Todo empresario conoce las dificultades de captar clientes. Y aún suele convertirse en una tarea más complicada el conservar los que se consiguen. Mantener una comunicación fluida, en el momento en el que ese cliente necesita de tu ayuda, es fundamental. Para eso, una herramienta estupenda es la centralita telefónica, un elemento que llevamos viendo durante décadas en las empresas. Captación de nuevos clientes y atención con servicio posventa son algunas de las funcionalidades que ofrece.
Pero ¿te has dado cuenta de la inversión que supone hacer todo desde cero y sin ayuda? Por un lado, realizar la instalación de la red telefónica que en muchos casos supone obras. Por otro, contar con una persona que se encuentre siempre ahí para atender las llamadas. En definitiva, ¿merece la pena contar con ella? Pues la solución está, como en muchas ocasiones, en las nuevas tecnologías. Aquellas que facilitan las comunicaciones con los clientes. Estamos hablando de una centralita virtual, una herramienta que si aún no has instalado en tu empresa, ya estás tardando, porque en Yoigo Empresas y Negocios te la ofrecemos con todas las ventajas por ser de Yoigo.
Qué es una centralita VPN
No es extraño que en reuniones de empresarios se hable de centralita VPN, centralita IP o centralita VoIP. Términos que cada vez se utilizan más. ¿Y tú no sabes aún a qué se están refiriendo? Pues sigue leyendo porque vamos a explicártelo todo.
Vayamos por partes. Las siglas IP se refieren a Internet Protocol, por lo tanto, con ese apellido, alguna relación va a tener la centralita con la red. Básicamente porque las llamadas, la transmisión de la voz, se realiza a través de la misma. Pero a lo que se refieren tus compañeros es a algo que va mucho más allá. Podríamos hablar de una auténtica revolución en las comunicaciones.
Las centralitas VoIP, además de ofrecerte la posibilidad de emitir y recibir llamadas, es decir, de comunicarte a través de la voz, permiten trabajar con videoconferencias, enviar correos electrónicos o compartir archivos a través de la red. Un servicio de comunicación que podríamos definir como de 360 grados.
Cómo funciona una centralita VoIP
Ya te hemos dicho que una centralita de estas características funciona a través de internet. Simplemente necesitarás que los equipos que vayan a formar parte de la misma estén conectados, bien por cable, por wifi o por la red móvil. Las llamadas, la voz, viajará en forma de datos a través del espacio, al igual que lo hace mediante el cable telefónico.
Pero es que esos paquetes de datos también pueden llevar, sin tener que contar con equipos especiales para ello, documentos, fotos o vídeos. Es decir, que la centralita virtual se convierte de esta manera en la base de las comunicaciones de la empresa moderna.
¿Mejor una centralita virtual o seguir con lo de siempre?
Para que sepas si ha llegado la hora de cambiar tu centralita tradicional por una que funcione a través de internet, vamos a hablarte de razones tangibles.
Una mayor movilidad
Cualquier empleado podrá conectarse a la centralita en el momento que lo precise. Es decir, ponte que en tu negocio inmobiliario cuentas con cinco comerciales. Ellos, por supuesto, trabajan mucho tiempo fuera de la oficina, enseñando los inmuebles a posibles compradores o viendo pisos que los dueños quieren poner en alquiler. ¿Cómo hacen otros clientes para localizarles? ¿Con un teléfono móvil?
Pues si cuentas con una centralita virtual, esto no será un problema. El cliente llamará al número de la oficina (común para todos) y con una grabación prefijada dirán con quién quiere hablar. De manera inmediata, el comercial podrá hablar con él evitando perder una venta por no haber estado disponible.
Piensa en las posibilidades que esto ofrece más allá del negocio inmobiliario. Puedes fomentar el teletrabajo entre tus empleados, mejorar la conciliación entre la vida laboral y personal o la flexibilidad horaria sin que los clientes sientan que no están siendo atendidos como deberían.
Menores costes
Con la instalación de una centralita IP ahorras en tu empresa en varios sentidos:
- Sabrás cuánto vas a pagar a final de mes por los servicios de comunicaciones. Y es que las operadoras que ofrecen servicios de este tipo establecen un coste fijo mensual que, además, puede variarse según las necesidades. Si precisas más equipos conectados, pagarás una cuota. Si en un momento puntual no necesitas tantos, el montante bajará.
- No precisas de hacer obras para realizar la instalación. Como te hemos explicado, la voz y los datos viajan por internet, así que te vale toda la red que tengas montada para ello.
- Olvídate de invertir en aparatos que se quedarán obsoletos en poco tiempo. Más adelante te explicaremos que es posible montar una centralita así en ese ordenador que tienes abandonado en el almacén porque ni siquiera puedes abrir un documento de texto con él. Esto contribuye a reducir, reciclar y reutilizar, algo tan vigente como necesario.
