Vivimos en un momento de auge para las pequeñas empresas y startups. Por su parte, la tecnología favorece la puesta en marcha del negocio, así como el día a día de una compañía que está empezando. Además, ofrece la ventaja de llevar el negocio en el móvil a todos lados, algo que puede resultar de lo más útil para empleados y empresarios.
Las herramientas que nos ofrece Internet para optimizar la productividad de la empresa son infinitas, existen numerosas aplicaciones que harán prosperar el negocio desde tu smartphone, agilizando el tiempo en realizar los procesos y así, poder enfocarte en hacer crecer el negocio.
Comunicación
Una de las reglas básicas no escritas de una empresa es que debe haber una comunicación fluida entre todos los miembros del equipo para que el negocio prospere sin ningún altercado. Una buena comunicación favorecerá al ambiente que hay en la empresa, así como la productividad de los miembros del equipo puesto que todos sabrán qué hacer. Existen algunas herramientas, especialmente chats internos que ayudan a que la comunicación fluya.
Teams
Esta aplicación pertenece al paquete de programas que ofrece Microsoft Office para las empresas. Se trata de un chat interno en el que puedes tener una conversación privada con todos los empleados que hay en la empresa, así como ofrece la posibilidad de crear grupos con todos los trabajadores o según las personas que elijas para que integren el grupo.
A través de Teams es posible enviar archivos -de bastante peso-, GIFs, videos de YouTube y todo tipo de archivos audiovisuales (canciones, videos, imágenes…).
Mailchimp
Se trata de la aplicación más famosa para realizar campañas de email marketing y envío de newsletters. Ofrece las opciones de diseñar de manera personalizada, ejecutar y analizar los resultados de este tipo de campañas.
Tiene una versión gratuita con la que es posible enviar 12.000 emails al mes a un máximo de 2.000 personas. Además, integra otras aplicaciones gracias a su API. Aunque la versión de pago ofrece funcionalidades muy interesantes como la de segmentar las campañas a diferentes públicos.
Gestión y facturación
El departamento de administración o los propios manager de la empresas pueden tener la necesidad de gestionar pagos o facturas desde una aplicación, de forma rápida y sencilla. Lo óptimo son los programas que cuentan con versión para ordenador y para móvil, con lo que podrán acceder desde cualquier dispositivo a las cuentas de la empresa.
MyGESTIÓN App
Esta App es la versión para móvil del software de administración y gestión de facturas online de myGESTIÓN. Los empresarios cuentan con la posibilidad de trabajar en la nube desde cualquier dispositivo fijo o móvil y realizar todo tipo de trámites, como ver el cuadro de mandos, tener un listado de clientes, añadir otros nuevos, revisar y crear nuevos pedidos, visualizar los pagos que hay pendientes y crear las facturas en formato PDF. Si el cliente también cuenta con esta aplicación, podrá firmar los albaranes de entregar desde la propia herramienta.
Xero
Xero es una aplicación que pretende cambiar el concepto de la contabilidad de una empresa, simplificando el proceso de llevar a cabo este tipo de acciones. Permite a los empleados que estén autorizados acceder a las cuentas financieras de la compañía desde cualquier lugar. Además, ofrece otro tipo de funcionalidades: crear informes de gastos, emitir facturas y enviarlas, aprobar gastos del personal, etc.
Los planes de Xero son de pago, cada compañía puede elegir la mejor de adapte a sus necesidades.
Captio
La funcionalidad más destacable de Captio es la posibilidad de incluir los tickets de gastos de una forma sencilla y meterlos como partida de gastos dentro de la base de contabilidad de la empresa. Podrá discernir entre los gastos por parte de los empleados como de los empresarios.
Zenefits
La aplicación Zenefits ayuda a las pequeñas empresas que no cuentan con presupuesto para contratar a un ejecutivo de recursos humanos a cuidar a sus trabajadores. Las funcionalidades que ofrece esta herramienta son, entre otras, gestionar pagos, administrar las contrataciones del personal, coordinar las vacaciones del equipo y registrar los impuestos que paga la compañía.
La plataforma tiene diferentes planes de pago dependiendo de las necesidades que necesite cubrir la empresa que varían desde los 5 dólares mensuales hasta los 21.
Productividad
Las pequeñas empresas cuentan con el desafío de tener que hacer cuantiosas tareas entre los miembros que la conforman. Esta es la razón por la que es imprescindible mantener una organización impecable y priorizar el trabajo. Es la única forma de que salga adelante y mantener a los clientes satisfechos con el resultado final.
A continuación, detallamos algunas aplicaciones que pueden servir de gran ayuda si el objetivo es que la productividad sea alta.
Business Model Canvas
El objetivo de Business Model Canvas es que la empresa entienda la necesidades de sus clientes actuales y potenciales para diseñar y ofrecerles las mejores propuestas de valor que satisfagan sus necesidades. Gracias a esta herramienta podrás obtener las ideas que mejor se adapten a los consumidores para que el negocio prospere.
Basecamp
La herramienta Basecamp fue creada para obtener una visión global del negocio. A través de su plataforma es posible gestionar todos los proyectos que se están llevando a cabo en tiempo real en la empresa, al equipo y mantener informados a todos los trabajadores de la compañía. Cada proyecto cuenta con su propia lista de tareas, un calendario, un lugar donde guardar los archivos y un chat donde enviar mensajes.
Una de las funcionalidades que caracterizan a Basecamp son los hilos que permiten a todos los integrantes del grupo saber en qué estado se encuentra un proyecto, si una idea prosperar o si pueden aportar algo en una discusión para llegar a un acuerdo sobre una tarea concreta.
