El auge y la evolución de la tecnología ha traído consigo no pocas problemáticas, pero a la vez también multitud de soluciones que nos han hecho la vida muchísimo más sencilla durante los últimos años. Ya os hemos hablado en anteriores ocasiones, por ejemplo, de cómo daros de alta como autónomos de forma online, pero hoy vamos a algo aún más básico. Algo que, a su vez, nos servirá para solucionar multitud de problemas distintos sin tener que poner un pie en las oficinas de Hacienda o de la Seguridad Social más que para lo estrictamente necesario. Hablamos de uno de los mayores regalos que nos han hecho a los autónomos: el certificado digital.
Si hay algo que nos viene bien a los trabajadores por cuenta ajena, además de tener muchos ingresos, es disponer de tiempo. Para que nuestra empresa vaya lo mejor posible, sí, pero también para disfrutar de los nuestros, ¡no todo va a ser trabajar! Los trámites burocráticos, por desgracia, nos hacen perder muchísimo tiempo sin generar ingresos. Son todo lo contrario a lo que deberíamos estar haciendo, pero se acabó. Ahora, gracias a la firma digital, los autónomos podemos realizar prácticamente cualquier gestión desde casa, o desde nuestro puesto de trabajo. En cualquier momento y en cualquier lugar. Incluso podemos delegar en nuestros gestores si lo consideramos oportuno.
¿Y sabéis qué? Que es una auténtica gozada. Se acabó el estar perdiendo un tiempo que no tenemos. El tener que estar restándoselo a los nuestros porque el trabajo hay que hacerlo igualmente y lo fácil es quitárselo al tiempo de disfrute. Y se acabó el tener que aguantar las caras de mal humor de ciertas personas que deberían estar para ayudar y que no hacen sino ponérnoslo más complicado si cabe. ¡El futuro era esto!
El certificado digital para autónomos, ¿por qué debes tenerlo?
Solemos darle todo el protagonismo de nuestra actividad laboral al dinero que ganamos con ella, pero… ¿qué es el dinero sino una forma de valorar el tiempo que empleamos en desarrollarla? Puede parecer una bobada, pero la película In Time, protagonizada por Justin Timberlake, nos enseñó a ver este aspecto desde otro prisma. Cuando trabajas por cuenta ajena no eres tan consciente, está deseando que llegue fin de mes para cobrar tu nómina y ya. Sin embargo, cuando eres autónomo sabes que todo se mide en tiempo.
Te haces consciente de que cada cosa que haces debe darte algún tipo de rédito o no merece la pena, y de que hay trabajos que es mejor no coger porque simplemente no compensan. No compensan, decimos, porque el tiempo que requiere llevarlos a cabo, a cambio de la cantidad que vamos a cobrar, hace que no salga rentable. ¿Y qué decir de los papeleos y la burocracia? Hay que tenerlo todo al día, sí, pero mientras hacemos colas y discutimos con el funcionario de turno se nos está yendo el tiempo, y eso son plazos de entrega que estamos incumpliendo y dinero que se nos está escapando de entre los dedos.
Y eso por no hablar del tiempo que perdemos de estar con nuestra familia. Porque a los plazos hay que llegar y el dinero es necesario para llegar a fin de mes. ¿Y a qué viene todo esto? Pues a que para los autónomos la firma digital ha sido una auténtica bendición. Se acabó el tener que ir a Hacienda cada dos por tres, o a la Seguridad Social. Con el certificado digital los autónomos ganamos en calidad de vida. Hoy vamos a contaros todo lo que podéis hacer con él, cómo conseguirlo… ¡y qué gestiones podéis agilizar tremendamente!
Pasos para conseguir el certificado digital
Uno de los problemas que nos encontramos a la hora de hablar del uso del certificado digital por parte de los autónomos es que no sabemos cómo hacernos con el nuestro. En realidad, como veréis a continuación, resulta de lo más sencillo hacerse con él. Requiere de un poco de tiempo y una visita física, pero creednos, será el tiempo mejor invertido de vuestra carrera hacia el emprendimiento. ¡Y no podría resultar más fácil!
