientes y proveedores.

Durante el confinamiento, pese a que estaban permitidos los viajes esenciales y por causas justificadas, los viajes de empresas en nuestro país se redujeron un 95%. Eso supone un importante impacto económico para nuestras empresas, pues este sector mueve en torno a 12.500 millones de euros en España, según datos de Gebta, la organización empresarial de viajes de empresa.

Después del aislamiento, los viajes de empresa han ido recuperándose progresivamente, pero no a los niveles de antes de estallar la pandemia. Primero, porque la situación sanitaria sigue siendo grave y, además, porque el verano suele ser época de menor actividad de este tipo debido al período de vacaciones.

¿Cómo planificar un viaje corporativo?

Ahora la pregunta es cómo retomar con seguridad los viajes de empresa en un escenario incierto y cambiante como el actual. ¿Qué aspectos hay que tener en cuenta para planificar un viaje corporativo?

Conocer los protocolos sanitarios en materia de viajes, tanto dentro como fuera de España.
Informarse sobre los requisitos y restricciones del lugar de destino (¿hay que hacer cuarentena?).
Asegurarse de qué establecimientos hoteleros y medios de transporte hay disponibles y en qué condiciones.
Organizar reuniones con un número reducido de personas, cumpliendo con todas las medidas sanitarias.

Consejos para viajar por negocios

Los viajes de negocios son una partida muy importante en el coste de las empresas y eso significa que es muy difícil renunciar a ellos. En muchos sectores, son esenciales para el desarrollo diario de su actividad. Pero, ante la imposibilidad de dejar de viajar, el reto es que estos viajes sean lo más eficientes y seguros posible. ¿Qué debes tener en cuenta?

Si el viaje es fuera de España, asegúrate de que se puede viajar a ese país y en qué condiciones (posibles períodos de cuarentena). En caso de que se pueda, pide autorización de viaje al país de destino para acreditar el motivo de tu viaje.
No viajar en caso de presentar síntomas compatibles con el coronavirus.
Contrate un seguro de viaje, es esencial en una situación de incertidumbre como ésta.
Al elegir el tipo de transporte y el hotel para el alojamiento, consulta todas las medidas que debes tomar tú y las que deben tomar en dichos servicios para que tu desplazamiento sea seguro.
No organices reuniones numerosas y, a ser posible, hazlo al aire libre o, en todo caso, en espacios amplios.

Videollamada vs visita a clientes

Hay actividades laborales en las que es inevitable un viaje de empresa para el desarrollo normal de la actividad de la compañía. Por ejemplo, la supervisión técnica de una obra. Pero hay algunos desplazamientos laborales que pueden evitarse y, otros, que tu empresa no va a poder hacer por causas de fuerza mayor. En esos casos, la tecnología nos ofrece buenas alternativas para no tener que renunciar a esa fuente tan importante de ingresos que suponen los viajes de empresa para nuestros negocios.

Muchos viajes de negocios han sido sustituidos ahora por reuniones virtuales por videollamada. Primero, por una cuestión de seguridad pero también para evitar unos gastos de viaje a las empresas que ahora se incrementan.

Un viaje empresarial actualmente supone tener que proteger al máximo a tus trabajadores y a tus clientes y proveedores o posibles socios y eso, inevitablemente, tiene un coste extra.

Por eso, plantear un viaje de negocios en estos momentos debe tener una causa muy justificada. Al valorar los pros y los contras, es muy probable que la mayoría de reuniones previstas en un desplazamiento puedan ahora realizarse por videoconferencia, mucho más seguro para todos y, sobre todo, menos costoso para tu empresa en tiempos de crisis.

Fórmulas para mantener el contacto con los clientes

Lo que sí tiene que tener claro tu compañía es que, aunque el coronavirus impida un viaje de empresa, es imprescindible mantener el contacto con tus clientes. Más ahora que son un tesoro que hay que cuidar.

Si no puedes hacer visitas a tus clientes, además de las videollamadas, hay otras muchas formas en las que les puedes hacer ver que no te has olvidado de ellos.

Llámalos. No hace falta que no tengas nada nuevo que 'venderles' veces basta con escucharlos para mantener su confianza.
Marketing. No descuides esta inversión, porque es una fuente muy importante de tus ingresos. Aplica todas las herramientas CRM que tengas a tu alcance.
Cambia el mensaje. Adapta a estos tiempos lo que tengas que decir a tus clientes.
Marca positiva. Haz que tu empresa sea vista como una compañía con empatía, eso mejorará la confianza de tus clientes.