Cuánto tiempo deberías guardar las facturas en tu empresa
27 Julio 2026 17:00
Imagen de: Cunaplus. Licencia de iStock.
Las facturas no son precisamente lo más emocionante de llevar una empresa, pero sí lo más importante. Cuando todo va bien, esos documentos parecen simples archivos administrativos. Sin embargo, de cara a una auditoría, reclamación o duda contable, tener las facturas bien conservadas puede ahorrarte muchos problemas. Hoy te explicamos durante cuánto tiempo deberías de guardar tus facturas.
La pregunta habitual es clara: cuánto tiempo hay que guardar las facturas. Y la respuesta rápida sería: durante varios años. Pero, como ocurre casi siempre en temas fiscales y administrativos, conviene matizar. Por eso, lo interesante es crear un sistema que te permita conservarlas de forma ordenada, segura y fácil de consultar.
Por qué es importante conservar las facturas
Las facturas son mucho más que un justificante de compra o venta. Sirven para acreditar ingresos, gastos, impuestos soportados y operaciones realizadas con clientes o proveedores.
¿Sigues haciendo facturas a mano? 👀📄 Con las soluciones de Yoigo Empresas puedes gestionar facturas, compras y ventas desde un único lugar, ahorrar tiempo y reducir errores en tu día a día. 🚀 Además, la factura electrónica será obligatoria, así que mejor adelantarse que correr después. 😌 %23YoigoEmpresas%23FacturaElectrónica%23autonómos
En el día a día, las necesitas para llevar la contabilidad, preparar impuestos, reclamar pagos pendientes, justificar deducciones, revisar márgenes o analizar la evolución del negocio. Y, si en algún momento la Administración solicita información, las facturas serán una de las primeras pruebas documentales que tendrás que aportar.
La obligación de conservar facturas no debe verse solo como una carga legal. También es una herramienta de control interno. Una empresa que tiene sus facturas ordenadas sabe mejor qué ha vendido, qué ha comprado, cuánto ha pagado, cuánto ha cobrado y qué operaciones siguen pendientes.
El problema aparece cuando las facturas están repartidas entre correos electrónicos, carpetas descargadas, papeles físicos, herramientas distintas o archivos con nombres poco claros. En ese caso, encontrar un documento concreto puede convertirse en una pérdida de tiempo.
Cuánto tiempo hay que guardar las facturas
Para responder bien a cuánto tiempo hay que guardar las facturas, hay que distinguir entre el plazo fiscal y el plazo mercantil.
Desde el punto de vista tributario, la referencia habitual es el plazo de prescripción de 4 años. Durante ese período, Hacienda puede comprobar determinadas obligaciones fiscales y la empresa debe poder justificar las operaciones declaradas.
Imagen de: MIND_AND_I. Licencia de iStock.
Sin embargo, desde el punto de vista mercantil, los empresarios deben conservar libros, correspondencia, documentación y justificantes relacionados con el negocio durante 6 años. Por eso, en la práctica, muchas empresas aplican un criterio prudente y guardan las facturas durante al menos 6 años.
Plazo para guardar facturas: qué documentos incluye
Cuando hablamos del plazo para guardar facturas, no debemos pensar únicamente en las facturas emitidas a clientes. Conviene conservar:
Facturas recibidas de proveedores,
facturas rectificativas,
justificantes contables,
documentos de importación,
tickets o facturas simplificadas cuando tengan relevancia fiscal.
Además, es recomendable guardar:
Contratos
presupuestos aceptados,
albaranes,
justificantes de pago,
extractos bancarios,
comunicaciones importantes relacionadas con operaciones relevantes.
Aunque no todos estos documentos sean facturas en sentido estricto, pueden ayudarte a explicar una operación si surge una duda.
Por ejemplo, una factura puede indicar un servicio prestado, pero el contrato puede aclarar condiciones, duración, alcance o forma de pago. Un justificante bancario puede demostrar cuándo se abonó una cantidad. Y un albarán puede acreditar la entrega de un producto.
Cuanto más completa sea la documentación, más fácil será defender cualquier operación ante una revisión interna o externa.
Casos en los que conviene guardar facturas más tiempo
Aunque el criterio general de 6 años suele ser una referencia prudente para muchas empresas, hay situaciones en las que conviene conservar facturas durante más tiempo.
Imagen de: Hispanolistic. Licencia de iStock.
Uno de los ejemplos más claros son las inversiones o bienes sujetos a períodos de regularización del IVA. En estos casos, las facturas pueden tener que conservarse durante el período correspondiente y varios años adicionales.
