Así puede digitalizarse la pyme a la nueva era del teletrabajo

La tecnología de Kenjo ha sido diseñada para facilitar el teletrabajo pensando en los trabajadores millennials.

Hasta el momento, los proveedores tradicionales de software de Recursos Humanos han estado centrados en la organización de los procesos, careciendo de la flexibilidad que demanda una fuerza laboral dinámica que cambia constantemente en relación con la digitalización.

Esta plataforma, que ofrece una gestión integral de los recursos humanos, permite que los equipos trabajen de forma remota, permanezcan conectados con sus organizaciones y, lo que es más importante, posibilita un control práctico sobre el desarrollo personal y profesional del trabajador sin importar en qué parte del mundo se encuentra.

El modelo de éxito

“Sabemos que el futuro de los negocios ha cambiado y el desafío será que las compañías se adapten a esta nueva normalidad, con una necesidad de digitalizarse”, comenta Diego Padilla, CEO de Kenjo.

La compañía está perfectamente preparada para ayudar a los directores de Recursos Humanos a hacer la transición hacia esta nueva forma de trabajo. Si las compañías no se preparan para el cambio en los patrones de trabajo de los empleados, sufrirán las consecuencias de no adaptarse al ritmo adecuado”.

¿Qué ha llevado a Kenjo a tener éxito en estos tiempos en los que lo digital sigue ganando terreno? Padilla lo explica detenidamente. Son una plataforma integral de recursos humanos. Vamos a que la integral de recursos humanos para empresas de tamaño pequeño y medio, de entre 25 a 500 empleados.

“En todo lo que son paneles administrativos, podemos reducir la carga de personal entre un 40 y un 70%”

Se dedican dos cosas. “Por un lado, en todo lo que son paneles administrativos, podemos reducir la carga de personal entre un 40 y un 70%”, expone. Es decir, nuestra plataforma se convierte en una especie de portal de empleado, que es la interfaz de comunicación para todo lo que tenga que ver con la gestión de personas entre empleador y empleado.

“Gestionar vacaciones, cambiar cuenta bancaria, enviar un mensaje a recursos humanos, etc”, relata. Esa es la parte administrativa. La segunda rama es la gestión del talento. Lo que hacen es ayudar al departamento de Recursos Humanos una vez que ha digitalizado las operaciones.

“Les ayudamos a sacarle el partido a la plantilla, a ver si tienen idea incrementar el dinero de los empleados, conseguir que se queden en la empresa mayor tiempo posible y lo hacemos a través de objetivos”, comenta.

Kenjo actúa como un complemento para fijar metas a nivel de empresa e individual, a llevar a cabo evaluaciones de desempeño de una manera constante, a detectar posibles problemas etc. Estas dos cosas se integran dentro de una misma plataforma.

“Cobramos un precio que varía entre los cuatro y los cinco euros por empleado activo”

En cuanto a su modelo de negocio, es un software que como servicio está en la nube. “No requiere de ningún tipo de inversión en cuanto a infraestructura por parte del cliente”, dice Padilla.

Lo único que tiene que hacer es, una vez que tenga la licencia, conectarse a través de la aplicación y usar la herramienta. “Cobramos un precio que varía entre los cuatro y los cinco euros por empleado activo, de modo que va en función con el tamaño de la empresa y haciendo el negocio muy sencillo”, afirma.

En términos de facturación, las expectativas de la empresa pasan por cuadruplicar la facturación que consiguieron en 2019. “Estamos en rango y pensamos que lo vamos a superar”, aventura Padilla.

Además, cuentan con una plantilla de 16 personas y quieren llegar hasta los 60 trabajadores, dada la alta demanda que están absorbiendo, además de querer alcanzar el objetivo de triplicar el número de clientes de aquí a final de año. “Pasar de esos 120 hasta llegar por encima de los 350”, argumenta.

La importancia del teletrabajo en las pymes

Según el Banco Mundial, las pymes representan la mayoría de las empresas en todo el mundo y son importantes contribuyentes a la creación de empleo y al desarrollo económico mundial.

Estas empresas representan alrededor del 90% del tejido empresarial y más del 50% del empleo a nivel mundial. Este gran número de empresas con una clara necesidad en la transformación en la gestión de empleados avala el modelo de negocio que persigue Kenjo.

