Tendencias en los viajes de negocios
28 Agosto 2019 09:19
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Un viaje de negocios de hoy en día ya no tiene por qué ser incompatible con el ocio o las vacaciones. De hecho, las nuevas tendencias implican la unificación de ambos conceptos en detrimento de la idea encorsetada de un viaje de negocios caracterizado por un maletín lleno de papeles, un traje perfectamente doblado en una bolsa de tintorería y comidas de trabajo o bocadillos mientras se pasa de un tren a otro. Para lo bueno y para lo malo, estamos viviendo una era en la que realidad nos exige conciliar todas las áreas de la vida. Vas de viaje por trabajo, sí, pero sigues siendo una persona y por eso es importante que la experiencia del viaje de negocios sea lo menos fría y lo más humana posible. A este tipo de viajes que muchos cuentan como elemento importante en términos de salario emocional, se les suele agrupar en las siglas MICE (Meetings, Incentives, Conventions and Exhibitions).
Por supuesto, el motivo del viaje es laboral, pero tienes claro que tu lado humano sigue activo: ¿O acaso tienes establecido por contrato que la empresa disponga de experiencias tan vitales y básicas como alimentarte o dormir? Si te sacan de casa por trabajo, más allá del horario de trabajo, que la conciliación esté presente incluso en esa excepción. Y de ese pensamiento surgen ideas como... ¿Por qué no aprovechar esos momentos muertos del viaje para hacer turismo? Es evidente que es una forma de aprovechar el tiempo, de viajar de forma más económica (sin duplicar presupuestos) y de visitar ciudades o países que, de otra forma, sería más difícil conocer. Se trata de ceder por ambas partes: la empresa te "impone" el cuándo y el dónde; pero al mismo tiempo es flexible para que tú modifiques el "cómo". Por ejemplo: si vas a Cancún a una reunión durante 48 horas, la empresa podría estar dispuesta a que te pidas algunos días libres para compensar el jetlag y abierta a que decidas que en lugar de descansar en tu casa, los uses para conocer Cancún, accediendo por ejemplo a alargar tu estancia y cambiar tu billete de vuelta un par de días, incluso si eres tú mismo quien asume parte o la totalidad del coste de estas modificaciones.
A este tipo de viajes se le conoce, en las últimas tendencias de turismo, como viajes bleisure. Este vocablo proviene de dos términos anglosajones combinados en una nueva palabra business y leisure: bleisure. Actualmente, un 36% de las personas que viajan por negocio aprovechan para realizar un viaje de placer. Puedes alargar unos días más tu estancia o aprovechar la estructura y el programa de negocios para realizar actividades de ocio intercaladas entre las sesiones, reuniones o visitas a clientes.
Si quieres organizar tu viaje de negocios de forma que no quede nada en el aire, no es que no debas improvisar en un momento dado, pero sí que debes planificar unos puntos clave para evitar contratiempos. Puedes seguir el siguiente plan en el que te proponemos los puntos clave para tus viajes mixtos de trabajo y ocio.
Supervisa todos tus documentos, deben estar en regla. Y con antelación debes renovar los que tengas caducados. Todo depende de la frecuencia con la que viajes. Si lo haces a menudo está claro que este punto es algo que controlas de manera habitual.
Para saber qué documentos necesitas debes contemplar dos puntos: de qué nacionalidad eres y a dónde vas a viajar:
- Carnet de identidad si eres ciudadano europeo del espacio Schengen.
- Pasaporte en vigor: ojo, que hay países que solamente admiten pasaportes electrónicos.
- Los visados se pueden comprar en el aeropuerto de llegada al país, normalmente en un puesto cercano al de control de pasaportes. Pero no te confíes, en algunos países no podrás hacerlo así y tendrás que ir previamente al consulado a solicitar el visado; como tarda un par de días, debes preverlo. Por ejemplo, en Arabia Saudí este trámite es complicado, por lo que has de realizar este trámite con meses de antelación.
- Si conduces, tu carnet de conducir puede no ser válido en algunos países. En este caso, deberás obtener una licencia internacional.
