Cierre del tercer trimestre: repaso de números para otoño

Septiembre marca el cierre del tercer trimestre y es un buen momento para hacer el repaso y dejar el inicio del otoño resuelto. Te dejamos un checklist para revisar los números de tu negocio, detectar lo que todavía tienes pendiente y empezar el último tramo del año con todo bajo control.

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Para un autónomo, cerrar un trimestre no consiste únicamente en sumar lo que ha facturado durante tres meses. Hay que comprobar que no falta ninguna factura, distinguir lo que ya se ha cobrado de lo que todavía está pendiente, revisar los gastos y tener preparada la documentación necesaria para seguir con la gestión fiscal.

Por eso, antes de dar por terminado el tercer trimestre, merece la pena dedicar un rato a revisar estos puntos. Marca cada casilla y tendrás una fotografía mucho más precisa de cómo está tu negocio después del verano.

Comprueba que has facturado todo lo que has trabajado

Empieza por los ingresos. Revisa los trabajos, servicios o productos que has realizado entre julio y septiembre y comprueba que todos tienen su correspondiente factura.

Una forma sencilla de hacerlo es comparar tu agenda, calendario de proyectos o pedidos con el registro de facturas emitidas. Si has terminado un trabajo pero no aparece su factura, este es el momento de solucionarlo.

También, revisa los datos básicos de cada documento: número, fecha, cliente, concepto e importes. Una factura con información incorrecta puede darte problemas más adelante, así que es mejor detectarlo ahora que cuando necesites recuperar un documento concreto.

Separa lo facturado de lo que realmente has cobrado

Una cosa es el dinero que has facturado y otra el que ha llegado a tu cuenta.

Haz una lista de las facturas emitidas durante el trimestre y clasifícalas según su situación: cobradas, pendientes y vencidas. Después, presta especial atención a estas últimas.

Por ejemplo, si has emitido una factura de 1.500 € pero el cliente todavía no la ha pagado, esos 1.500 € forman parte de tu facturación, pero no del dinero que tienes disponible en este momento.

Este dato es especialmente importante para planificar los próximos meses: sabrás qué ingresos ya puedes considerar disponibles y cuáles dependen todavía de que tus clientes cumplan con sus pagos. Llevar un control separado de facturado y cobrado es también una forma sencilla de detectar rápidamente facturas que necesitan seguimiento.

Revisa todos los gastos del trimestre

Ahora toca mirar el otro lado de la cuenta: ¿cuánto te ha costado mantener tu actividad durante estos tres meses?

Comprueba que tienes identificados los gastos relacionados con el negocio y que dispones de la factura o documentación correspondiente. No des por hecho que todo lo que aparece en tu cuenta bancaria está correctamente documentado: para determinados gastos es necesario contar con una factura válida y cumplir los requisitos aplicables para poder considerarlos fiscalmente.

No se trata solo de guardar los tickets, entender en qué se va el dinero te ayudará a tomar mejores decisiones para el último trimestre.

Comprueba que tus números cuadran con el banco

Con ingresos y gastos identificados, compara tus registros con los movimientos de la cuenta bancaria que utilizas para la actividad.

Busca especialmente tres tipos de diferencias: un cobro que no hayas asociado a ninguna factura, un pago cuyo justificante no encuentres o una operación que aparezca registrada dos veces.

No hace falta convertir esta revisión en una auditoría. El objetivo es localizar pequeñas discrepancias mientras todavía recuerdas de dónde proceden.

Si encuentras algo que no puedes justificar, déjalo identificado y consulta con tu gestoría antes de cerrar definitivamente la documentación.

Comprueba qué obligaciones tienes que preparar

Octubre no solo significa empezar un nuevo trimestre. Para muchos autónomos, también es el momento de presentar las obligaciones fiscales correspondientes al tercer trimestre, según su actividad y situación.

Entre las declaraciones que pueden corresponder se encuentran, por ejemplo, el modelo 303 de IVA o los modelos 130 o 131 de pagos fraccionados de IRPF, además de otras obligaciones en función de cada caso. Los plazos y modelos concretos no son iguales para todos los autónomos, por lo que conviene revisar el calendario fiscal que corresponda a tu situación.

La clave aquí es no esperar al último momento: tener los datos y documentos preparados facilita que tú o tu gestoría podáis revisar la información con tiempo.

Haz una fotografía real de cómo ha ido el trimestre

Ahora que tienes los datos delante, toca utilizarlos.

Compara el tercer trimestre con el anterior y, si dispones de datos, también con el mismo periodo del año pasado. Pero no te quedes únicamente con la cifra de facturación.

Cierre del tercer trimestre: el repaso de números que deja el otoño resuelto

Mira qué ha pasado con los ingresos, los gastos y los cobros pendientes. Si has facturado más pero tus gastos han crecido todavía más, el resultado es diferente a haber aumentado los ingresos manteniendo los costes estables.

También puedes identificar qué clientes, productos o servicios han generado más actividad y cuáles han tenido menos peso.

Con esta información puedes establecer objetivos concretos para octubre, noviembre y diciembre, como reducir un determinado gasto, recuperar facturas pendientes, aumentar la facturación de un servicio concreto o reservar parte de los ingresos para afrontar próximos pagos.

¿Y cómo puede ayudarte Yoigo Empresas con todo esto?

Si al hacer este checklist has descubierto que tienes facturas en el correo, gastos en diferentes carpetas, documentos en papel y presupuestos repartidos entre distintos dispositivos, quizá el problema no sean tus números, sino la forma en la que los estás gestionando.

Con Factura Electrónica de Yoigo Empresas puedes centralizar buena parte de esta gestión en una única herramienta. Permite crear y enviar facturas, presupuestos, proformas y tickets, personalizar las facturas con tu marca y gestionar tus clientes y productos. También automatiza cálculos de impuestos, retenciones y descuentos y permite crear facturas recurrentes.

Para el día a día, también puedes digitalizar tus gastos, localizar y clasificar facturas y consultar su estado en tiempo real desde cualquier dispositivo. La herramienta ofrece además una visión de la evolución de los ingresos y gastos del negocio y almacenamiento seguro en la nube.

Y si trabajas con una gestoría, puedes conectar tus facturas con tu gestor, facilitando el intercambio de la información que necesita para llevar la gestión de tu negocio. Además, el servicio incluye soporte y ayuda especializada en facturación electrónica, con atención por email, chat y teléfono.

Comienza septiembre con los deberes hechos

El cierre del tercer trimestre es una buena oportunidad para dejar de mirar únicamente cuánto has facturado y empezar a entender qué está pasando realmente en tu negocio.

Revisar los ingresos, comprobar los cobros pendientes, controlar los gastos, cuadrar los movimientos y preparar la documentación te permitirá afrontar el último trimestre con una visión mucho más clara.

Y si buscas optimizar la gestión de tu negocio para afrontar todas las fases de tus proyectos con éxito, en Yoigo Empresas puedes contar con nosotros. Disponer de soluciones digitales que te ayuden a organizar tu actividad y tener la información de tu negocio siempre a mano puede marcar la diferencia en el día a día.

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