Actualmente es una herramienta de pago, disponible por 99 dólares al mes.
OneNote
Esta aplicación está dentro del paquete de programas de Microsoft Office y está especializada en tomar notas. Los empleados pueden recopilar anotaciones e información sobre diferentes proyectos y las pueden compartir con los demás miembros del equipo. Cuenta con un diseño sencillo e intuitivo.
Es posible utilizar OneNote desde el ordenador, la tablet o un smartphone escribiendo con el teclado o usando un lápiz digital para dibujar o tomar notas directamente en una de las hojas del programa.
Monday.com
El objetivo de este programa es la organización de tareas mediante su función de ser un punto de central de comunicación para toda la empresa. Todos los miembros del equipo tienen asignadas sus tareas, que han sido creadas anteriormente. En el momento en el que van avanzando, pueden ir actualizando el estado del proyecto hasta completarlo. A los manager de que lideran cada grupo esto les da una idea de cuánto tiempo está tardando en completar el proceso.
Monday.com cuentan con diferentes planes de pago y modelos que se adaptan cada empresa dependiendo de sus necesidades.
Focus@will
Hay quienes apuestan por la música como el mejor apoyo para aumenta la productividad. La plataforma Focus@will propone un tipo de música para cada trabajador, mediante la melodía podrán concentrarse y conforme vaya cambiando, así van incrementado la atención en la tarea que están llevando a cabo en ese mismo momento.
Focus@will desglosa la personalidad de cada empleado dependiendo de las siguientes variables: cómo piensa, de qué forma aborda los problemas y con qué facilidad se distrae.
Se trata de una opción ideal para entornos de trabajo en los que hay ruido y es fácil distraerse. Cuenta con una prueba gratuita de varias semanas y después es necesario pagar 9,95 dólares mensuales.
Todoist Business
La versión business de Todoist está diseñada especialmente para gestionar las tareas y el trabajo en equipo. Gracias a la aplicación puedes planificar los proyectos y asignar las responsabilidades de cada una de ellas, compartir los archivos y recibir feedback dentro de la propia plataforma, seguir el proceso de entrega para verificar que el trabajo llega a tiempo a cliente.
Cuenta con distintas versiones para que todos los miembros del equipo puedas abrir la plataforma en cualquiera de sus dispositivos. Para los manager puede resultar muy útil porque pueden administrar al equipo desde una misma herramienta, ver el registro de actividad por parte de todo el grupo y, además, visualizar el nivel de productividad.
Ofrece una versión de prueba durante un mes y después Todoist Business es de pago.
IFTTT
Se trata de una plataforma que ofrece la posibilidad de conectar diferentes aplicaciones, lo mejor es que puedes administrarlas desde una misma herramienta: IFTTT. Una de las funcionalidades que más usan los trabajadores es la de guardar archivos de Gmail directamente en Google Drive o, también, la de registrar todas las llamadas que se realizan al día desde el smartphone en una hoja de cálculo.
El posible guardar copias de seguridad del contenido que se publica en redes sociales, asociar Spotify y YouTube y guardar tus canciones favoritas en una hoja de cálculo, sincronizar el correo con Evernote para saber que es una tarea pendiente de realizar o incluso crear recordatorios en el calendario.
Una de las ventajas de esta aplicación es que cuenta con un servicio totalmente gratuito.
Hootsuite
La plataforma Hootsuite consigue integrar todas las redes sociales para que puedas administrarlas todas desde una misma herramienta. Está especialmente diseñada para aprovechar al máximo todas las funcionalidades de las redes sociales, desde publicar en directo hasta programar los contenidos para que se lancen de forma automática en un futuro. Además, ofrece otras opciones como la de hacer un seguimiento de todos los followers que interactúan con la marca que gestionas, lo que permite medir el éxito que está teniendo la estrategia de marketing digital.
Edición de archivos
Cualquier empleado puede necesitar acceder o editar cualquier archivo si está fuera de oficina y no cuenta con un ordenador cerca. Por ejemplo, en una viaje de trabajo o en una reunión en las instalaciones de un cliente. Existen aplicaciones diseñadas especialmente para este tipo de casos.
Docs To Go
Gracias a la aplicación Docs To Go es posible ver, editar y crear archivos de Microsoft Office, incluye los formatos Word, Excel, Powerpoint y PDF, desde un smartphone o tablet. Cuenta con una versión gratuita y otra de pago.
Una de las mayores ventajas de esta App es la posibilidad de sincronizar los archivos que residen en el smartphone con los que están en el ordenador o en la nube de Dropbox, Box, One Drive y Google Drive. Asimismo, ofrece la opción de enviar los archivos mediante correo electrónico.
Google Drive
El gigante Google propone una solución digital para todos los empleados. Google Drive es una aplicación a la que puedes acceder tanto en formato desktop como en tablet o smartphone. Cuenta con su propia nube donde se pueden almacenar todo tipo de archivos, así como un editor de texto, una hoja de cálculo y un formato especializado en presentaciones. Los primeros 15 GB de almacenamiento son gratuitos.
Existen infinidad de aplicaciones que facilitan el trabajo a los empleados y ayudan a los manager que están al frente de la empresa a llevar un control de todo el trabajo que se está llevando a cabo en ese momento, así como el que queda por hacer. Esta visión global puede redistribuir las funciones entre todos los equipos, para que entre todos se finalicen los proyectos de la mejor forma posible. Por otro lado, la tecnología también facilita la gestión de facturas y pagos que pueden llegar a ser tediosas para los empresarios al frente de las pequeñas y medianas empresas.
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