- Las vacunas: según donde vayas debes comprobar que tienes tus vacunas en regla. Ve a tu centro de salud o al centro médico de viajeros internacionales.
- La tarjeta sanitaria europea o internacional, según el lugar al que viajes, o tu cobertura privada. No obstante, contratar un seguro de viajes te interesará siempre.
¡Haz fotocopias o escaneos de todos tus documentos por si te roban o pierdes algún documento! Si te ocurre, denúncialo en la Policía y ve luego al consulado de la ciudad en la que estés.
Ten en cuenta que algunas de las actividades propias de la parte leisure de tu viaje de negocios pueden requerir cierta documentación o planificación y que, en principio, tu empresa no gestionará estos temas. Por ejemplo: si para practicar algún deporte de riesgo durante tu viaje necesitas un seguro médico con cobertura en ese país, o si para hacer una excursión es imprescindible alquilar un coche con reserva previa y tu carné de conducir vigente.
No es ninguna tontería. Antes de hacer la maleta, te conviene saber qué tiempo hará en tu destino. Es posible que el pronóstico del tiempo te permita, incluso, alterar decisiones tales como si los días de disfrute en destino serán antes del evento laboral o después.
Además, en casos especiales en los que las condiciones ambientales impacten de forma sustancial en tu salud, es posible que necesites tomar algunas precauciones. Por ejemplo, si eres alérgico al polen y viajarás a un destino con altos niveles de polen y sin previsión de lluvias, quizá sea buena idea meter algún antihistamínico en tu maleta.
Échale un vistazo a la situación política del país, mira un poco sobre su historia, sus recursos naturales o su geografía; te será muy útil para tus reuniones y en los networkings a los que vayas. Es bueno conocer sus costumbres locales; ¡se echan a perder negocios por ser completamente ignorantes de sus costumbres sociales y comerciales! ¿Sabes que hay lugares con protocolos empresariales importantes? Así es, desde cómo saludar o cómo ir vestido, hasta un montón de detalles.
Aunque parezca una locura, las clavijas de los enchufes no son iguales en todo el mundo. Y tú, con tu clavija de España tan campante. Si te encuentras con que no puedes cargar tu móvil, tableta o portátil vas a agobiarte. Y ten en cuenta además los voltios de la corriente eléctrica. Llévate baterías para recargar tus aparatos. En muchos hoteles no tendrán adaptadores para brindarte. Infórmate y llévalos tú mismo.
Es recomendable tener activado el servicio de roaming de tu móvil si sales al extranjero. Si eres tu propio jefe habla con tu compañía y, si trabajas para una empresa, comunícalo a los de recursos humanos. Recuerda que en la Unión Europea podrás hacer un uso razonable de los datos sin coste adicional, ¡como si siguieras en España!, pero en países ajenos a la UE, incurrirás en costes que se pueden disparar si no tomas algunas precauciones como, por ejemplo, hablar con tu operador para poner un tope de consumo que te evite sorpresas.
Cuidado con el jet lag, si el cambio es importante programa tus reuniones después de unas horas. Es mejor que te sientas fresco y tengas tiempo de preparar tus reuniones y presentaciones, que llegar de golpe "al lío" cuando tu cuerpo aún no ha encajado el cambio.
En los aeropuertos puedes cambiar el dinero, tanto a la llegada como a la salida. Debes conservar el resguardo con el tipo de cambio para poder realizar pagos en efectivo (multiplicar y dividir para saber si te están timando, vamos). También te sirve para realizar el reporte de tus gastos y comprobar los cargos del viaje a tu vuelta.
Elige una maleta ligera con ruedas y que tenga las medidas que la compañía de vuelo te exige. De esta forma vas a ahorrarte mucho tiempo, el de facturación en el mostrador. Además te ahorras el mal trago de que tu maleta se pierda. Pero no te olvides de que en algunas líneas solo permiten un bulto como equipaje de mano. ¡Debes poder meter todo lo básico en esa maleta: ropa, móvil, portátil, cargadores! Depende de los días que vayas a estar fuera y de la diversidad de tus planes, te conviene economizar espacio.