- Lo primero que hay que hacer es al apartado de certificados de la web de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre, ¡aquí os dejamos el link! Como autónomos, necesitamos el certificado digital para personas físicas (el mismo que utilizará cualquier otro ciudadano).
- El siguiente paso es solicitar el certificado digital. Para ello, tendremos que rellenar los campos que se nos solicitan (número de identificación, primer apellido, email y confirmación de dicho email).
- Una vez lo tengamos, tendremos que leer y aceptar las condiciones de expedición del certificado digital de persona física.
- También tendremos que comprobar que nuestro navegador es compatible y, en ese caso, actualizarlo debidamente para que todo vaya como la seda. No os preocupéis, el propio sistema os irá guiando para conseguirlo. Es posible que tengáis que utilizar un navegador distinto a Chrome, pero no os preocupéis, ¡será rápido e indoloro!
- Cuando lo tengamos todo nos llegará un código a nuestro email. Tiene validez temporal, así que aseguraos del tiempo del que disponéis y entonces sí, toca ir de excursión con vuestro NIF a mano. ¿Lo mejor? Utilizar el localizador de oficinas FNMT de acreditación de identidad, ¡así encontraréis la más cercana a vuestra ubicación!
- Una vez verificado, deberéis descargar vuestro certificado en el mismo navegador desde el que lo solicitasteis, ¡y luego podréis exportarlo a vuestro teléfono móvil para llevarlo siempre encima!
Gestiones que poder realizar con el certificado digital
Tal y como os contábamos en el primer apartado del texto, no se sabe lo ventajoso que resulta el certificado digital para los autónomos hasta que no se empieza a escarbar un poco en el tema. Ocurre exactamente lo mismo que con el carné de Familia Numerosa, que parece que algunos lo tienen de adorno, ¡y que nos permite ahorrarnos unos euros a final de año! En este caso no es que vaya a hacernos ahorrar más (que también), sino que el certificado digital de la Fábrica de Moneda y Timbre nos va a ahorrar un tiempo precioso que vamos a poder dedicar a otras actividades más productivas.
Eso sí, ¿qué catálogo de gestiones con certificado digital tenemos realmente a nuestro alcance? ¿Merece realmente la pena perder parte de una mañana en solicitarlo o es preferible seguir acudiendo a nuestras citas principales de toda la vida? Creednos, os vais a sorprender de lo útil que es para los autónomos el certificado digital. Y peor aún, no vais a parar de preguntaros por qué no os lo hicísteis antes. Pero, ¡eh! De nada sirve lamentarse, así que en cuanto terminéis de leer el post, lo primero que debéis hacer es empezar la gestión para ir a por él esta misma semana.
- Dar un alta o baja en el RETA (o simplemente modificar datos)
- Presentar las declaraciones de IVA de autónomos
- Hacer cualquier tipo de consulta para la que haga falta presentar algún tipo de identificación…
Las ventajas de contar con el certificado electrónico para los autónomos son muy numerosas, y hoy vamos a ver algunas de las más comunes. Tan sencillo como tenerlo en el ordenador, o incluso en nuestro teléfono móvil, y hacer y deshacer conforme vayamos necesitando. ¡Ya era hora de que nos facilitasen un poco la vida!
Alta o Baja en RETA
El Régimen Especial de Trabajadores Autónomo (RETA) es el organismo ante el que debemos rendir cuentas cada vez que hay algún tipo de variación en nuestra actividad. Es al que debemos informar de que empezamos a funcionar como empresarios individuales (alta en el RETA), de que vamos a dejar de hacerlo (baja en el RETA) o de que ha habido cualquier tipo de cambio en nuestra situación. Eso sí, gracias al certificado digital los autónomos ya no tenemos que perder toda una mañana de trabajo para arreglar estas cosas. En apenas unos minutos, desde casa o desde el trabajo, lo tenemos listo sin mayor problema.
