Así puedes combatir los gastos inesperados de tu empresa

Diferentes propuestas de herramientas que sirven para mantener un mayor control del gasto, según los expertos en planificación.


Pese a que podemos tener un buena salud financiera en nuestras finanzas, siempre existe la posibilidad de afrontar gastos inesperados que puedan desequilibrarte. Ser ordenado en el manejo de nuestro dinero puede no ser suficiente para nuestra planificación si de repente perdemos poder de facturación en nuestra empresa por costes extraordinarios como hacer frente a despidos o cualquier otro imprevisto.

Esas resultan solo unas cuantas situaciones en las que podemos descubrir que llevar un presupuesto no siempre es suficiente para protegerse contra eventualidades. Tarde o temprano tendremos que lidiar con desembolsos que no teníamos contemplados en el mismo.

¿Hay alguna manera de hacer frente a estos gastos con los que no contábamos? Los expertos explican sus ideas para que nuestro negocio no se vea altamente perjudicado por no tener la situación previamente bajo control.

La cultura del ahorro y manejar situaciones difíciles

En España existe una cultura “muy pobre respecto a la costumbre del ahorro”, comienza asegurando José Luis Herrera, analista independiente. Sin embargo, quienes sí lo practican y lo incluyen dentro de su presupuesto, en torno al 68% dice que ante una eventualidad opta por reducir sus gastos y un 63%, los reestructura.

Para hacer frente a esos gastos imprevistos, el 48% recurre a sus ahorros, el 38% busca financiación institucional, mientras que el 36 recurre al apoyo económico externo. ¿Qué manera de actuar es la mejor?

Según expone Victoria Torre, responsable de producto de Self Bank, hay maneras de afrontar el gasto de emergencia “sin descapitalizarte o endeudarte”. En primer lugar, tener previsto una cuenta para emergencias. Igualmente, prevenir “invirtiendo en seguros”.

Son dos acciones que deben formar parte de nuestra planeación financiera que nos ayudarán a “adelantarnos a los acontecimientos imprevistos”, añade Herrera.

De este modo, un renglón importante dentro de nuestro presupuesto es el ahorro, pero no solo debemos ahorrar para cumplir nuestras metas financieras, sino también para contar “con un fondo de emergencias ante situaciones inesperadas”, enfatizan sendos expertos.

¿De qué se trata? Desde crisis que obliguen a despedir trabajadores, hasta gastos inesperados dentro de nuestra oficina. Hay muchas cosas que pueden requerir de un desembolso no contemplado “en nuestra lista de gastos mensuales”, dice Torre.

Siempre es conveniente contar con recursos para afrontar situaciones imprevistas. Para esto, se debe hacer un plan de ahorro voluntario al que destinarse una cantidad de dinero cada cierto periodo. Esto sirve cuando “las emergencias pequeñas emergencias que no son tan costosas y pueden ser cubiertas con el patrimonio que se guardó sin necesidad de endeudarse”, analiza José Luis Cárpatos, director de inversiones de Gloversia Eafi. En caso en que no se presente el imprevisto, el dinero siempre será nuestro. Esta puede ser una opción limitada porque el ahorro no siempre es suficiente para sobrellevar una situación de alto coste como la reconstrucción de la vivienda o la incapacidad permanente.

Por eso, tener una cuenta de ahorros para estos casos “es una buena idea”, concreta Herrera. Asimismo, si decidiéramos invertir ese dinero, no solo estaríamos preparados para gastos no previstos sino lo estaríamos “haciendo crecer”. De ahí a que los expertos recomienden tener un capital destinado a emergencias que cubra entre tres y seis meses de nuestros gastos fijos para enfrentar estas situaciones. Eso sí, una vez recuperado el equilibrio financiero o nuestros ingresos, debemos completarlo de nuevo.

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La importancia de la planificación e ir a lo seguro

Los gastos imprevistos son aquellos que escapan al día a día de nuestro negocio, unos gastos que no se podían prever. Su origen está en razones inesperadas, y aunque haya quien los asocie a una mala gestión o planificación en la inmensa mayoría de casos se deben a la mala suerte, no a la falta de previsión. Está claro que si hablamos de multas o sanciones sí que podemos achacarlas a la mala gestión de unos responsables que no han cumplido con la normativa, pero en otros casos se debe a infortunios fruto del azar.

