Delegar sin culpa: tareas que te roban horas y no aportan nada

¿Alguna vez has llegado al final del día con la sensación de no haber hecho nada? ¿Tenías una lista de tareas en tu agenda y solo has tachado la mitad? Esto es porque no encargas esas tareas que te roban horas y no te aportan nada. Aprende a delegar sin culpa y aprovecha tu tiempo.

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Muchas de las tareas a las que se suelen dedicar horas y horas son totalmente improductivas y no ayudan a avanzar verdaderamente con el trabajo. Por eso, desde Yoigo Empresas queremos hablarte de todo aquello que puedes delegar sin culpa porque no te aporta nada.

Delegar sin culpa: tareas que te roban horas y no aportan nada

Cuando sientes que no estás avanzando con tu trabajo, generalmente se debe a que estás invirtiendo tu tiempo en cosas que no son productivas y no te permiten centrarte en lo verdaderamente importante.

El primer paso para que esto cambie, es identificar aquello que te distrae, para posteriormente aprender a evitarlo. Lo más habitual, suele ser el teléfono móvil.

¿Ganas o pierdes tiempo con el móvil?

A menudo se trabaja con el móvil a mano, algo lógico ya que para la mayoría es una herramienta de trabajo. Sin embargo, se acaba convirtiendo en una distracción, debido al uso de redes sociales, llamadas de teléfono inesperadas…

Para evitarla, lo mejor es alejar el dispositivo durante la jornada laboral. Si tienes que comunicarte con tus compañeros, lo ideal es buscar alternativas como Slack o Teams, softwares destinados a chatear únicamente en el entorno laboral.

También puedes utilizar Whastapp Web, aunque no te lo recomendamos puesto que puedes perder tiempo con conversaciones personales.

Una vez solucionado el problema del móvil, llega el momento de identificar aquellas tareas que no te permiten avanzar en las cuestiones verdaderamente importantes de tu trabajo.

Distracciones y tareas que te restan horas

Reuniones

Las reuniones son una de las cosas que más retrasos provoca, y de las más difíciles de gestionar. Siempre se suponen importantes para el trabajo, por lo que nunca suelen cancelarse, cuando la realidad es que la mayoría están mal organizadas y se alargan demasiado.

Cuando se convoque una reunión, es muy importante organizarla correctamente y asegurarse de que sea totalmente productiva. De lo contrario, solo te servirá para dar y recibir comunicaciones o instrucciones que bien podrían enviarse por correo electrónico, y perder el tiempo.

Organizar la agenda

La agenda es algo necesario y muy importante para organizar correctamente tu trabajo, pero puede hacerte perder mucho tiempo. Sentarte a repasar tus citas, hacer modificaciones, decidir qué tareas se priorizan y cuáles no, es algo a lo que se le dedica más tiempo del necesario.

Gestionar facturas y cobros

Esta tarea, especialmente importante para los trabajadores autónomos, puede llegar a convertirse en una pesadilla en lo que a tiempo se refiere.

Emitir una factura, hacerla llegar a tu cliente y realizar un seguimiento hasta cobrarla, te llevará muchísimo tiempo. Por suerte, se trata de algo que puedes automatizar fácilmente.

Los errores de terceros

Cuando hablamos de pérdida de tiempo, no se puede pasar por alto que los errores de otras personas te acaban perjudicando. Si los demás no hacen bien su trabajo, acaban generando imprevistos que en ocasiones tendrás que resolver.

Revisar constantemente el correo electrónico

Si hay una herramienta fundamental en la vida de un trabajador, autónomo o no, es el correo electrónico. Es a la vez una bendición y una maldición, ya que se necesita, pero a menudo te hace perder mucho tiempo.

La procrastinación

Un término que se ha puesto de moda en los últimos años, y que se refiere básicamente a aplazar tareas. Al final, estas van acumulándose hasta que dejan de ser asumibles.

Muchas de las distracciones que hemos mencionado pueden solucionarse fácilmente delegando trabajo, algo que parece sencillo a priori, pero que cuesta mucho.

Por qué es tan difícil delegar sin culpa

Delegar implica confiar en que un tercero realizará las tareas de la misma forma en que tú lo harías. Para la mayoría no es fácil, y las razones son bastante diversas:

• Miedo a perder el control: cuando se delega una tarea, existe el miedo a no poder controlar lo que sucede. Se trata de algo que debes asumir y superar para llegar a gestionar mejor tu tiempo. A fin de cuentas, nadie puede controlarlo todo.
• Falta de confianza: existe también el problema de confiar en que otro haría las cosas tan bien como las haces tú, otro bache que se debe superar para poder delegar sin culpa.
• Desorganización: para delegar el trabajo es importante establecer muy claramente unos objetivos, expectativas y, por supuesto, plazos. Esto requiere que te sientes y organices bien lo que será el trabajo de otros. De lo contrario, no saldrá bien.

Así pues, para que te animes a delegar tareas, debes aprender a confiar, gestionar tu miedo a la falta de control, y organizarte muy bien para que la persona escogida no tenga dudas a la hora de abordar el trabajo.

Cómo delegar paso a paso

1. Identificar qué tareas te hacen perder tiempo: el correo electrónico, la agenda, las reuniones… lo primero es saber en qué se te van las horas.
2. Decidir qué cosas son susceptibles de delegarse: valora si la organización de tu agenda es algo que puedes pedir a un tercero, o bien que se encarguen de contestar tus correos, gestionar las facturas… de todo aquello que se come tu tiempo, escoge lo que estás dispuesto a encargar a otros.
3. Selecciona al personal adecuado para delegar: cuando tengas claro qué tareas quieres delegar, identifica las fortalezas e intereses de los candidatos para asignarles las tareas que crear que pueden realizar mejor.
4. Haz una prueba: empieza por cosas pequeñas, como organizar tus reuniones de la semana siguiente, y encárgaselo al candidato o candidata. Ve probando hasta que encuentres a la persona ideal.
5. Ayúdate de la tecnología: ten presente que delegar no es exclusivamente encargar las tareas a otra persona. Hay cuestiones, como generar y enviar facturas, que pueden automatizarse fácilmente con un software. La tecnología puede ser tu gran aliada para mejorar tu productividad.

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