Que un cliente nuevo te proponga un proyecto de gran envergadura puede ser una oportunidad interesante para tu negocio, pero conviene valorar bien las condiciones antes de aceptarlo. Asumir un encargo importante sin conocer al cliente puede comprometer tu tiempo y tus recursos, especialmente si surgen retrasos, el trabajo se alarga más de lo previsto o los pagos no llegan a tiempo.
Si trabajas por cuenta propia o tienes una pequeña empresa, esta guía te ayudará a valorar si merece la pena asumir el proyecto y qué debes tener en cuenta antes de dar el sí.
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Por qué no conviene decir que sí a la primera
Conseguir un contrato importante puede ser una gran oportunidad, pero las prisas por cerrar el acuerdo pueden llevarte a pasar por alto algunos riesgos. Un proyecto de gran envergadura puede absorber buena parte de tu tiempo y tus recursos durante semanas, obligarte a posponer otros trabajos y dejarte poco margen de maniobra si surgen imprevistos.
Por eso conviene tomarte un par de días, hacer preguntas y comprobar algunas cosas antes de dar una respuesta definitiva. Pedir tiempo no queda mal: muestra que trabajas con criterio.
Qué preguntar a un cliente antes de aceptar un proyecto
Una conversación inicial bien preparada resuelve la mayoría de dudas. Antes de pasar el presupuesto, intenta aclarar:
Qué necesita exactamente y para cuándo. Si el cliente no define bien el alcance del proyecto desde el principio, pueden surgir cambios y tareas adicionales que compliquen la planificación.
Quién decide y quién aprueba. Si varias personas intervienen en el proyecto sin tener claras sus funciones, las aprobaciones pueden retrasarse y el trabajo avanzar más despacio de lo previsto.
Qué material o información te va a dar. Textos, imágenes, accesos o datos: si no llegan a tiempo, tu plazo se amplía.
Cuántas revisiones se incluyen. Es mejor pactarlo desde el principio que discutirlo al final.
Cómo y cuándo pagará. Plazos, forma de pago y si hay anticipo.
Antes de aceptar, comprueba que es quien dice ser. Pide sus datos fiscales (nombre o razón social, CIF y dirección) y revisa que su web y su actividad existen. Si es una sociedad, puedes consultar si está inscrita en el Registro Mercantil. También puedes pedir una referencia a otros proveedores con los que haya trabajado.
Fíjate además en cómo se comporta. Algunas señales deberían ponerte en alerta: mucha prisa por empezar sin firmar nada, regatear el precio al límite, rechazar cualquier anticipo, cambiar de opinión a cada reunión o hablar mal de todos sus proveedores anteriores. Ninguna es una prueba definitiva, pero si se juntan varias, mejor pensártelo.
Cómo saber si el proyecto es rentable
No basta con que el precio parezca bueno. Calcula cuántas horas te llevará de verdad el trabajo, no las que te gustaría que fueran. Ese tiempo multiplícalo por lo que cuesta tu hora, suma los gastos que tendrás (materiales, herramientas, colaboradores) y añade un margen para imprevistos. Y no olvides que de lo que cobres tendrás que pagar impuestos y cuota de autónomos.
Por ejemplo, si estimas que el proyecto te llevará 80 horas y cobras 30 euros por hora, el presupuesto inicial será de 2.400 euros. A esa cantidad tendrás que añadir los costes asociados y un margen para imprevistos. Si el cliente no está dispuesto a pagar un precio que cubra todos esos gastos y te permita obtener beneficios, quizá no te compense aceptar el encargo.
También piensa qué dejas de hacer por aceptarlo y vigila la dependencia: si un solo cliente va a suponer buena parte de tus ingresos, tu negocio queda en sus manos.
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Qué debe tener el contrato con un cliente
Para un encargo grande, no basta con un mensaje o un acuerdo de palabra. Un buen contrato protege a los dos y evita discusiones. Debe incluir, como mínimo:
Datos de las dos partes.
Descripción del trabajo y qué se entrega. Lo más concreto posible.
Precio y calendario de pagos.
Plazos de entrega y qué pasa si alguna de las partes se retrasa.
Revisiones incluidas y cuánto cuesta lo que se salga del alcance.
Confidencialidad y protección de datos, si vas a manejar información sensible.
Cómo se puede cancelar el proyecto y qué se paga si se detiene a mitad de plazo.
Si tienes dudas con alguna cláusula, consulta con una gestoría o un abogado antes de firmar.
Cómo asegurarte de cobrar
Pide un anticipo y divide el pago en fases. Así, aunque algo falle, ya habrás cobrado una parte. Por ejemplo, un porcentaje al empezar, otro a mitad y el resto al entregar.
Y ten presente lo que dice la ley: entre empresas, el plazo de pago es de 30 días si no pactáis otra cosa y no puede superar los 60 días. Si el cliente paga tarde, puedes reclamar intereses de demora y 40 euros por cada factura impagada, según la Ley 3/2004. Guarda el presupuesto aceptado y los mensajes en los que el cliente confirma el trabajo: serán tu prueba si hay que cobrar una factura impagada.
Checklist rápida antes de aceptar un nuevo cliente
Tengo clara la necesidad y la fecha de entrega.
He comprobado sus datos fiscales y su actividad.
He calculado horas, costes e impuestos.
El precio me deja margen para imprevistos.
Hemos pactado anticipo y calendario de pagos.
El contrato recoge el alcance, las revisiones y la cancelación.
El proyecto no me bloquea para otros clientes.
Si dudas con varias, quizá no sea el momento. A veces, decir que no a un encargo es la mejor decisión para no perder otros clientes y cuidar tu negocio.
¿Qué es lo primero que compruebas antes de aceptar un cliente nuevo? Cuéntanoslo en los comentarios y dinos qué aprendiste de un encargo que no salió como esperabas.