La ropa debe ser de tejidos de calidad que no se arruguen. Debes dar buena impresión para poder triunfar y ser elegante pero sencillo; tu ropa debe estar limpia, sin descosidos y planchada. Y, por supuesto, en tu tiempo de ocio no te vas a plantar un traje de oficina para hacer una excursión a caballo. Piensa bien tu itinerario de viaje y benefíciate de esta planificación para configurar una buena maleta. Ten en cuenta que algunas cosas que te pueden parecer indispensables en realidad se pueden obtener en el lugar de destino: algunos productos de aseo, por ejemplo.
Si es necesario ir de etiqueta o vas a un evento organizado es importante manejar algunas alternativas: casual, formal business, black/white attire... Recuerda que es totalmente lícito, ante la duda, preguntar a los organizadores del evento por el código de vestimenta que esperan.
Elige los horarios que combinen con los eventos, teniendo en cuenta siempre los desplazamientos internos desde el aeropuerto y hotel hasta donde se celebren las reuniones. Sé precavido: no conoces el sitio de destino e incluso si lo conoces, no sabes si ese día pasará algo concreto que dificulte el tráfico, así que calcula tiempo de sobra. Planifica tu llegada y ten en cuenta que el 80% de los vuelos tienen retrasos en el despegue. Nunca cierres tus reuniones a tan solo 30 minutos de llegar, deja un tiempo prudencial. Lo mismo aplica para la prolongación de ocio que tienes entre manos: evita a toda costa que tus planes terminen poco antes de coger el avión; resérvate un par de horas de margen para asegurarte que no pierdes el vuelo de vuelta.
En cuanto a la compra de billetes para tu viaje bleisure, ciertamente, lo más probable es que se encargue la agencia de viajes de tu empresa pero, si no es el caso y te toca gestionártelos tú, ten en cuenta que puedes obtenerlos principalmente por tres vías.
- Reserva por internet.
- Reserva en la web de la compañía de transporte.
- Una agencia de viajes tradicional.
Y elige según tus gustos, pero también según el precio, ya que tanto si es tu propia empresa como si trabajas para otros, no has de hacer gastos innecesarios. Y una cosa: pagar tu viaje con tarjeta te suele garantizar tener un seguro de viaje, esto lo ofrecen en muchísimos casos las mismas entidades financieras.
Si bien es cierto que la selección del hotel suele estar a cargo de la empresa que te envía a viajar por negocios, también lo es que puedes tener un poco de voz en esta decisión. Evidentemente, el salto económico de tu sugerencia no debe ser exacerbado a no ser que tú asumas la diferencia, pero dentro de lo que es aceptable y prudente, no dudes en recomendarle a tu empresa aquello con lo que te podrías sentir más cómodo, teniendo en cuenta que quien se va a alojar allí eres tú al fin y al cabo.
Grosso modo, a la hora de elegir hotel lo mejor es que tu viaje no coincida con eventos o ferias de la ciudad, porque estará abarrotado y habrá menos posibilidades de tener habitación. ¡Y los precios se disparan!
Intenta que tu hotel esté cerca de las empresas que vayas a visitar y podrás ir caminando, en transporte público o en taxi. Pero controla que tu hotel tenga:
- Wifi en la habitación, porque tendrás que revisar los correos o consultar datos y te ahorrarás roaming.
- Business corner: ordenadores, teléfono, impresoras y fax.
- Pequeñas estancias para reuniones informales, ya que a veces necesitarás celebrar reuniones algo más confidenciales.
- Si tiene gimnasio o está cerca de una zona con parque para hacer footing, mejor.
- Mira la web del hotel para ver dónde está ubicado, cómo se llega, sus precios, lo que te ofrece, las ofertas del momento...
Una vez valorado todo esto, todavía te queda una decisión por tomar: ¿el hotel que te asigna tu empresa es el mismo que emplearás en tu apartado de ocio dentro del viaje mixto que estás por emprender? ¿Te compensa alargar la estancia en ese mismo hotel? ¿Preferirías moverte a otro una vez terminado lo referente al trabajo?