Julian Teicke, CEO de Wefox Group y uno de los inversores, considera que “estamos presenciando un cambio sin precedentes en todo el mundo a medida que las empresas y la sociedad se ven gravemente afectadas por la propagación del coronavirus, para el que muchas organizaciones simplemente no estaban preparadas".

“Incluso antes de que llegará el coronavirus, ya sabíamos que el futuro de los negocios cambiaría a medida que más personas demandará trabajar de forma remota”

“Incluso antes de que llegará el coronavirus, ya sabíamos que el futuro de los negocios cambiaría a medida que más personas demandará trabajar de forma remota”.

Además, con las nuevas generaciones que crecen con la tecnología al alcance de la mano, parecía lógico que esta evolución estuviera ocurriendo; sin embargo, el coronavirus “ha forzado este cambio casi de la noche a la mañana”, concluye Teicke.

Teniendo en cuenta todo esto, ¿qué facilidades da el teletrabajo? “Por un lado, permite a los empleados mejorar la conciliación de la vida laboral en la vida familiar”, comenta Padilla.

Al trabajador se le da más tiempo y más flexibilidad de cara a cómo organizar el trabajo. “Una de las cosas que hemos notado, que hasta ahora no se había planteado, es el tema de los objetivos: que sean claros, establecidos, y transparente para los trabajadores”, señala. Algo que la vía remota ha facilitado.

Contar con más de flexibilidad a la hora de organizar el día, el trabajo más enfocado a resultados y no tanto a la retención puede suponer un punto favorable. “Supone además un ahorro, lógicamente, de costes porque esos empleados no tienen que ir a la oficina y de tiempo”, analiza.

De cara a la empresa puede ser una ventaja competitiva a la hora de atraer y retener el talento. “Aplicar este modelo puede ser muy atractivo para ciertas posiciones, pero también para la conciliación en algunas personas”, destaca el CEO de Kenjo. Por eso, incluir esta estrategia en la atracción y retención de talento y retención de talento puede resultar beneficioso a la postre.

La aplicación e incremento de la productividad

¿Supone el teletrabajo un incremento de la productividad? Tal y como señala Padilla, esa es la tendencia general que se está observando.

“Las compañías se han adaptado en general muy bien, mientras que hay personas que valoran mucho tener un espacio más tranquilo en el que se produzcan menores interrupciones, ya que al trabajar desde casa se eliminan muchas interacciones espontáneas que ocurren en una oficina”, asevera.

“Hay un punto negativo que es la falta de contacto social físico y en el corto plazo hemos visto una tendencia en este sentido”

Así, el CEO de Kenjo sí que ve una dinámica de que, sobre todo los empleados, lo agradecen. “Es cierto que hay un punto negativo que es la falta de contacto social físico y en el corto plazo hemos visto una tendencia en este sentido”, comenta.

Los trabajadores demuestran ser más productivos, tienen más horas de trabajo enfocado con una mayor concentración y por la parte del empleador lo que les llega es que ha habido una rápida adaptación. “El empleado en general lo agradece, al mismo tiempo que el feedback que nos llega es más positivo que negativo”, argumenta.

También es cierto, añade, que se han encontrado cómo algunas empresas, las menos, tienen un enfoque más de control sobre el empleado.

“Una pequeña parte del mercado se ha centrado más a saber que el trabajador está activo al menos ocho horas al día, pero bajo mi punto de vista, la forma adecuada de enfocar esto es hacerlo de una manera colaborativa: buscar una buena relación de confianza y de trabajar juntos”, sentencia.

Los pasos para desarrollar un teletrabajo óptimo

Los pasos a seguir por parte de las empresas para implementar el trabajo remoto requieren de varias fases. La primera es la parte que ha pasado ya la mayoría de las empresas que tiene que ver con la deslocalización de las comunicaciones.

“Esto pasa por tener mantener la comunicación a distancia, mediante videollamadas, un sistema de mensajería instantánea dentro de la empresa y, en muchas ocasiones, un sistema de gestión de tareas y proyectos”, describe Padilla.

