Cobrar facturas impagadas: consejos y trucos para negocios

Uno de los momentos más temidos por un autónomo es aquel en el que un cliente no paga una factura. Sin embargo, pocos trabajadores por cuenta propia pueden decir que no se han topado en alguna ocasión con impagos o retrasos de abono de las facturas que emiten a sus clientes; de hecho, es frecuente encontrarse con autónomos con dificultades financieras porque no cobran a tiempo.

La morosidad es uno de los mayores enemigos de cualquier pyme: sin el músculo financiero que puede tener una gran empresa, los impagos pueden provocar problemas de liquidez o complicar la situación financiera de una pequeña empresa o autónomo, que muchas veces dependen de su facturación para hacer frente a sus propias obligaciones.

Por ello, dado que uno de los mayores obstáculos para un autónomo o pyme es una factura impagada, hay que tener claro: ¿Cómo reclamar facturas impagadas? En estas líneas te damos consejos y trucos para enfrentarte a todos esos clientes que tardan meses en pagar o a aquellos que directamente no lo hacen.

¿Qué dice la ley sobre las facturas impagadas?

Lo primero es conocer la legislación sobre el cobro de facturas para poder declarar y reclamar una factura impagada: aquella en la que el cliente ha incumplido el plazo de pago. ¿Cuándo se deben pagar las facturas? ¿Cuál es el margen que tiene el cliente para remunerar por el producto o servicio recibido?

Ley 3/2004, de 29 de diciembre –por la que se establecen medidas de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales– es la que regula los periodos de pago a proveedores y establece un plazo de pago de 30 días naturales tras la fecha de recepción de mercancías o prestación de servicios.

Por lo tanto, en el caso de que no hayas fijado una fecha o plazo de pago diferente en el contrato con tu cliente, el periodo legal habitual de pago de facturas a proveedores es de 30 días. Pero la ley fija además un plazo máximo que en ningún caso se puede sobrepasar (ni siquiera mediante acuerdo entre las partes): 60 días naturales.

Ningún contrato puede establecer un periodo de pago más amplio, de manera que en el momento en que una empresa, o institución pública o privada, mantenga su deuda más allá de 60 días naturales estará incurriendo en un impago al que tendrás que hacer frente como pyme o autónomo. Sin embargo, si eres autónomo sabrás que lo mejor es intentar evitar esta situación por todos los medios.

¿Cómo minimizar los impagos a tu empresa? ¿Cómo evitar que tus clientes demoren el pago de sus deudas? ¿Cómo esquivar los impagos? Esas son preguntas que vamos a tratar de responder aquí pero es importante que tengas claro que no existe ningún truco infalible.

En realidad, no siempre podrás evitar impagos pero, en ese caso, es fundamental que sepas cómo reclamar las facturas impagadas.

Trucos para evitar facturas impagadas

Antes de llegar al extremo de reclamar una factura, un autónomo o pyme puede hacer ciertas cosas –o tener ciertas costumbres– que ayuden a minimizar el número de facturas impagadas en su negocio. En primer lugar, es importante revisar que los cargos estén correctamente detallados y que el cliente disponga de todos nuestros datos, incluido método de pago y número de cuenta.

Además, una recomendación a tener en cuenta es que pongas claramente la fecha de vencimiento en la factura, además de la fecha de ejecución del servicio o venta de mercancía. Aunque este detalle no tiene ninguna repercusión legal sí puede tener cierto impacto en el receptor de la factura, es decir, tu cliente.

Es importante que hagas un buen seguimiento de las facturas emitidas y, especialmente de las vencidas. Para ello, existen programas de facturación online que pueden ayudarte a tenerlo todo sistematizado si dispones de un alto número de clientes o facturas que monitorizar cada mes.

Otro truco, que puede parecer obvio pero que no hay que olvidar, es que hay que facturar bien, en tiempo y forma. Es decir, no solo es necesario enviar un recibo claro a tu cliente sino también hacerlo en el momento oportuno. Si la factura contiene errores tendrás que rehacerla y emitir una factura rectificativa, lo que ralentizará todo el proceso. Del mismo modo, si la envías tarde puedes demorar su cobro.

Por último, no olvides que una buena relación profesional siempre allanará el camino para reclamar cualquier impago. Una interlocución clara y directa con el cliente puede ayudarte a prevenir estas situaciones, a conocer la situación económico-financiera de tu cliente o, si finalmente tienes que enfrentarte a un impago, a alcanzar la solución más pragmática para todos.

Si tienes que afrontar una deuda impagada por parte de algún cliente, lo más probable es que tu objetivo sea cobrar cuanto antes, independientemente de plazos y formalidades. Por ello, una relación profesional seria y de calidad puede ayudarte en estas situaciones. Pero, ¿qué hacer si tienes que reclamar una factura? ¿Cuáles son los pasos que hay que dar para cobrar una factura impagada?

¿Cómo reclamar una factura impagada?

Para empezar, si has detectado un impago por parte de alguno de tus clientes, es fundamental que establezcas contacto directo con él y le preguntes por la razón de tal impago. En ocasiones, un error o un despiste puede ser la única causa del impago y una sola llamada telefónica, o un correo electrónico, puede solucionar el problema.

Sin embargo, en no pocas ocasiones el correo o la llamada son inútiles: la causa del impago es otra, ya sea forzosa o deliberada. ¿Qué hacer entonces? En el caso de que no seamos capaces de contactar con el cliente es fundamental dejar constancia de que estamos reclamando el pago. Por lo tanto, tendrás que enviar un burofax o una carta certificada con acuse de recibo a tu cliente.

A veces el cliente podría aducir una falta de liquidez transitoria. En este caso, tenemos que estudiar la posibilidad de ofrecer ciertas facilidades de pago o de fraccionar la deuda: se trata de que nos pague lo antes posible y la rigidez, o falta de flexibilidad por nuestra parte, no siempre será la mejor solución.

Cualquier acuerdo al que se llegue con el cliente debe estar recogido en un documento firmado por ambas partes, pues será la única forma que tendrás de demostrar la negociación y el pacto entre ambos en caso de que continúe el impago y te veas obligado a recurrir a la vía judicial.

Si no eres capaz de llegar a ningún acuerdo que satisfaga a ambos, tienes otras dos opciones: recurrir a una empresa de cobros o, en efecto, recurrir a la Justicia. En el primer caso, lo normal es que tengas que ceder un porcentaje de esa deuda impagada a la compañía que la va a reclamar, por lo tanto, según la cuantía, tendrás que sopesar si merece la pena, o no, contar con sus servicios.

La segunda, y última opción, es reclamar el importe de las facturas impagadas por vía judicial. Cuando la vía amistosa no ha funcionado es el momento de iniciar un proceso de reclamación por la vía judicial. Y, para ello, la lagislación de referencia es la Ley de Enjuiciamiento Civil, que hace referencia la procedimiento monitorio para reclamar una deuda ante un tribunal.

Tras dejar el aviso al deudor, puedes realizar una petición formal al Juzgado de Primera Instancia de tu ciudad. Si el impago es inferior a los 2000 euros el proceso será más sencillo, dado que no hace falta la intervención de un abogado o un procurador.

Como ves, la normativa ofrece muchas soluciones para los autónomos y las pymes que necesitan reclamar facturas. La morosidad es un problema contagioso que genera efectos en cadena sobre el tejido productivo, y es importante mantenerlo siempre a raya.

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