Cloud computing para pymes, ¿te interesa esta tecnología?
18 Junio 2020 14:00
El cloud computing es mucho más que alojar archivos en la nube. Lo incluye, y sin duda subir los documentos a la red para que sean accesibles en cualquier momento es el servicio cloud más utilizado (junto con el correo electrónico). Pero el cloud computing suma otros tantos servicios, como todo tipo de programas de gestión para empresas y aplicaciones de inteligencia artificial para el análisis de datos, por no hablar de que permite utilizar ordenadores muy potentes sin tener que comprarlos.
Por esa misma riqueza de opciones, en países como Finlandia, Suecia o Dinamarcael cloud computing es utilizado por más de la mitad de sus pymes, según Eurostat. En España no llegamos a esas cifras y el porcentaje es del 22%, por debajo de la media europea del 26%. Con todo, el cloud computing tiene muchas ventajas y algunos inconvenientes, y conviene analizar ambas clasificaciones desde el punto de vista de las pymes.
Tus archivos, para ti, tus clientes y proveedores, cuando y donde quieran
Es la ventaja más evidente. Al subir los archivos a la nube, puedes acceder a ellos desde cualquier dispositivo con Internet. No necesitas estar en la oficina ni tener el ordenador delante para abrir y trabajar en los documentos.
Esto también se aplica a tus clientes y proveedores, a los que pueden enviar enlaces de archivos (presentaciones, hojas de cálculo) que tú vayas actualizando en tiempo real sin tener que reenviarles las versiones más actualizadas de los mismos.
El correo electrónico es el servicio cloud por excelencia. Los emails pueden almacenarse en tu ordenador, pero el programa antivirus y la plataforma de envío no están alojados en tu dispositivo, sino en la nube. Esto nos sirve para introducir que la nube es mucho más que alojamiento web, también es software, e incluso hardware.
Puedes acceder a programas y equipos pagando solo por su uso
¿Alguna vez has comprado un CRM completísimo del que solo utilizas las funcionalidades básicas? ¿Y un disco duro que pasó sus primeros años sin uso y, cuando ya lo tenías completo, se quedó antiguo porque tardaba meses en abrir los archivos?
Ya hablemos de software o de hardware, la infrautilización y la obsolescencia son dos problemas que afectan habitualmente a las pymes. Dos problemas que la nube puede solucionar.
En cuanto a la infrautilización, tanto el almacenamiento como los programas disponibles son escalables, de forma que pagas por el uso que les vayas a dar. Si necesitas más espacio porque abres temporada y quieres que tuecommercese llene de fotografías de las nuevas tendencias, puedes aumentar el almacenamiento y volver a la capacidad habitual cuando la campaña pase.
Con los programas informáticos ocurre lo mismo. Ya no se trata de comprar el paquete completo, sino que puedes adquirir módulos con las funciones que te hacen falta, pudiendo aumentar estos módulos en cuanto necesites más funcionalidades.
El segundo problema, el que hacía referencia a la obsolescencia, también lo soluciona el cloud computing. Los servicios que se ofrecen en la nube no se parecen tanto a comprar como a alquilar. Y como sucede con los alquileres, las pequeñas averías son cosa tuya, pero de las importantes se ocupa el casero.
¿Qué significa esto? Que las actualizaciones de los programas y los equipos corren por cuenta del fabricante, por lo que siempre contarás con lasúltimas y mejores versiones posibles.
Así que utilizar la nube facilita la escalabilidad y también la actualización del software. ¿Y qué pasa con el hardware? ¿Existe la posibilidad de alquilar también un ordenador? Sí. Al contratar un servicio cloud, el equipo (el hardware) que procesa el programa informático no es el tuyo.Tu ordenador tiene instalado una pequeña parte del programa, pero las operaciones más exigentes se ejecutan en otro ordenador.
Pues con la nube tienes acceso a ese ordenador sin que tengas que comprártelo. Esto eleva considerablemente el número de aplicaciones a las que puedes tener acceso.
Funcionalidades adicionales
Con la proliferación del cloud computing hay tres siglas que han pasado a estar en el día a día de algunas pymes: SaaS, PaaS e IaaS. Los detalles vienen a continuación, pero nos interesa quedarnos con la terminación aaS (as a Service) porque resume las verdaderas claves del cloud computing:
Pagas por el uso que haces de un programa o de un equipo informático
Ese programa o ese equipo no están dentro de tu infraestructura tecnológica, sino a miles de kilómetros.
Los detalles:
SaaS: Software as a Service. Programas que se ejecutan fuera de tu infraestructura tecnológica, en la nube. Ya hemos hablado del correo electrónico, pero podemos sumar el paquete Office, los CRM y otros programas de gestión de negocios.
PaaS: Platform as a Service. Es una versión ampliada de lo anterior: aquí hablamos de las plataformas que permiten crear programas o gestionar grandes bases de datos.
IaaS: Infrastructure as a Service. Es la gama de servicios más ambiciosa. Si el SaaS son los programas y el PaaS es la plataforma necesaria para crear estos programas, el IaaS es la infraestructura para hacer que todo lo anterior funcione.
Al poder acceder a programas y funcionalidades potentes que están más allá de las capacidades de tus propios equipos, las posibilidades se multiplican. Piensa por ejemplo en un CRM que funcione en la nube. Ya no sólo puedes gestionar íntegramente el camino de venta de ese cliente, sino que también puedes combinar ese programa con otros también alojados en la nube y que van a estar coordinándose en tiempo real.
Es perfecto parala trazabilidad. O piensa en un chatbot para tu ecommerce. Puedes usar un chatbot en modalidad SaaS que se actualice regularmente con nuevas expresiones que hagan que el bot comprenda mejor a tus potenciales clientes y también que se exprese mejor y mejore laatención al cliente.