Por ejemplo, los daños causados por inundaciones o terremotos son gastos imprevistos. También lo son las consecuencias de actos delictivos, o las posibles averías de la maquinaria o vehículos de tu empresa, que exigirán una importante e inmediata reparación.

Gastar dinero en emergencias duele menos si hemos planificado nuestro presupuesto antes. Creemos un balance mensual para controlar nuestros gastos frente a los ingresos, ciñámonos a él, tratemos de evitar las compras impulsivas y “utilicémoslo para ahorrar lo máximo posible”, destaca Torre.

Si sabemos con exactitud cuánto entra y cuánto sale de nuestra cuenta todos los meses, conoceremos cuánto de ese dinero sobrante “tendremos disponible en el futuro y, por tanto, conseguiremos más control sobre la situación cuando te llegue esa factura sorprendentemente alta”, ejemplifica Herrera.

La otra estrategia es invertir en seguros de gastos médicos, de automóvil y de hogar para contar con un respaldo financiero cuando surja un incidente que requiera un gran desembolso. Una enfermedad grave o prolongada, una fractura, un accidente automovilístico o un robo en tu casa pueden significar grandes gastos y hasta la pérdida de nuestro patrimonio si no previenes con una póliza de seguro.

Si buscamos la orientación de un corredor de confianza que nos aconseje el tipo de seguros que más te convienen de acuerdo a lo que puedes destinar para el pago de las pólizas, puede “ser beneficioso”, dice Cárpatos.

También, cuando tengamos un seguro, contempla ahorrar para que tengas lo suficiente para pagar los deducibles cuando apliquen. Hay que ser “previsor” y pensar en soluciones aun cuando no “enfrentes todavía un problema económico”, resalta Ojeda.

Los riesgos están presentes en cualquier momento y tener un buen paraguas nos ayudará a hacer más llevadera esta situación, proporcionándonos una suma de dinero que nos permita sobrellevar la emergencia. En este caso, se hace un pago pequeño antes de que ocurra y “si esta ocurre”, lo que se paga es mucho “menos de lo cuesta una circunstancia grande”, dice Herrera.

Por el contrario, hay que tener presente que, si no hay emergencia, no se recibirá “ningún beneficio en dinero o especie por los aportes hechos”.

En este sentido, el ahorro y la inversión en seguros son las mejores protecciones contra imprevistos que podamos adoptar y deberían “ser metas importantes de nuestro planteamiento financiero”, comentan los expertos.

Ser disciplinado financieramente en materia de gastos, no es más que tener claro en que se deben distribuir los ingresos mensual, semanal y diariamente. Aunque la persona sea organizada con su dinero, nadie está exento de que se presenten gastos inesperados, que son situaciones que pueden no estar contempladas “en el presupuesto personal y empresarial”, comenta Ojeda.

Si afrontamos un imprevisto, no hay que alterarse, señalan, puesto que existen alternativas que “ayudan a mermar ese impacto como son el ahorro, los seguros y el crédito”, añaden.

La previsión y el control: unos elementos clave

Hay empresas que prefieren tener el dinero trabajando, una decisión legítima pero que les puede dejar sin capacidad de tesorería a la hora de hacer frente a estos gastos. Una opción intermedia es invertir parte de esos fondos de contingencia para gastos imprevistos en productos financieros que se puedan vender rápidamente en caso de necesidad, y dejar otra parte sin trabajar para ir haciendo frente a los gastos imprevistos.

Habría que destinar una partida para hacer frente a estos gastos imprevistos y de esta manera su resarcimiento sería “menos traumático”, comentan los expertos de Mapfre. Pero tener un dinero disponible, paradójicamente, cuesta dinero.

Dicho de otro modo, si lo hemos pedido prestado, debemos pagar unos intereses, y si empleamos los recursos financieros de la empresa, se perderán unos beneficios por no poder colocarlos “en ningún otro proyecto o instrumento financiero”, indican desde la aseguradora.

Existen muchas técnicas para gestionar nuestras cuentas y vigilar el dinero que entra y sale de ellas. Controlarlo de manera eficiente nos va a liberar de deudas y de estrés. El funcionamiento de nuestra empresa será mucho más fluido si tenemos en todo momento dinero disponible. Facturar es importante. Por eso es necesario “llevar a cabo una administración eficiente y seria de los gastos mensuales a través de un Excel pormenorizado”, afirma Cárpatos.