Más funcionalidades
Con una centralita física podrás disfrutar de un montón de funcionalidades, eso nadie lo pone en duda. Pero ¿de verdad que no echas de menos algunas más?
Una centralita virtual te ofrece todo aquello que necesitas para brindar a tus clientes la atención que se merecen. Más personal, más rápida y de una mayor calidad. Entre otras, podrás realizar desvíos de llamadas de manera automática, crear mensajes de saludo o bienvenida o configurar los horarios de atención. También podrás desviar esas llamadas que entran a un número de urgencia o al del técnico que esté de guardia.
Además no te preocupes por perder ese número de teléfono que llevas utilizando toda la vida, el que aparece tu web, en los flyers, en las tarjetas de visita y en la publicidad, porque podrás conservarlo. Solo será necesario que realices una portabilidad (igual que si te cambias de operador).
Otra funcionalidad que te permite la centralita de VoIP es la de poder elegir un número adecuado a tus necesidades. Por ejemplo, con el prefijo de otra provincia porque encuentres mayores posibilidades de negocio allí.
Adaptación a los 'call centers'
¿Trabajas con un call center? No te preocupes, porque las centralitas que funcionan a través de internet pueden conectarse a ellos de una manera más sencilla y más eficaz que una centralita tradicional. Además, recuerda el ahorro de costes que ya te hemos explicado.
Documentación en la nube
Si trabajas con una centralita que funciona a través de la línea telefónica normal, tendrás que contratar los servicios de llamadas por un lado y los de internet por otro. Pero con una centralita virtual no solo estarás disfrutando de estas dos herramientas, imprescindibles para tu empresa, sino que también podrás contar con otra que hoy en día es sumamente necesaria: el almacenamiento en la nube.
Como bien sabes, los espacios cloud permiten conservar allí la documentación de la empresa, con varias funcionalidades:
- Para poder disfrutar de una copia de seguridad y de un respaldo en caso de que suceda algún accidente. Como siempre es mejor prevenir que lamentar, mejor tener una copia de esos documentos que consideras de vital importancia.
- Tendrás acceso a todos estos datos independientemente de dónde te encuentres. Solo necesitarás un dispositivo conectado a internet, como un ordenador, un portátil, una tableta o un teléfono móvil y podrás consultar esos documentos. Por ejemplo, si estás esperando un avión en el aeropuerto y recibes una llamada de un cliente pidiéndote algún dato importante, podrás facilitárselo sin tener que acudir o llamar a la oficina para que alguien lo busque y te lo envíe.
- Podrás compartir los archivos con otras personas de manera inmediata.
- Todo tu equipo podrá trabajar en un mismo documento sin tan siquiera encontrarse físicamente en el mismo lugar. Cada uno desde su ubicación en la oficina, en sedes distintas o incluso desde su domicilio particular.
Entonces, ¿tradicional o virtual?
Como habrás deducido por todo lo que te hemos contado, nosotros apostamos por la centralita a través de internet sin dudarlo ni un solo momento. Es más, nos cuesta encontrar un solo motivo por el que preferirías quedarte con la centralita de toda la vida, esa por la que pierdes llamadas en muchas ocasiones por mal funcionamiento. No, no es que nos cueste, es que no se nos ocurre ninguno.
Eso sí, ten en cuenta que para poder exprimir al máximo todas las funcionalidades que te hemos comentado de una centralita VPN tendrás que dar formación a tus empleados. Así podrán hacer videoconferencias, desviar las llamadas para que los clientes estén atendidos independientemente de la hora que llamen o compartir la documentación necesaria con ellos de manera inmediata.
La guía definitiva para que sepas cómo hacer una red telefónica
Suponemos que llegados a este punto ya te habremos creado la necesidad de contar con una centralita IP para tu empresa. Ya te lo decíamos al principio, la telefonía tradicional, tal y como la entendían las abuelas, tiene los días contados. Todo el futuro pasa por la conexión a la red y, aunque las llamadas han sabido mantenerse, ha llegado el momento de su revolución y dar paso a servicios con funcionalidades más completas.
Claro que, si tienes la necesidad, estarás buscando la forma de hacer todo esto realidad en tu propia compañía. Bien, entonces no te pierdas este paso a paso en el que te explicamos cómo convertir tu empresa en un líder en la comunicación con los clientes. Vamos a explicarte cómo hacer una red telefónica a través de internet.
Primer paso: evalúa la red de la que dispones
Debes conocer las redes LAN y WAN de las que dispones en tu empresa. Esa comprobación pasa por saber cómo están de actualizadas y cuál es la obsolescencia del hardware que tienes instalado. También, cómo no, hay que saber la capacidad de la que disponemos en la Ethernet.
