Las ventajas de la oficina sin papel
05 Agosto 2019 17:08
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Desde hace décadas, las empresas tienen como objetivo hacer de sus oficinas un lugar sin papel con el propósito de realizar las gestiones de manera más ágil, ahorrar costes y de ser más sostenibles respecto al medioambiente.
Actualmente no hay una empresa totalmente digital en la que el papel sea inexistente. Estamos viviendo una transición que prevé que en un plazo de diez años haya organizaciones totalmente digitalizadas sin necesidad de tener que imprimir documentos. La idea es que las oficinas no utilicen el papel.
Mientras el día de las oficinas libres de papel llega, hay propuestas para que el uso de papel sea más sostenible.
Propuestas como Basurama, orientada a gestionar los desechos de manera responsable:
Y propuestas como Sheedo, que ofrece al papel una segunda vida, literalmente…
Más allá de contribuir al cuidado del medioambiente, las oficinas paperless son más eficientes a la hora de realizar trámites burocráticos y, en general, de trabajar. Estos son solo ejemplos de los beneficios que pueden tener las empresas que utilizan la gestión documental a su negocio.
En las oficinas sin papel todas las gestiones se hacen online, una forma mucho más rápida de entregar, enviar o recibir archivos. Además, un documento digital es más sencillo de buscar que si se encuentra en formato físico puesto que solamente escribiendo la palabra clave en el buscador, el dispositivo encontrará en cuestión de milésimas de segundo lo que estás buscando.
Por otro lado, la información digital resulta más fácil de compartir entre los empleados, socios o proveedores. El correo electrónico y la nube son un ejemplo de vías que posibilitan que en un par de clics los documentos estén a disposición de diferentes usuarios. La digitalización permite que varios empleados estén editando un mismo documento cada uno desde su propio dispositivo y en tiempo real.
La firma de facturas y contratos también es posible hacerla de forma totalmente digital. Se envían mediante correo electrónico o desde la nube y gracias a herramientas como PDF, que permiten plasmar firmas y sellos, las personas interesadas pueden cumplimentar estos documentos desde cualquier punto del planeta sin tener que estar físicamente en el lugar de la firma.
Por ejemplo, si un empleado entrega una factura a nombre de la empresa, este recibo en primer lugar se digitaliza, es decir, se escanea y se envía por email para que el trabajador pueda cobrar el dinero. Actualmente todas las empresas guardan una copia online y otra en formato físico. El objetivo es que, en pocos años, la copia física sea prescindible y que las empresas solamente utilicen los documentos online para realizar cualquier gestión.
Directamente relacionada con la primera ventaja, las oficinas sin papel que gestionan sus documentos online aumentan la productividad de los empleados puesto que, en ocasiones, mediante un par de clics es posible realizar una tarea que antes de la digitalización podría tardar horas, como el envío de documentos.
Asimismo, las oficinas sin papel aportan movilidad a los empleados y esta es una forma de hacerlos más productivos. Ya no es necesario estar en un punto de trabajo fijo, sino que, gracias a la nube y a los documentos compartidos, puedes acceder a ellos desde casa, desde el transporte público o desde cualquier ubicación siempre que tengas un dispositivo conectado a Internet.
La digitalización de la información pone a disposición de todos los empleados el acceso a los archivos desde todo tipo de dispositivos y en cualquier lugar de mundo. Este hecho da la opción a las empresas de ofrecer el teletrabajo a sus empleados como parte del salario emocional.
Los trabajadores pueden entrar en la nube desde sus positivos y realizar su actividad profesional desde su propia casa sin tener que desplazarse hasta la oficina, lo que reduce la emisión de gases contaminantes porque no utilizan su vehículo y disminuye el gasto de energía de la empresa al tener a menos empleados conectados.
Uno de los beneficios más visibles de la gestión documental online es la reducción del espacio que estaba dedicado al archivo de documentos. Las oficinas sin papel ya no tendrán que contar con cientos de archivadores y estanterías dedicadas exclusivamente a archivar información puesto que todo se encontrará en la nube o en copias de seguridad online.
El espacio hasta ahora ocupado por archivos puede pasar a otros usos que aporten valor a los empleados, como una zona de ocio para que los trabajadores encuentren la inspiración o, incluso, destinar el espacio a nuevos puestos de trabajo.
En el caso de que no sea necesario dicho espacio, es posible cambiar de oficina a otra más pequeña y reducir en el alquiler.
Gracias a la digitalización cabe la posibilidad de restringir el acceso a la documentación confidencial de la empresa y cifrar dichos archivos para que tan solo los empleados que sepan la contraseña puedan abrirlos en sus dispositivos. La gestión online también registra quién ha hecho los últimos cambios en el documento, incluso permite recuperar una versión anterior, lo que ofrece un control completo de todos los archivos importantes para la empresa.