Es un método que funciona desde hace muchos años y nos permite revisar y controlar el presupuesto empresarial. El control gastos mediante una hoja de cálculo se puede llevar a cabo mediante tablas que generen un reporte con todas las cantidades que entran y salen de nuestra cuenta bancaria. De esta manera, podremos “controlar nuestro dinero y los ingresos y gastos que realice nuestra empresa, por categorías”, argumenta el experto. Utilizando Google Drive, la privacidad de nuestros datos e información está garantizada.

Además, hay una enorme cantidad de recursos didácticos y plantillas para llevar una contabilidad diaria de las transacciones económicas. Con una simple búsqueda por internet conseguiremos ejemplos de control de gastos Excel que nos pueden ayudar.

Igualmente, no solo nos servirá a nivel contable; a través de las hojas de cálculo también podemos organizar una lista de tareas, la agenda, los presupuestos, los planes a corto y medio plazo. Muchos expertos en finanzas siguen usando esta herramienta como referencia en la contabilidad. Es “clásica, fiable y garantiza buenos resultados”, explica Torre.

Apps para el control gastos mensuales

Es una de las opciones más novedosas utilizadas hoy día: las de las aplicaciones online que te ayudan a controlar tus gastos y beneficios. Nombres como Fintonic, Mooverang, Monefy o Mint son algunas alternativas, enumeran los expertos.

Se trata de plataformas para administrar nuestras cuentas bancarias. Todas tienen peculiaridades que las hacen diferentes unas de otras, pero la mayoría de ellas “permite ir apuntando los gastos e ingresos y realizar gráficos que te señalen la evolución de nuestras operaciones”, describe Ojeda. La tendencia es muy importante para saber si estamos avanzando correctamente, “hacia el superávit y la liquidez”, opina.

Lo interesante de estas aplicaciones es que podemos llevar esa contabilidad siempre con nosotros gracias al móvil. Muchos empresarios ya carecen de libreta, agenda o cuadernos, les basta con un móvil de última generación con una de estas modernas y multifuncionales Apps que ayudan “en el control de gastos e ingresos”, subraya Herrera.

Control de los gastos de viaje

En el caso de que dispongamos de un vehículo familiar o de nuestra sociedad, será necesario llevar un férreo control de los gastos de kilometraje, dicen los expertos. Son muchos los trayectos que hacemos a lo largo del año. Todos con un alto coste en gasolina, dietas, peajes, alojamientos y otros gastos de viaje que necesitamos contabilizar.

Para poder pagar todos estos gastos es recomendable que “abramos una cuenta bancaria (si es posible con tarjeta de crédito) que nos permita realizar los múltiples desembolsos”, argumenta Cárpatos.

A la hora de organizar un presupuesto para un viaje, ya sea pequeño o largo, es necesario priorizar y planificar. Tener todos los billetes y peajes pagados con la mayor antelación posible, “lo cual nos ahorrará costes”, explica Herrera, y toda la documentación en regla.

Muchas veces el hecho de la no planificación provoca que surjan “gastos inesperados que al final resienten nuestra economía”, comenta Torre.

Por eso, es aconsejable intentar, en la medida de lo posible, pagar los servicios y productos que consumamos mediante la tarjeta bancaria. Principalmente, porque hará que no tengamos que preocuparnos por llevar efectivo y dispongamos de “un control de las cuentas más preciso”, termina Ojeda.

El recurso del crédito

Por último, una posible salida ante unos gastos imprevistos, si no tenemos liquidez en ese momento, es recurrir a “los préstamos rápidos que existen actualmente tanto para empresa grandes como para pymes”, aconsejan desde Mapfre.

Algunas entidades de créditos online ofrecen préstamos a particulares y también para empresas de manera rápida. Las condiciones para las empresas son similares a las de un crédito a nivel particular. El banco tendrá presente la capacidad de la compañía para la devolución y también su nivel de solvencia.

Algunos bancos, empujados por la iniciativa de estas entidades, han reaccionado para no perder mercado y están empezando a lanzar productos enfocados a negocios y aumentando la concesión de préstamos a empresas para que puedan obtener la liquidez necesaria para hacer frente a unas contingencias concretas.

Por tanto, en resumidas cuentas, hay fórmulas que sirven para hacer frente a circunstancias que no preveíamos. Con anticipación, planificación y la utilización de algunas herramientas, será más fácil resolver los problemas.