“La verdad que las pymes han puesto en marcha el teletrabajo a una velocidad increíble”

En este sentido, el máximo responsable de Kenjo cree que la adaptación está siendo muy rápida. “Estamos en contacto con empresas de 20 a 500 empleados, que son pymes de tamaño medio y la verdad que se han puesto en marcha una velocidad increíble”, ejemplifica.

Y, luego, el segundo punto, que la fase en la que se encuentra ahora el tejido empresarial ahora es la estrategia de comunicación. “Es un poco lo crítico o estratégico el hecho de mantener la comunicación entre los equipos”, comienza. “Ahora hay que ver cómo conseguimos que esto se mantenga en el tiempo consolidando la productividad de los empleados”, agrega.

Asimismo, establecer objetivos y hacerlo de manera transparente. “Todo el tema de la separación entre desempeño según qué empleado, feedback, y demás son cosas con las que ayudamos a las empresas, más en esta segunda fase”, expone. “Digitalizar todas las operaciones relevante de recursos humanos, de gestión de personas es un pasito más allá”, asegura.

Después, hay un último aspecto relacionado con este proceso, que es el cumplimiento con la legalidad. Especialmente, con el control horario de las empresas. “Esto hay que seguir teniéndolo en cuenta, aunque no se trabaje en la oficina”, subraya Padilla.

El coste de las pymes para aplicar el teletrabajo

Una de las cuestiones que muchos empresarios pueden plantearse es cuál es el coste de de implementar el teletrabajo. En esta línea, tal y como explica Padilla, depende del tamaño que tenga la empresa, de hasta donde quiera llegar. “Hay compañías que incluyen no sólo las herramientas que necesitan, sino también temas logísticos”, indica.

Por ejemplo, para ayudar a los empleados con el equipamiento a casa, como una buena silla o una mesa de calidad. Estos parecen temas de segundo orden, pero para poder trabajar desde nuestro domicilio cuando estás horas en una silla sentado es importante tener un mobiliario adecuado.

También muchas empresas están teniendo en consideración que sus empleados tengan un buen espacio de trabajo. Después, otra área a tener en cuenta es el de la salud mental. Es algo que estamos viendo que empieza a tener ahora relevancia.

“Llevamos unos meses de confinamiento trabajando desde casa con un contacto físico muy reducido y empezamos a notar que hay un aspecto de la salud mental que también es importante atender”, relata. Es importante enseñar a los trabajadores y a los encargados líderes de equipo a trabajar y coordinarse en esta nueva situación.

“Hay que ser consciente y establecer unos límites, además de unas pautas de trabajo etc”.

Si un empleado, por ejemplo, pasa más horas delante del ordenador que cuando estaban en la oficina, hay que tenerlo en cuenta, según afirma Padilla. “Hay que ser consciente de ello y establecer unos límites, unas pautas de trabajo etc.”, opina.

“Es un poco relativo en cuanto a que varía mucho el espectro de áreas e iniciativas que se pueden poner en marcha para llevar a cabo el trabajo”, añade. Idealmente habría que tomar todos estos puntos como referencia: la tecnológica, la educación, la economía, el puesto de trabajo, la salud mental etc. “Eso sí, no todas tienen los recursos para llevarlo a cabo”, matiza.

Los sectores más necesitados y los que presentan más dificultades para implementar el teletrabajo

Otro tema llamativo puede ser cuáles son las compañías que han tenido más necesidades de aplicar el trabajo en remoto y qué sectores han presentado más dificultades. En relación a lo segundo, dice Padilla, son empresas cuya demografía es un poco más avanzada.

“Por ejemplo, una empresa de construcción o de un sector como la logística que están un poco menos digitalizados en general, les está costando más”, describe. Ahora los sectores industriales como el turismo o la hostelería no han visto mucho las necesidades hasta ahora.

Por otra parte, todos los segmentos más afines a la tecnología son los que han tenido esa necesidad, porque sí podían seguir manteniendo el negocio, moviéndose y estaban mucho más preparados para ello. “Entonces, los primeros realmente que han visto réditos han sido estas áreas”, concluye Padilla.

A modo de conclusión, parece que el teletrabajo ha llegado para quedarse, si bien no a modo completo, pero para un modelo mixto en el futuro. De este modo, muchas compañías pequeñas y medianas cada vez más avanzarán en sus procesos de digitalización y lo irán aplicando.