Lo único que debemos hacer es acceder a la web del Ministerio de Inclusión, Seguridad Social y Migraciones, ir al apartado específico (os dejamos el link aquí) y elegir la opción que estemos buscando. Nosotros somos de la opinión de que todas estas cosas deberían enseñarse entre el colegio y el instituto. Al final nadie nos prepara para ser empresarios, y sin nosotros… ¿qué sería del tejido económico de este país? Llevamos varias generaciones teniendo que aprender a base de golpes, de ensayo y error. ¡Por suerte, en esto de la tecnología lo tenemos un poco más fácil para ayudarnos unos a otros!
En este caso, lo único que tenéis que hacer es pulsar el botón ‘+’ que hay junto a la opción que necesitáis para desplegar las opciones y elegir la primera, ‘Certificado Electrónico’. Una vez habiendo demostrado que sí, que sois vosotros, lo único que os quedará será formalizar la alta o baja en el RETA, ¡o cambiar la información que consideréis oportuna!
Simple, ¿verdad? ¡Pues vais a alucinar pepinillos con lo que viene ahora!
Presentación de modelos por Internet
Son muchos los modelos que nos toca presentar ante las autoridades cuando decidimos empezar una aventura empresarial. Desde los modelos 036 y 037 con los que notificamos que iniciamos nuestra actividad, hasta los 130 y 303 que debemos presentar cada cierto tiempo para hacer frente a las declaraciones trimestrales de autónomos. Hacienda y los autónomos son un matrimonio no muy bien avenido pero que, como los de algunos de nuestros antepasados, están condenados a entenderse. Aquí no hay divorcio posible, ¡así que más vale que aprendamos a llevarlo lo mejor posible!
Es en este tipo de circunstancias, en las citas periódicas ineludibles, en las que más notamos la no necesidad de tener que estar yendo y viniendo con papeles a las oficinas pertinentes. De igual modo que la pandemia de coronavirus ha potenciado la telemedicina, la situación sanitaria excepcional ha hecho que abramos los ojos de una vez por todas con este sistema de gestión. Sí, probablemente se pensó para descargar de trabajo a los funcionarios, pero oye, de rebote nos lo hemos terminado llevando nosotros, ¡así que habrá que aprender a sacarle el máximo partido posible!
Y si no termináis de verle la ventaja a esta forma de funcionar, preguntadles a amigos y familiares de cierta edad cómo tenían que hacer frente ellos a este tipo de situaciones. La de horas y horas que perdieron de ocio y de estar con su familia por culpa de la burocracia, ¡lo bien que les habría venido poder hacer la mayoría de sus trámites de forma telemática! La verdad, no os vemos a decir que el pago del IVA se haga con más alegría que antes, pero al menos sí es bastante menos engorroso, ¡y eso se agradece una barbaridad!
- Aquí os dejamos el acceso al modelo 303 de autoliquidación del IVA.
Cambios en la base de cotización
La base de cotización es la cuantía que elegimos los autónomos para marcar qué cantidad estamos dispuestos a pagar en nuestra cuota mensual. Lo normal es que vayamos a la mínima, pero lo cierto es que dicha cuantía es la que marca las prestaciones sociales a las que tendremos derecho, por lo que lo normal, si podemos, es que los últimos años de nuestra vida laboral intentemos subirla lo máximo posible. ¿Y a qué nos referimos con prestaciones sociales? Pues a derechos por situación de desempleo, incapacidad, paternidad o incluso jubilación. Hasta hace unos años algunas de estas cosas eran absolutamente impensables para un trabajador por cuenta propia, ¡pero poco a poco vamos avanzando!