También puede ser recomendable guardar durante más tiempo documentación relacionada con inmuebles, préstamos, subvenciones, litigios, garantías, operaciones relevantes o activos que sigan formando parte de la empresa. Si una factura está vinculada a un bien que todavía tiene impacto contable, fiscal o legal, eliminarla demasiado pronto puede ser un error.
La regla práctica es sencilla: si un documento puede servir para justificar una operación importante en el futuro, no lo borres solo porque haya pasado el plazo mínimo general.
Facturas en papel y facturas digitales
Otra duda habitual es si las facturas deben conservarse en papel o si basta con tenerlas en formato digital. Lo importante es que el sistema de conservación permita garantizar la autenticidad del origen, la integridad del contenido y la legibilidad del documento.
En otras palabras, la empresa debe poder demostrar que la factura es la que corresponde, que no ha sido alterada y que puede consultarse correctamente cuando sea necesario.
Imagen de: Andrea Ballester. Licencia de iStock.
Cada vez más negocios trabajan con facturas electrónicas, programas de facturación y almacenamiento en la nube. Esto facilita mucho la organización, pero también exige ciertos cuidados. No basta con guardar documentos en una carpeta cualquiera. Es necesario que estén bien clasificados, protegidos y accesibles.
Si conservas facturas digitales, asegúrate de tener copias de seguridad, controlar los permisos de acceso y utilizar nombres de archivo claros. Si conservas facturas en papel, evita cajas sin ordenar o carpetas sin criterio. Digitalizar puede ayudarte, pero debe hacerse de forma segura y organizada.
Cómo organizar las facturas de tu empresa
Conservar facturas durante años solo funciona si puedes encontrarlas cuando las necesitas. Por eso, la organización es tan importante como el plazo.
Una buena estructura puede separar facturas emitidas y recibidas. Dentro de cada grupo, puedes ordenar por año, trimestre, cliente, proveedor o proyecto. Lo importante es que el sistema sea fácil de entender para cualquier persona que trabaje en la administración del negocio.
También conviene usar nombres de archivo coherentes. Por ejemplo: fecha, proveedor o cliente, número de factura e importe.
Si trabajas con una asesoría, acuerda con ella cómo compartir y conservar la documentación. Muchas incidencias aparecen porque la empresa guarda los archivos de una forma y la asesoría de otra. Cuanto más alineado esté el proceso, menos errores habrá.
Guardar solo las facturas emitidas y olvidar las recibidas. Las compras, gastos y servicios contratados también deben estar correctamente documentados.
Confiar únicamente en el correo electrónico. Si una factura está solo en la bandeja de entrada, puede perderse, borrarse o quedar inaccesible si cambia la cuenta o la persona responsable. Lo recomendable es descargarla y guardarla en el sistema documental de la empresa.
Mezclar facturas personales y profesionales, especialmente en pequeños negocios y autónomos. Esta práctica puede complicar la contabilidad y generar confusión en caso de revisión.
Esperar al cierre del trimestre o del año para ordenar todo. Ese sistema puede funcionar cuando hay pocas operaciones, pero a medida que el negocio crece se vuelve poco eficiente. Lo mejor es incorporar la organización de facturas a la rutina semanal o mensual.
Guardar facturas es proteger tu negocio
Saber cuánto tiempo hay que guardar las facturas ayuda a cumplir con la normativa, pero también a gestionar mejor la empresa. Como referencia práctica, conviene recordar dos ideas: el plazo fiscal habitual es de 4 años y el plazo mercantil recomendado para documentación del negocio es de 6 años. En determinados casos, puede ser necesario o conveniente conservar documentos durante más tiempo.
La obligación de conservar facturas no debería convertirse en una montaña de papeles ni en carpetas digitales imposibles de manejar. Con una estructura clara, herramientas adecuadas y una rutina de revisión, puedes mantener la documentación bajo control sin dedicarle más tiempo del necesario.
En Yoigo Empresas sabemos que la digitalización de un negocio también pasa por ordenar lo básico: facturas, documentos, procesos y comunicaciones. Tener la información bien conservada te ayuda a trabajar con más tranquilidad, responder mejor ante cualquier revisión y tomar decisiones con datos fiables.
Si quieres comprender la claves de digitalización de tu negocio, en Yoigo Empresas estamos para ayudarte. Cualquier duda, visita nuestra web o llámanos al 900 822 500, estaremos encantados de ayudarte.
