Slack, Teams, Asana: programas para gestionar el teletrabajo

La pandemia del Covid-19 ha demostrado que el teletrabajo es una opción viable en muchas empresas. Según una encuesta del INE publicada en julio de 2020, el 48,8% de las empresas que mantuvieron su actividad lo hicieron gracias al teletrabajo, una cifra muy superior a la que había antes de la pandemia, el 15%.

Hoy existen numerosas aplicaciones que permiten trabajar desde casa como si nos encontráramos en la oficina. Programas capaces de virtualizar la comunicación, la asignación de tareas y la gestión de los flujos de trabajo sin la necesidad de que los empleados compartan un mismo espacio.

Los principales programas que usan las empresas para gestionar el trabajo son los siguientes.

Microsoft Teams

El estándar mundial de la ofimática gracias a su Office no podía faltar en la lista. Microsoft Teams integra en un solo programa videoconferencias, chat, un entorno de trabajo compartido para todo tipo de documentos (textos, hojas de cálculo, presentaciones…) y paneles para gestionar los flujos de trabajo en tiempo real, con conexión directa entre la tarea y el conjunto de archivos que forman parte de esa tarea.

Otras funcionalidades son los foros, los calendarios interconectados o un sistema de monitorización que permite saber cuánto tiempo se ha dedicado a cada tarea. En definitiva, un completo programa capaz de organizar el día a día de una empresa.

Al formar parte de la familia Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote…), Microsoft Teams se vende dentro de este paquete de programas en su modalidad para empresas. Hay varias fórmulas que van desde los 4,20€ a los 19,70€. (Todas las tarifas de este artículo, salvo que se indique lo contrario, hacen referencia al coste mensual si se contrata la tarifa anual; si solo se paga cada mes, el coste será más alto)

El precio no depende de las características del Teams, sino del alojamiento web que Microsoft pone a disposición de sus clientes y del número de equipos en los que se pueden instalar los programas del Office. La versión gratuita ofrece prácticamente todas las funcionalidades básicas.

Ventajas:

Su compatibilidad con Microsoft Office y otros tantos programas (Evernote, Trello o Adobe, entre ellos).
El nivel de personalización, pues incluye un sinfín de pequeñas funcionalidades.
Lo completo que es a todos los niveles: comunicación, trabajo compartido, monitorización de tareas, evaluación del rendimiento de trabajadores.

Desventajas:

Si no se cuenta con el paquete Microsoft Office puede quedar algo limitado.
No es el programa más intuitivo de la lista y se requiere algo de tiempo para dominarlo.
Es, de largo, la aplicación que más esfuerzo requiere de la CPU (la compatibilidad con tantos programas obliga a nuestro ordenador a dedicar una buena cantidad de recursos para que funcione).

Asana

Asana es otro peso pesado de la gestión telemática de los trabajos de una oficina. A diferencia de Microsoft Teams, Asana está centrado en las tareas y los flujos de trabajo, así que no pone a disposición de sus usuarios funciones relacionadas con videoconferencias ni presentaciones. Sí integra el uso compartido de algunos programas y la posibilidad de alojar documentos en la nube (es compatible con Dropbox, entre otras aplicaciones).

Asana permite crear listas de tareas pendientes, asignar estas tareas a usuarios y organizarlas a partir de proyectos cuyo desarrollo se puede seguir en tiempo real. Además, ofrece calendarios, paneles para organizar el trabajo (con posibilidad de adjuntar archivos) y chats para que la comunicación fluya entre quienes forman el equipo.

Asana es, en esencia, un gestor de proyectos enfocados a metodologías Agile, Lean y Scrum con algunas funcionalidades extra. Ofrece una versión gratuita y varios paquetes premium que van desde los 10,99€ al mes a los 24,99€, además de una opción más completa cuya tarifa no es pública, sino que se negocia con la compañía.

Las diferencias entre paquetes son bastante notables. La clave es la personalización y la monitorización de las tareas. Con la versión gratuita podrás definir las tareas y hacer un seguimiento básico, pero si quieres añadir cronogramas, más equipos y proyectos, funciones extras de monitorización y personalización, así como compatibilidad con programas como Salesforce, entonces deberás optar por paquetes premium.