El caso es que, aunque podemos hacer cambios en la base de cotización de autónomos hasta cuatro veces al año, una con cada trimestre, el mero hecho de pensar en perder tiempo en eso hacía que lo dejásemos únicamente para la recta final de nuestra vida laboral. Sin embargo, tal y como os hemos contado, es probable que nos venga mejor hacerlo más a menudo para aprovecharnos de las ventajas con las que contamos en la actualidad.
Por cierto, existen tres tipos de base de cotización, y nosotros siempre aconsejamos que os ajustéis a la más cara que podáis permitiros:
- La más pequeña: 944,40€ (con una cuota de autónomos de 283,32€)
- La cotización base: 1.214,10€ (con una cuota de autónomos de 364,22€)
- La mayor: 4.070,10€ (con una cuota de autónomos de 1.221,03€)
¿Y cómo se cambia de una a otra de forma telemática? Pues resulta tan sencillo como ir a la web apropiada del Ministerio, logarnos con nuestro certificado electrónico para demostrar que somos nosotros los que iniciamos el trámite y elegir una cuantía, ¡así de fácil!
Las facilidades del certificado digital para los autónomos
Ya os hemos contado muchas de las principales ventajas del certificado digital para los autónomos, pero no está de más que recojamos las principales facilidades que esta firma digital electrónica nos aporta en el día a día:
- Para empezar, el certificado digital nos aporta mucha más seguridad. Solo puede ser utilizado desde los dispositivos que nosotros autoricemos, y los documentos electrónicos validados con él están mucho más protegidos que los clásicos impresos en papel. La seguridad electrónica ha llegado para hacernos la vida un poco más fácil, ¡y eso es algo de agradecer!
- Ahorro, ahorro y más ahorro. De tiempo, de papel, de dinero y de disgustos. Se acabó el tener que buscar entre montañas y montañas de documentos impresos. Ahora, con una simple búsqueda en nuestro ordenador, nuestro móvil o nuestro email, tendremos cualquier documento a mano en un abrir y cerrar de ojos.
- Se acabaron los apuros por no llegar a las citas. ¿Cuántas veces perdimos una cita por no poder llegar a tiempo y tuvimos que alargar un proceso de vital importancia? Pues eso se acabó. La mayoría de los trámites son accesibles las 24 horas del día. Solo hay que saber organizarse con los que tienen una fecha límite a la hora de ser cumplimentados, ¡aunque eso ya nos pasaba antes!
- Mayor sincronización a la hora de rellenar datos. El hecho de olvidarnos de tener que rellenar documentación a mano no solo evita equivocaciones, sino que resulta mucho más útil de cara a la comprensión del texto por parte de los funcionarios de Hacienda y la Seguridad Social. ¿Cuántas veces hemos tenido un problema porque han leído lo que no era? (Mucha culpa es de nuestra letra, ojo). ¡Y eso por no hablar de números que bailan en un número de cuenta!
¿Existe obligación de tener el certificado digital para los autónomos?
Técnicamente, no. Eso sí, cada vez son más los trámites que debemos realizar por internet tanto en Hacienda como en la Seguridad Social, y el sistema más sencillo de acceder a ellos para los autónomos es el certificado digital. Sí, también podemos acceder con Cl@ve o con DNI electrónico, pero os aseguramos que la firma digital es la forma menos engorrosa de hacerlo.
- En Hacienda, por ejemplo, las declaraciones anuales ya solo pueden realizarse por internet.
- En la Seguridad Social, sin embargo, la totalidad de los trámites son ya telemáticos. No nos ha quedado otra que modernizarnos, así que ya que estamos… ¡hagámoslo bien!
Solicitad vuestra clave, id a una oficina autorizada, descargar vuestro certificado digital en el ordenador, exportadlo al teléfono y empezad a vivir de una manera mucho más desahogada. Se acabaron las colas, las salas de espera, las ventanillas y las musiquitas interminables al teléfono. Bienvenidos a un futuro en el que los emprendedores toman las riendas de sus negocios interactuando lo justo con la Administración, ¡y de la manera más eficiente!