O puedes usar una PaaS (el segundo tipo de software, la plataforma de programación) para explotar a conciencia elbig data que hayas recopilado de tus clientes mientras navegaban por tu web. Las posibilidades son inabarcables.
La seguridad que tienen los gigantes
De acuerdo, las posibilidades son inabarcables, pero ¿qué hay de laseguridad de las pymes? El cloud computing también supone una ventaja aquí. ¿Recuerdas el as a Service y la analogía con el alquiler de una casa? Debido a esto, a que utilizas programas y equipos de terceros, la seguridad es un asunto para la plataforma que esté detrás.
Y hablamos de Google (Google Cloud Platform), de Microsoft (Azure) o de Amazon (Amazon Web Service), gigantes que invierten presupuestos millonarios en blindarse frente a los ciberataques.
Pero además de las medidas ambiciosas que estas compañías puedan adaptar para protegerse de los ciberataques, también están las que activan para protegerte a ti y a tus datos. Por regla general, estas plataformas realizan copias de seguridad regularmente, de modo que las posibilidades de que pierdas tus archivos son muy bajas. Perono te confíes.
Exceso de confianza
Inauguramos las desventajas dándole una vuelta a una de las ventajas más claras del cloud computing: la seguridad. ¿Qué puede ocurrir si un gigante tecnológico se encarga de la seguridad? Que creas que está todo hecho y que, por ejemplo, dejes de hacer copias de seguridad y de guardarlas en un soporte físico y desconectado de Internet.
Un riesgo enorme, porque si sufres unataque ransomware, es probable que el alojamiento web te pueda devolver los archivos de una copia de seguridad anterior, pero también puede ocurrir que en estos archivos ya estuviera el gusano que posibilitó el ciberataque. O sea, que vuelves a la casilla de salida.
Otro inconveniente derivado del exceso de confianza es tomarse al pie de la letra la ventaja de la disponibilidad de archivos. Pensar que por que un archivo esté en la nube va a ser accesible desde cualquier dispositivo. Esto no es del todo correcto.
El archivo será accesible si el dispositivo desde el que quieres acceder cuenta con el programa determinado para abrirlo. Y abrirlo no significa que puedas modificarlo, pues muchos móviles y tabletas tienen por defecto programas que abren archivos pero que, si quieres modificarlos, necesitas otras Apps.
Y una cosa más todavía: que puedas abrir y modificar el archivo no significa que puedas ponerte a configurar tablas en Excel desde un móvil o a editar un texto mientras te lo dicta Alexa. Intentar trabajar endispositivos no aptos para el trabajo es desaprovechar el tiempo.
Dependes de tus empleados (y de tus proveedores)
Es una máxima en la seguridad informática: el eslabón más débil de la cadena de seguridad informática en una empresa es el empleado. Sobre esa máxima suma ahora la posibilidad de acceder a un archivo desde cualquier dispositivo y en cualquier momento, y muchas veces usando dispositivos que no pertenecen a la empresa y que, por tanto, no están convenientemente provistos de software de seguridad. Es un campo de minas.
Por eso, el cloud computing obliga a que los empleados asuman unos hábitos de seguridad concretos, como no acceder a los archivos y correo electrónico desde dispositivos personales, y lo opuesto, no utilizar los dispositivos de trabajo para usos personales. En tiempos de home office esto es un quebradero de cabeza para los empleadores.
Y no es el único problema con el que deben tratar los dueños de las pymes. Hay otro del que no siempre se habla: el riesgo de exponer detalles muy concretos del core del negocio a terceros.
Cuando usas los servicios de terceros de cloud computing y subes a su plataforma tus datos, y pon aquí lo que quieras (cifras de facturación, base de datos de clientes, información de empleados, Big Data de redes sociales…), estás enviando esta información a servidores que guardan esa información y, por tanto, lo que suceda luego con ella queda fuera de tus dominios.
No es esto una llamada al escepticismo, sólo una advertencia. Ya sabemos que lasvulnerabilidades de seguridad tienen muchos compradores.
¿El cloud computing es para cualquier pyme?
No hay ninguna solución informática que pueda colgarse el cartel de “Útil para el 100% de las pymes”. Es imposible. Lo que sí hay es una gama de herramientas que fácilmente pueden adaptarse a casi cualquier tipo de pyme. Y aquí sí entra la nube.
A diferencia de otras herramientas mucho más complejas, comoblockchain, que necesita de una inversión inicial y saber muy bien qué se quiere conseguir, o lainteligencia artificial, que también exige conocer de antemano dónde la vamos a utilizar, con la nube es posible probarla poco a poco, sin invertir grandes presupuestos.
Un buen punto de partida es el almacenamiento web. Prueba a separar una carpeta de tu red local y subirla a una plataforma en la nube y díselo a tus empleados. Comprueba si la disponibilidad (casi) total de esa carpeta en (casi) cualquier dispositivo mejora su trabajo diario. Si lo hace, añade nuevos archivos a tu nube.
Y cubierto el alojamiento, plantéate si a tu negocio le vendría bien contar con software de análisis de datos o con un CRM interconectado con otros programas y al que puedas tener un acceso casi total.
Aquí el paso es más importante y conviene que sepas qué quieres hacer exactamente, pero, en cualquier caso, la escalabilidad de la mayoría de los servicios de cloud computing te va a permitir un acercamiento más pausado y controlado a estas funciones.
Así que no, el cloud computing no es para cualquier pyme, pero sin duda es una de las tecnologías más fáciles de implementar y donde es posible probar poco a poco sin gastar mucho dinero.