Ventajas:

Su enfoque hacia la gestión de proyectos lo hace especialmente adecuado para start-ups que busquen dinamismo sin perder el control.
Consecuencia de lo anterior: funciona muy bien con metodologías Agile y Scrum.
La versión gratuita es suficiente para oficinas que quieran gestionar proyectos sencillos sin demasiadas tareas interconectadas.
Puede integrarse con un buen número de aplicaciones de uso masivo: Microsoft Office, Gmail, Dropbox, Slack…

Desventajas:

Si la intención es gestionar proyectos complejos con numerosas tareas en cascada, hay que adquirir un paquete de pago.
Lo mismo sucede con las opciones más interesantes de monitorización y personalización.
Al centrarse tanto en las tareas, para realizar funciones como la comunicación por videoconferencia o el uso compartido de documentos es necesario contar con otros programas.

Slack

Si Teams es un todo-en-uno y Asana es un súper gestor de tareas, Slack es una herramienta de comunicación basada en chats. Fue creada originalmente para sustituir las cadenas de correos electrónicos y su punto fuerte es la clasificación de la información.

Slack permite crear hilos temáticos, agrupar usuarios en canales concretos (por departamentos, por proyectos, por proveedores, por clientes…), adjuntar archivos en las conversaciones y, una de las últimas novedades, realizar llamadas y videoconferencias.

Al tratarse de una aplicación muy extendida, existe la posibilidad de que varias empresas se comuniquen en un mismo canal de Slack, al mismo tiempo que tienen los suyos propios. Por ejemplo, un proveedor podría tener un canal con varias ecommerce de moda que son sus clientes.

Además de la versión gratuita que viene con lo básico (hasta 10.000 mensajes), hay tres opciones de pago: 6,25€, 11,75€ y una versión a negociar si las necesidades de la empresa son especiales. Las principales diferencias entre estas versiones no están en sus funcionalidades básicas (las conversaciones) sino a extras relacionadas con entorno de desarrollo y programación, además del soporte técnico.

Ventajas:

Es muy intuitivo, pues su diseño es una mezcla de una bandeja de entrada de correo tradicional y Twitter.
Slack tiene una API que permite integrarlo con otras aplicaciones, lo que le hace enormemente útil si lo que se busca es optimizar las comunicaciones.
Está desarrollado de forma que varias empresas puedan compartir canales y tener restringidos los demás.
La versión gratuita parece más que suficiente para la mayoría de pymes.

Desventajas:

Confía su utilidad a la capacidad de clasificación de la información de sus usuarios: si estos no filtran y clasifican bien la información, Slack puede ser frustrante.
Otra desventaja derivada del mal uso: existe el riesgo de que los hilos se eternicen si todos los usuarios utilizan Slack como si fuera un foro.

Trello

Con Trello volvemos a subir un escalón en cuanto a funciones y nos situamos en las aplicaciones de gestión de proyectos. Para hacernos una idea, Trello es la versión simple de Asana. De hecho, los parecidos son tan evidentes que los diseñadores de Asana tuvieron que explicar por qué su creación se parecía tanto a Trello, que apareció también en 2011 pero unos meses antes.

Aunque ambas plataformas están centradas en la gestión de tareas a través de la metodología Kanban de tableros, Asana brilla en unas cosas y Trello en otras. La diferencia principal es que Asana ofrece más opciones de automatización y de seguimiento de tareas, mientras que Trello tiene estas funciones menos desarrolladas. Esto hace que Trello sea más fácil de utilizar que Asana, lo que puede resultar una ventaja.

Trello ofrece tres planes. El primero es gratuito e integra las funciones básicas. Los de pago van de 8,48€ al mes del paquete básico hasta un paquete para empresas cuyo coste depende del número de usuarios que lo vayan a utilizar, un abanico enorme: de los 14,85€ al mes (para hasta 20 usuarios) a los 6,26€ (hasta 5.000 usuarios); si hay más de 5.000 usuarios, hay que negociar con la empresa.

En esta ocasión, las diferencias entre la versión gratuita y la de pago sí son muy visibles. La versión gratuita no solo está más limitada en cuanto a los tableros que se pueden crear por equipos, sino que también se reduce el soporte informático y las funciones más complejas (personalización, automatización, integración de otras apps).