Es muy importante que te hagas un itinerario de tu viaje: la distancia de un lugar a otro, los traslados, el tiempo que se tarda. Ten en cuenta que si lo programas con antelación no tendrás que ir corriendo de un sitio a otro con la lengua fuera. Parece una tontería, pero no lo es. No podrás asistir a dos reuniones, por ejemplo, una a las 10 y otra a las 11, en zonas distintas y muy alejadas de la ciudad. O podrás, pero sin ser capaz de mostrar tu mejor cara, ser puntual y quedarte hasta el final en cada una de ellas.
Imprime los mapas que necesites de cada itinerario porque tu GPS puede fallar o puede no haber cobertura. Si trabajas para una empresa más grande puede ser que te reserven un servicio de recogida del aeropuerto al hotel, con chófer o taxi. Pero, a veces, resulta más barato alquilar un coche.
Planifica tus reuniones, intenta que estén puestas de forma que no llegues tarde a ninguna, no es nada profesional. Prepárate un dossier con:
- Hora de cada reunión y direcciones completas.
- Distancia y tiempo de desplazamiento entre ellas.
- Nombres y cargos de cada una de las personas que vas a visitar.
- Los teléfonos de contacto.
- Un listado de temas a tratar en tus reuniones. Además, todos los datos que necesites a los puntos centrales de la reunión.
- Documentos en papel para entregar a los asistentes.
- Lleva copias de la reserva del avión, del chófer, del hotel y de todos los documentos.
- Lleva un cuaderno de notas, tarjetas de visita, mapas de la ciudad, de metro y de autobuses.
Prepara tu dossier antes de salir de viaje; a veces lleva tiempo, pero luego hace que todo salga a la perfección.
Intercala tus visitas de turismo entre estas reuniones, si es que vas a combinarlo con tu viaje de negocios. Así podrás, por ejemplo, ir a una reunión o dos por la mañana, visitar un lugar de interés donde comas al mediodía y seguir tu ruta de negocios por la tarde. Pero todo debe estar calculado.
Por supuesto, realiza un presupuesto aparte para tus salidas de ocio, visitas a museos o, incluso, tu transporte en los momentos de diversión. Dos presupuestos separados será lo mejor para evitar confusiones y gastos innecesarios. Y da igual que seas tu propio jefe: haz dos presupuestos diferentes, una cosa son los gastos de empresa y otra cosa tus gastos vacacionales. A la vuelta lo agradecerás.
Como te comentábamos, la tendencia del turismo de negocios está al alza y el sector se está consolidando en nuestro país. Veamos cuáles son estas tendencias en 2019-2020:
- La personalización es la primera: los viajes a medida, y cada vez es más sencillo porque la inteligencia empresarial y el análisis ayudan a mejorar las experiencias de los empresarios-turistas.
- La segunda tendencia es la incorporación del big data, internet y la automatización de los procesos para mejorar la experiencia del cliente de estos viajes bleisure. Se sincronizan los dispositivos y los sistemas de control se simplifican, de forma que los clientes tengan todo a un clic en su móvil o portátil.
- La tercera tendencia es futurista: los robots van a ser protagonistas en nuestros viajes. Hoy en día, cada vez más los robots gestionan tareas como el check-in o el check-out, el servicio de habitaciones, mostrar instalaciones del hotel, dar información o entregar el equipaje. Parece ciencia ficción, pero es algo que ya se está incorporando y que funciona bastante bien porque los costos son menores y son una de las claves de este sector. La inteligencia artificial e internet están presentes.
- La cuarta tendencia es ofrecer bienestar a las personas que viajan por negocios: antes, un viaje de negocios podía ser un sufrimiento porque no te daba tiempo a nada. Ahora la tendencia es que tu viaje de negocios sea una experiencia de bienestar. La flexibilidad en las reservas y la autogestión es algo en alza que ha adquirido valor.
En resumen, tu viaje de negocios puede ser una experiencia gratificante tanto en el área laboral como en la de ocio y turismo. Las nuevas tendencias unifican ambos conceptos y te ofrecen la posibilidad de combinar trabajo y placer en un solo viaje. Tu negocio es parte importante de tu vida, así que ¿por qué no disfrutarlo todo de manera equilibrada?