Por otro lado, en el caso de contar con todos los documentos en la nube es posible realizar copias de seguridad automáticas y periódicas para contar con una versión actualizada diariamente, de tal forma que no sea posible perder nada. Esta medida de gestión documental resulta muy útil en el caso de que haya un delito de ciberseguridad o robo de archivos, sea posible recuperar esos archivos de manera rápida y fácil.
Además, también previene de la posibilidad de perder archivos en un accidente, como por ejemplo un incendio o una inundación. Existen empresas que han experimentado la pérdida de documentos de vital importancia para la organización por no haberlos digitalizado.
Hoy en día imprimir significa consumir energía de la impresora que está conectada a la luz, consumir tinta y consumir papel. Lo que resulta insignificante en pequeñas cantidades, si se imprimen cientos de copias es perjudicial para el medioambiente por la gran cantidad de recursos que gastamos en documentos y que podemos utilizar de la misma manera online.
La gestión documental online cuenta con un impacto directo en la reducción de gastos por parte de las organizaciones. Los factores que se ven implicados es que la compañía deja de comprar papel y tinta y ya no tienen que realizar el mantenimiento de las impresoras.
Como gasto indirecto, la empresa también ahorra en el envío de correo postal ya que todos los documentos pasan a entregarse de manera online.
Es cierto que las empresas que han implementado la gestión documental online tienen muchas ventajas. Sin embargo, el proceso hasta conseguir eliminar el papel de las compañías es complejo y cuenta con algunos inconvenientes.
Durante años hemos trabajado con el papel, estamos acostumbrados a usar documentos tangibles y cambiar al formato online significa transformar la forma de trabajar que teníamos hasta el momento. Para paliar el costumbrismo, la mejor opción es ofrecer a los trabajadores nuevas medidas tecnológicas que faciliten sus procesos.
A la hora de llevar a cabo muchas de las gestiones burocráticas por parte de una empresa, las entidades del Estado aún no están digitalizadas y esto hace que los empresarios o empleados encargados tengan que realizar el trámite administrativo de forma offline, utilizando el papel.
Progresivamente, todas las organizaciones públicas y privadas van incorporando la nueva tecnología en sus gestiones como, por ejemplo, la firma digital, con el fin de que los usuarios puedan agilizar la burocracia.
Utilizar una impresora resulta sencillo para cualquier empleado. Están disponibles en todas las organizaciones y permiten imprimir documentos en cualquier formato, a máxima resolución y con los colores más realistas que nunca.
Desde el ordenador o a través de un dispositivo, en un par de clics es posible tener un documento o una imagen al instante en un papel, que es tangible y al que, en ocasiones, le damos más valor que al mismo documento en formato digital.
La nueva tecnología que utiliza la nube y la formación de las nuevas generaciones que se incorporan al mercado laboral restarán importancia a los formatos offline y dejarán de usar las impresoras.
La transformación digital de una empresa conlleva ciertos gastos, en ocasiones demasiado altos. Es necesario adquirir un hardware y un software que permita tener todos los documentos en la nube de manera segura para evitar ciberataques. Además, también va a ser necesario formar a los empleados para cambiar los procesos de trabajos eliminando el papel de todos ellos. Las empresas que utilizan el DMS ven amortizado el gasto que supone, puesto que las oficinas sin papel cuentan con un ahorro más significativo.
Los empleados deben contar en sus dispositivos con todas las herramientas necesarias para llevar a cabo las gestiones online y esto supone un gasto para la empresa que tendrá que invertir en las plataformas para que puedan compartir documentos en tiempo real o editar archivos en PDF.
Estas herramientas van abaratando su coste conforme se va estandarizando su uso. En unos años, serán habitual los programas de gestión documental en todos los dispositivos que utilicen los trabajadores de una empresa.
Las oficinas paperless requieren un cambio de mentalidad para las empresas y todos los empleados que trabajan en ellas. Es necesario transformar la cultura empresarial hacia un ambiente innovador en el que no existan miedos por cambiar la forma de realizar las tareas diarias.
La clave para realizar la transición entre una oficina tradicional a una oficina sin papel es la formación del personal. Es necesario mostrar a todo el equipo las ventajas de dejar de utilizar el papel y cómo pueden hacerlo de manera sencilla y cómoda sin que repercuta en el resultado de su trabajo.
Para llevarlo a cabo, previamente debes haber realizado un análisis de la gestión de la empresa y en qué cantidad se utiliza el papel en la organización. Si focalizamos en qué sección se utiliza en mayor medida, resultará más sencillo proponer alternativas digitales para los empleados.
Las empresas que ya están asumiendo el reto de convertirse en oficinas paperless obtendrán todos los beneficios de dejar de imprimir en papel, especialmente la ventaja de trabajar en una compañía de manera más eficiente, productiva, colaborativa y sostenible, algo fundamental para las nuevas generaciones que se suman al mercado laboral actual.
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