Ventajas:

Su funcionamiento es más intuitivo que otros programas parecidos.
Se puede integrar con un buen número de aplicaciones empresariales como Google Drive, Slack, Evernote o Dropbox, entre otras.
Es ideal para start-ups que usen Kanban.

Desventajas:

La versión gratuita está más limitada que otras opciones que hemos visto.
Es granular pero llega un momento en que si hay muchos tableros y tareas entrelazados, Trello puede resultar confuso.
La competición contra Asana no le ha sentado bien a Trello. Que Asana haya sido creado por exdesarrolladores de Facebook y Google ha convertido Trello en “el otro programa de gestión de proyectos, el que no es Asana”.

G Suite

La apuesta de Google podría asemejarse a la de Microsoft Teams pero esto no es del todo exacto. G Suite ofrece prácticamente todo lo que ofrece Microsoft Teams pero lo hace de forma separada: por ejemplo, el calendario es Google Calendar, el alojamiento es Drive, los programas se crean con Google Docs, las videoconferencias se realizan con Meet, las notas se crean y comparten con Keep…

Decíamos más arriba que G Suite ofrece prácticamente lo mismo que Teams, pero esto no es del todo exacto, pues no ofrece monitorización de tareas ni aporta información sobre el rendimiento de los empleados. Pero G Suite lo deja claro desde el principio: es una versión para empresas de la enorme familia de apps de Google, la mayoría de las cuales se puede utilizar a nivel usuario de forma gratuita.

G Suite tiene tres paquetes de precios: 4,68€, 9,36€ y 23€ al mes. Como ocurría con Slack, las funciones básicas son las mismas en los tres paquetes y lo que añaden las versiones de pago son funciones enfocadas a entornos de programación y seguridad informática.

Ventajas:

Integra las principales aplicaciones de Google.
Muchos de sus programas son complementos perfectos para suplir las carencias de otros que no integren funciones como videoconferencia, calendarios, mapas o almacenamiento en la nube, por ejemplo.

Desventajas:

No ofrece un entorno de trabajo unificado como Teams, Asana, Trello o Slack.
Teniendo en cuenta que el uso de los programas de Google es gratuito, resulta complicado que una empresa quiera pagar por un producto cuya diferenciación está en ofrecer funciones para desarrolladores.

La mejor opción

Naturalmente, no hay un programa que pueda considerarse “el mejor”, pues esta valoración dependerá de las necesidades de cada empresa. Para empezar, hay que tener claro qué uso se va a hacer del programa. De nada sirve contar con un Microsoft Teams solo para conferencias; para eso, valdría con Zoom o con Meet, de Google, que es gratis.

Antes de elegir un programa u otro hay que analizar cómo era la gestión del día a día de la empresa cuando todos los empleados compartían un mismo espacio. Una vez analizado esto, hay que hacerse preguntas: ¿nos valdrá solo con el seguimiento de las tareas, querremos saber además cuánto tiempo dedicamos y a qué, trabajaremos de forma colaborativa y simultánea, abriremos un canal de comunicación adicional con nuestros proveedores…?

Un buen análisis previo impedirá adquirir un programa que se vaya a infrautilizar, así como obligar a los trabajadores a aprender el funcionamiento de un software que tarde o temprano van a desechar.

Al mismo tiempo, tener claro qué se espera del programa evitará la tentación de sobrecargarlo con funciones intrascendentes ¿Recuerdas Slack y su intención de reducir los correos electrónicos? De poco servirá si las cadenas de correos son sustituidas por hilos de mensajes que no dicen nada importante. ¿Y Trello o Asana? Flaco favor harán a la start-up si cualquier mínima acción tiene que ser registrada, categorizada y vinculada a tareas más importantes.

En la actualidad hay varios programas capaces de gestionar el día a día de una empresa y la comunicación entre sus trabajadores. Dedicar algo de tiempo a preguntarse cuál de ellos se ajustará mejor a la compañía (y no al revés) es un proceso que requiere tiempo, pero que vale la pena hacer. Al fin y al cabo, la comunicación interna articula las empresas, así que hay que es importante dar con el canal adecuado.