Cómo limpiar un ordenador antes de entregarlo a otro empleado
01 Septiembre 2026 17:00
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Imagen de Dimensions. Licencia de iStock.
Un empleado deja la empresa, cambia de un puesto a otro o estrena ordenador y su antiguo equipo pasa a otra persona. En ese momento, hay algo importante que hacer antes de entregarlo: limpiarlo correctamente.
Y, aunque lo parezca, enviar los archivos a la papelera y vaciarla no siempre es suficiente. Cuando eliminas un documento el sistema deja de mostrarlo pero parte de la información puede seguir en el disco hasta que ese espacio se reutiliza. Con la ayuda de determinadas herramientas, algunos datos podrían llegar a recuperarse.
Por eso, si vas a limpiar un ordenador de empresa, te recomendamos dedicar unos minutos a hacerlo bien. El objetivo es que el nuevo usuario reciba un equipo preparado para empezar desde cero y que la información del anterior empleado no sea accesible.
Lo más importante antes de borrar nada, es comprobar que no haya información que la empresa necesite conservar. Documentos de trabajo, archivos compartidos, configuraciones o cualquier otro contenido relevante deberían estar guardados en la ubicación correspondiente antes de empezar con la limpieza.
Este paso parece obvio, pero es fácil olvidarlo cuando se quiere dejar el ordenador preparado cuanto antes. Una vez que hayas borrado los datos, recuperar determinados archivos puede resultar complicado o directamente imposible.
También es un buen momento para comprobar que las copias de seguridad funcionan correctamente y que la información importante no depende únicamente de ese ordenador.
Una vez tengas todo lo necesario a salvo, ya puedes empezar con el borrado.
Aquí está la parte más importante. Si el ordenador va a utilizarlo otra persona, lo recomendable es restablecerlo y eliminar los datos del usuario anterior, en lugar de limitarse a borrar carpetas una por una.
En Windows, por ejemplo, puedes utilizar la opción de restablecimiento del sistema y seleccionar la alternativa que elimina todos los archivos. En un Mac, puedes recurrir a las opciones de borrado y reinstalación del sistema disponibles en el propio equipo.
Si el ordenador utiliza un disco duro tradicional, también existen herramientas específicas para realizar un borrado más exhaustivo. En cambio, con los discos SSD el proceso es diferente y las técnicas de sobreescritura tradicionales no siempre son la mejor opción. En estos casos, es preferible utilizar las herramientas de borrado seguro recomendadas por el fabricante.
Para una empresa que reasigna equipos con frecuencia, establecer un procedimiento interno para este proceso puede evitar errores y hacer que cada ordenador quede listo para su siguiente usuario.
Aunque hayas eliminado los archivos, todavía queda otra parte importante: las cuentas y los accesos que tenía configurados el empleado anterior.
Antes de entregar el equipo, comprueba que no quedan sesiones abiertas en el correo corporativo, herramientas de trabajo, navegadores, servicios de almacenamiento o gestores de contraseñas. También conviene revisar las conexiones VPN y cualquier otro acceso que permita entrar en recursos de la empresa.
Si el ordenador está gestionado mediante una plataforma de administración de dispositivos, como un sistema MDM, comprueba también que el cambio de usuario se haya realizado correctamente.
En realidad, este paso forma parte de algo más amplio: el control de los accesos cuando una persona cambia de puesto o deja la empresa. Además de borrar los datos del ordenador, buscamos asegurarnos de que el usuario anterior deja de tener acceso a aquello que ya no necesita.
Con la parte digital resuelta, todavía queda una última tarea: comprobar que el ordenador está en buenas condiciones para su nuevo usuario.
Limpia la pantalla, el teclado y la carcasa y revisa las zonas donde suele acumularse más polvo, especialmente las salidas de ventilación. No hace falta desmontar el equipo, una limpieza básica es suficiente para dejarlo en buenas condiciones.
Aprovecha también para comprobar que funcionan correctamente la batería, los puertos, el teclado, la cámara y el cargador. Si detectas algún problema, es mejor solucionarlo antes de que el ordenador cambie de manos.
Y si el equipo ya tiene unos cuantos años, este proceso también puede servir para decidir si merece la pena seguir utilizándolo. Reasignar ordenadores es una buena forma de alargar su vida útil, especialmente si siguen funcionando correctamente.
Al final, limpiar un ordenador de empresa antes de entregarlo no debería llevar demasiado tiempo si tienes un procedimiento claro. Guarda primero la información que necesites, restablece el equipo, revisa las cuentas y accesos y comprueba que todo funciona antes de entregárselo al siguiente empleado.
Así conseguirás dos cosas: que la nueva persona pueda empezar a trabajar sin encontrarse con información o configuraciones del usuario anterior y que los datos de tu empresa estén mucho más protegidos.
Con estos pasos, ya tienes todo lo necesario para dejar un ordenador listo.
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