Dicho de manera más sencilla, para aquellos que no estén tan familiarizados con esta terminología: debemos conocer la velocidad y el ancho de banda, además de si la red con la que trabajamos podrá darnos suficiente capacidad para poder desplegar todas las funcionalidades de la centralita que vamos a montar.
Si tus routers y switches son muy antiguos, sentimos decirte que tendrás que invertir en unos nuevos. Pero no te creas, tampoco necesitarás los más completos. Con un equipo sencillo, pero adecuado a la realidad actual, te servirá. Solo tendrás que fijarte en que sean capaces de dar calidad suficiente de servicio QoS con la optimización del ancho de banda.
Para disfrutar de las conexiones VoIP sin interrupciones y con la mejor calidad lo aconsejable es conectar los dispositivos físicos a través de la red Ethernet, vamos, con el cable. Eso sí, también podrás hacerlo de manera inalámbrica con un wifi conectado a la LAN, pero las conexiones serán más inestables. Y es que las redes de este tipo no priorizan el tráfico VoIP y tendrás algún que otro problema, como la poca calidad en la voz o las interrupciones de la comunicación.
Segundo paso: elige los terminales que vas a utilizar.
En el mercado existen un montón de posibilidades. Vamos a explicártelas para que puedas elegir la que mejor se adapta a tus necesidades:
- Hardphones o teléfonos fijos que se conecten a internet. Pueden ser un hardphone VoIP básico de VoIP de escritorio. La diferencia entre ambos es que el primero está pensado para la persona que vaya a recibir y distribuir las llamadas, mientras que el segundo, más sencillo y barato, será el terminal donde las reciba cada puesto de trabajo.
- El software de teléfono, o lo que es lo mismo, softphones. Es una aplicación informática que permite que un ordenador, un smartphone o una tablet se conviertan en dispositivos con conexión VoIP. Tienes que fijarte en que la carga del procesador sea adecuada, puesto que para transmitir la voz de manera adecuada deberá realizar miles de rastreos por segundo.
- Adaptadores ATA, que te permitirán utilizar VoIP con teléfonos analógicos (ATA significa analog telephone adaptor).
- Si cuentas con una central telefónica con capacidad IP, podrás conectar los terminales tradicionales a la misma. Si eliges esto, ten en cuenta que todas las funciones de las que te hemos hablado solo las realizará la central.
Tercer paso: cómo van a distribuirse las llamadas
Igual que te dijimos que debías cambiar los teléfonos analógicos por unos nuevos que permitan VoIP, también deberás sustituir las centralitas. Podrás optar por un dispositivo físico (PBX IP) o uno en la nube (PBX cloud). La única diferencia entre ambos es que el primero lo tendrás instalado en la oficina, mientras que el segundo será virtual y estará en la nube. Va a depender en gran medida del operador con el que contrates los servicios.
Cuarto paso: elige al proveedor que más se adapte a tus necesidades
Recuerda que para poder trabajar con VoIP deberás contratar a un operador de servicios. Hoy en día existen muchas posibilidades (consulta a tu asesor en temas tecnológicos), pero básicamente se dividen en dos grandes grupos:
- El primero de ellos es el que funciona a través del servicio de internet. Podrá ser un servicio ADSL compartido o uno exclusivo para la VoIP, así como simétrico con una reserva de caudal para ello. Todo va a depender del códec que utilices, de las extensiones que necesites y de las líneas que puedan estar utilizándose de manera simultánea.
- Un servicio de telefonía por internet propiamente dicho con alguno de los muchos operadores que trabajan en ello en la actualidad. La diferencia con los anteriores es que las llamadas irán directamente a la red sin intermediarios a través de troncales SIP. Esto supone una mejora de la ruta para las llamadas VoIP y que, además, puedan conectarse números de teléfono internacionales a la centralita.
Sea como sea, déjalo en manos de profesionales
Empezamos este texto hablando de la importancia de las buenas comunicaciones en la empresa, de cómo ofrecer el mejor servicio al cliente puede suponer grandes beneficios para la compañía. Por tanto, este es el mejor momento para pasarse a las nuevas tecnologías y escoger aquella que va a mejorar no solo la atención al cliente, sino la productividad de los trabajadores de la empresa y su satisfacción al trabajar en la compañía. Como has visto, instalar una centralita que funcione a través de internet tiene un montón de ventajas.
Esperamos que todo esto que te hemos explicado acerca de la centralita telefónica a través de internet te sirva, al menos, para conocer sus posibilidades y todos los beneficios que supondrá para tu empresa el modernizarse y adaptarse a los tiempos que corren. Piensa en todas esas llamadas que podrás atender, en que no necesitarás volver a la oficina si necesitas consultar algo desde tu casa, y que tus empleados se sentirán mucho más libres para poder conciliar su vida personal sin desatender sus quehaceres laborales. Todo eso, sin olvidarse del ahorro de costes que vas a obtener.
