Lo que deberías archivar en tu empresa antes de septiembre

Después del verano, con la vuelta de septiembre, volver a la rutina también puede ser una buena excusa para poner un poco de orden en la documentación de tu empresa. Saber qué documentos deberías archivar y cuáles puedes eliminar te ahorra muchos quebraderos de cabeza. Facturas pendientes de clasificar, contratos que se han quedado en la carpeta de descargas o documentos que guardas “por si acaso” pueden acabar formando pilas de papeles y convirtiéndose en un auténtico caos.

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Por eso, antes de que septiembre vuelva a llenar la agenda, recomendamos dedicar un rato a revisar tus archivos y a decidir qué deberías archivar. La idea no es tener que pasar horas organizando carpetas, sino comprobar qué documentos necesitas conservar, cuánto tiempo debes guardarlos y dónde están.

Además, tener una buena gestión documental te facilitará las cosas cuando necesites localizar una factura, consultar un contrato o entregar documentación a tu gestoría.

Facturas y documentos fiscales

Las facturas son uno de los documentos que más se acumulan en cualquier empresa. Y aunque cada vez recibimos más documentación directamente en formato digital, también es fácil acabar con archivos repartidos entre el correo, el ordenador y diferentes carpetas.

Como norma general, los documentos relacionados con Hacienda debes de conservarlos durante al menos cuatro años, que es el tiempo que Hacienda tiene, por norma general, para revisar tus impuestos.

Pero hay otro plazo que también recomendamos tener en cuenta. El Código de Comercio establece, con carácter general, que los empresarios deben conservar libros, documentación y justificantes relacionados con su actividad durante seis años desde el último apunte que registres en tu contabilidad.

Para que no te falte nada, antes de septiembre, revisa tus facturas y documentos contables y comprueba que los tienes bien archivados y decide cuáles deberías conservar.

Nóminas y documentación laboral

Contratos, nóminas, documentos de cotización, registros de jornada… La documentación laboral que debes archivar también puede crecer rápidamente, sobre todo cuando una empresa lleva varios años funcionando.

Aquí es importante no meterlo todo en el mismo saco. Cada tipo de documento puede tener un plazo de conservación diferente, por lo que recomendamos revisar qué deberías archivar en cada caso antes de eliminar cualquier archivo.

La documentación relacionada con la Seguridad Social, por ejemplo, tiene sus propios requisitos, mientras que determinados documentos vinculados a la prevención de riesgos laborales pueden estar sujetos a periodos específicos.

Si tienes dudas sobre algún documento, lo mejor es consultarlo con tu asesoría laboral. Así podrás hacer limpieza en tus archivos sin correr el riesgo de deshacerte de información que todavía necesitas.

Contratos y documentos de la empresa

Hay documentos que no consultas todos los días, pero que deberías archivar porque pueden ser importantes. Este el caso de las escrituras de constitución, estatutos, actas, libros societarios o determinada documentación relacionada con los socios.

Para tenerlos controlados, puedes crear una carpeta específica para la documentación de la sociedad y guardar ahí los documentos más relevantes de la empresa.

Algo parecido ocurre con los contratos de clientes, proveedores y colaboradores que deberías archivar. Dependiendo del tipo de contrato y de la actividad, pueden existir diferentes plazos de conservación.

Una forma sencilla de organizar estos archivos es separar primero por categorías y después por años. Así, si necesitas recuperar un contrato antiguo, sabrás exactamente dónde buscarlo y no tendrás que revisar cada una de las carpetas.

Datos personales: qué puedes eliminar

Poner orden en los archivos no significa solamente decidir qué archivar y guardar. También es un buen momento para revisar qué documentos ya no necesitas conservar.

El Reglamento General de Protección de Datos establece que los datos personales no deben mantenerse durante más tiempo del necesario para cumplir la finalidad para la que fueron recogidos, teniendo en cuenta las obligaciones legales que correspondan.

Un ejemplo muy habitual son los currículums recibidos durante procesos de selección que terminaron hace años. Si ya no existe una razón que justifique conservarlos, quizá sea el momento de eliminarlos de forma segura.

También puedes revisar los datos de antiguos clientes o proveedores que ya no tengan ninguna relación con tu empresa. Así, además de liberar espacio, reduces la cantidad de información personal que tienes almacenada.

Cómo organizar tus archivos fácilmente

Una vez hecha la limpieza, toca conseguir que el desorden no vuelva a aparecer. Y para eso no necesitas un sistema muy complicado.

Empieza por utilizar carpetas y nombres de archivos claros, que te permitan identificar rápidamente qué contiene cada documento. Puedes organizar la información por tipo de documento y año, por ejemplo: “Facturas → 2026 → Emitidas”.

También es importante evitar tener varias versiones del mismo archivo repartidas por diferentes carpetas. Si trabajas con documentos en papel, puedes aprovechar para digitalizar aquellos que no necesites mantener físicamente.

Siguiendo unas pocas reglas y con algo de constancia, archivar tus documentos y mantener tus archivos en orden será mucho más sencillo. Y así, cuando vuelva a llegar septiembre, ya sabrás qué deberías guardar y qué puedes eliminar sin dudarlo.

Si quieres seguir mejorando la organización y gestión de tu empresa antes de septiembre, en Yoigo Empresas estamos para ayudarte. Cualquier duda, visita nuestra web o llámanos al 900 822 500 y estaremos encantados de atenderte.