No todo lo que nos toca hacer en nuestro trabajo tiene por qué gustarnos. De hecho, serán muchas las ocasiones en las que tengamos que cumplir con un trabajo que no nos gusta pero que, inevitablemente, hay que hacer. Postergar esos asuntos puede repercutir negativamente en el funcionamiento del trabajo del equipo y, por tanto, en la productividad de la empresa.
La organización del trabajo para un autónomo o para un emprendedor es básica para poder cumplir los objetivos. Y no digamos cuando el trabajo se reparte en un grupo de personas que tienen que coordinar sus tareas para conseguir la meta marcada. Nos parece importante conocer el significado de procrastinar y ver qué consecuencias puede tener en nuestra empresa. ¿Cómo podemos ser más eficientes y obtener mejores resultados? Lo vemos a continuación.
¿Qué es la procrastinación?
¿Cuántas veces has escuchado eso de 'no dejes para mañana lo que puedas hacer hoy'? Todos hemos pecado alguna vez de ello y no es infrecuente aplicar ese pensamiento al trabajo. ¿Quieres saber qué es procrastinar? La procrastinación consiste precisamente en aplazar las tareas pendientes y eso afecta, como es obvio, a la productividad.
La procrastinación pasa por diferentes etapas:
- Incomodidad por esa tarea que tienes pendiente (y lo sabes).
- Ocupación en otras tareas menos importantes a sabiendas de que tienes ese engorroso asunto pendiente.
- Justificación con cualquier excusa para convencernos de que ya abordaremos esa tarea 'después' o 'mañana'.
Esto es fatal para la organización de los emprendedores porque reduce la productividad y eso supone un elevado coste.
Dicen los expertos que son los jóvenes los más propensos a procrastinar y que, en la mayoría de ocasiones, esta actitud tiene que ver con la ansiedad, el estrés o la depresión.
Por eso, para que el trabajo sin hacer no se acumule -lo que incrementará aún más nuestro estrés- es importante evitar distracciones y servirse de herramientas que nos ayuden a organizar el tiempo y las tareas para 'obligarnos' a hacer hoy lo que estamos pensando dejar para mañana.
Organizarse mejor para conseguir objetivos en emprendimiento
Cuando emprendemos un negocio, lo hacemos con los objetivos claros. Y no debemos perderlos de vista cuando en nuestro día a día nos toca hacer tareas que no son del todo de nuestro agrado o que sabemos que nos van a robar mucho tiempo porque son más complicadas de hacer.
Muchas veces, lo mejor para la organización de los profesionales autónomos es quitarse cuanto antes precisamente esas tareas menos agradables.
Eso nos permitirá después ser mucho más eficientes con el resto del trabajo, porque no estaremos pensando en que debimos empezar primero por ese otro asunto que es más urgente pero menos atractivo de hacer.
Para saber cómo organizarse mejor hay que establecer objetivos, priorizar lo importante, atender a los plazos de entrega y distribuir el tiempo en función del que requiere cada asunto. Sólo así conseguiremos que no se nos eche el tiempo encima o que se nos quede para el final la tarea más urgente o más complicada de resolver.
Además, siempre pueden surgir imprevistos y eso puede significar que esa tarea que era ‘para ayer’ corra el riesgo de no poder terminarse a tiempo.
Por eso, tenemos que echar mano de todas las herramientas que tengamos a nuestro alcance para organizar el trabajo del equipo de la manera más eficiente y productiva posible. Es, por tanto, imprescindible la organización y asignación de tareas para cumplir con los plazos y no quedar mal con los clientes.
Apps para organizar tareas que te ayudarán
Para un emprendedor es muy importante aprender a organizar su tiempo de la manera más eficiente para trabajar con la mayor productividad posible. Y, para eso, existen algunas apps de organización de tareas que nos pueden resultar muy útiles en nuestro día a día, Si quieres ser más productivo trabajando desde casa o en la oficina, toma nota:
Google Calendar
Con tantas tareas que hacer a lo largo del día es importante la organización y para eso puede ser un buen aliado Google Calendar, una herramienta con la que puedes gestionar toda tu actividad de manera organizada, una de las claves para ser más productivo.
Es imprescindible llevar una agenda con las cosas pendientes y los plazos de entrega, anotar las reuniones y priorizar lo urgente y lo importante.
Además, es una aplicación que se vinculará con tu teléfono móvil y te enviará notificaciones para que no olvides nada. Y sólo tienes que vincularla a tu cuenta de gmail.
Trello
La app Trello es una herramienta de gestión de proyectos muy utilizada para organizar tu trabajo. Olvídate de los post-its que luego se caen al suelo y se olvidan. Con esta aplicación se trabaja con post-its virtuales que te permiten organizar las tareas de un grupo en un listado en el que, por columnas, iremos sabiendo qué tareas quedan pendientes, cuáles están ya en marcha y cuáles se han terminado.
Es una herramienta muy sencilla que permite el etiquetado por colores, para identificar rápidamente lo que está hecho y lo que no, perfecta para un modo de trabajo colaborativo en un equipo profesional.
Remember the milk
Remember the milk es una app de notas con la que puedes activar notificaciones sobre tareas, compartir listas y enviar tareas a otras personas, organizar y priorizar tareas y un montón de opciones más que te ayudarán a tener el trabajo mucho más organizado.
Además, es posible programar alertas sobre tareas importantes y el aviso no sólo te puede llegar a la herramienta, sino también a otras aplicaciones como Twitter o incluso por correo electrónico o por SMS.
Todoist
Todoist es una app multiplataforma que te permite gestionar tus tareas de forma sencilla y muy visual y con un montón de funciones que mejorarán tu productividad y la de tu equipo.
Con su versión de pago, además, puedes ampliar sus prestaciones y la herramienta te permitirá añadir etiquetas y recordatorios en las tareas, generar notificaciones basadas en la geolocalización, adjuntar archivos a las tareas, etc.
