Estamos en 2020. Es hora de decir eso de que se terminó el papeleo, literalmente hablando. Son muchas las empresas que todavía almacenan gran cantidad de documentos físicos que ocupan espacio en las oficinas y son realmente complicados de consultar. Un gran número de compañías ha optado ya por hacer accesible esa información con la digitalización de documentos. Pero, ¿cómo se hace ese trabajo de chinos? ¿Por dónde empezar? Aquí vamos a darte algunas claves para que el proceso sea lo menos tedioso posible.
La digitalización de documentos de la empresa
La tecnología siempre debe ser nuestra aliada para mejorar y simplificar nuestro trabajo. De nada nos sirve tener mucha información sobre nuestra compañía si al tratar de darle uso perdemos tiempo y, en ocasiones, hasta dinero.
Por eso es muy importante contar con esos documentos en formato digital, de forma organizada para que tanto trabajadores como clientes puedan beneficiarse de ellos de la manera más cómoda y rápida.
¿Cómo digitalizar nuestros archivos?
Puede que tu empresa tenga tanta información disponible que ni siquiera sepas por dónde empezar pero, aunque te parezca una pérdida de tiempo, en realidad es todo lo contrario. Invertirás tiempo (y/o dinero) para ganar mucho más después.
No hay una sola manera de convertir toda tu documentación al formato digital y, para tu tranquilidad, existen compañías dedicadas exclusivamente a realizar este tipo de tareas para ti, de forma que así te ahorres mucho tiempo y recursos.
La gestión documental abarca muy diversas materias. Se pueden digitalizar desde sentencias judiciales a informes médicos o facturas y tickets de compra. Todo lo que tu empresa necesite en función de cuál sea su actividad. Hay muchas soluciones digitales para la gestión de empresas.
Ya hay programas de ordenador, incluso online, específicos con los que digitalizar todos los archivos de tu compañía con el menor coste y esfuerzo.
¿Qué forma de digitalización elegir para tu empresa?
Seguro que se te ha venido a la cabeza el tiempo que necesitarás para escanear todos los documentos de tu empresa. Eso ya no debería ser una preocupación para ti, porque por fortuna se han inventado escáneres de gran potencia que permiten digitalizar archivos en grandes cantidades al mismo tiempo.
También puedes valorar si contratar a una compañía especializada te sale más rentable que emplear recursos humanos y materiales propios en esa tarea. Todo dependerá de la cantidad de información que pretendas procesar.
¿Dónde guardar toda la documentación de la empresa?
Lo hagas en tu propia empresa o lo encargues a una compañía externa, también tienes que pensar dónde almacenar toda esa información porque, aunque deje de ocuparte espacio físico, toda esa documentación seguirá ocupando un espacio virtual.
Existen softwares creados para digitalizar documentos de las empresas, incluso algunos de ellos gratuitos si la cantidad de información no es demasiado grande, y muchos de ellos ya incluyen el servicio de conservación posterior.
Tendrás que decidir qué proceso de digitalización vas a implementar en tu organización y de qué manera la vas a organizar después; cuál es el mejor programa para escanear todos esos archivos, con qué servicios cuentas en la nube o qué servidores de internet vas a emplear para su mantenimiento.
Cuando tomes esta decisión, ten en cuenta algunos factores:
- La seguridad de la información que vas a digitalizar.
- La frecuencia con la que tus trabajadores y clientes consultarán dicha documentación.
- El ahorro de papel y, por tanto, la protección del medio ambiente.
- Los costes de mantenimiento.
Tipos de servidores web
Una vez digitalizados tus documentos, sea por el proceso que sea, es importante también que planifiques cómo será la gestión documental de tus archivos.
Tu empresa deberá contar con una serie de herramientas para facilitar después la búsqueda, el archivo y la distribución de esa información digital.
Recuerda que no sólo se trata de tener esa información almacenada y organizada, guardada con contraseñas para no perderla, sino que también debe servir para que, llegado el momento, pueda ser consultada ahorrando tiempo y dinero a tu compañía y a tus empleados y clientes.
Un servidor web es el encargado de almacenar esos archivos. Hay diferentes tipos de servidores web con los que puedes garantizar esa tarea. Los más utilizados son los siguientes:
- Apache: Es el servidor web más utilizado de todo el mundo, pese a que ya está desfasado con respecto a otros servidores y que ha presentado ciertos fallos de seguridad. Entonces, ¿cuál es la explicación? Muy simple: es gratuito.
- Nginx: Compañías de la talla de Netflix, WordPress, Facebook y Hulu utilizan este servidor. Ofrece un alto rendimiento, una configuración simple y compatible con todo tipo de archivos. Es gratuito, aunque tiene su versión comercial.
- Microsoft IIS: Es exclusivo para su utilización con sistemas operativos Windows.
¿Qué servidor contratar si tengo una empresa pequeña?
Es muy posible que ya estés haciendo cuentas de cuánto te puede costar, en términos de recursos y de dinero, la digitalización de los documentos de tu empresa.
Antes de que te eches atrás, vuelve a pensar en la importancia de este proceso y en todos los beneficios que obtendrás de su puesta en funcionamiento.
Si tienes una empresa pequeña, quizá nunca sea un buen momento para realizar un gasto de este tipo. Por eso, también es bueno que estudies cuál es la mejor opción para tu compañía dentro de tus posibilidades.
En cuanto al servidor web al que recurras, todo depende de las necesidades de tu organización. La mayoría de empresas apuestan por Apache, pero es más complicado de configurar y requiere de conocimientos avanzados.
Nuestra recomendación: Estudia cuál es el que mejor cumpliría con las funciones que demandas y elige aquél que te resulte más beneficioso en cuanto a precio y prestaciones, teniendo en cuenta el volumen de información que vayas a almacenar y la frecuencia con la que te haga falta recurrir a ella de una forma segura, rápida y cómoda. No hay una misma solución para todos porque lo que funciona en una empresa puede no hacerlo en otra de similares características.
