Enfrenta los problemas de IVA con la factura rectificativa
17 Noviembre 2021 17:00
Una empresa o un trabajador autónomo puede llegar a manejar decenas de facturas mensuales y, por supuesto, existe la posibilidad de equivocarse. Sin embargo, si emites una factura con un error que adviertes posteriormente, siempre puedes recurrir a una solución rápida y fácil: la factura rectificativa.
¿Qué es una factura rectificativa? Como se puede intuir por su nombre, es una factura que se emite exclusivamente con el objetivo de rectificar algún dato de otra factura ya emitida, ya sea para hacer alguna modificación o una ampliación con respecto a la factura original.
Por lo tanto, si identificas algún error en las facturas tienes un plazo de hasta cuatroaños para llevar a cabo la rectificación.
Por ejemplo, errores en la identidad o los datos del cliente, en el concepto, la omisión de la fecha de vencimiento o algún fallo en la aplicación del tipo impositivo del IVA. También se emite en el caso de devolución de mercancías o si se quiere recuperar el IVA de facturas impagadas.
Pero, ¿cómo contabilizar una factura rectificativa? En primer lugar, aclararemos sus posibles usos en torno al IVA y después veremos su contabilización.
Devoluciones del IVA con la factura rectificativa
Si nos centramos en el Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA), cualquier error en su aplicación o en las cantidades en la factura original tiene que ir seguido de la emisión de una segunda factura rectificativa que subsane el error.
El empresario podría equivocarse en el cálculo del IVA, lo que le podría llevar a enfrentarse a sanciones tributarias si no se rectifica. Se trata de uno de los casos más comunes de rectificación pero no el único.
Imaginemos, por otro lado, que uno de los clientes de la empresa va a proceder a la devolución de la mercancía colocada porque cesa su actividad, pongamos, por causa de la crisis de la covid-19. ¿Cómo enfrento el IVA repercutido por esa compra, en este caso?
Es otro caso típico en el que hay que realizar una factura rectificativa para regular nuestra situación impositiva con Hacienda. Esta podrá emitirse por sustitución o por diferencias. En ambos casos se identificarán las facturas rectificadas y la causa de rectificación. La Agencia Tributaria nos da un ejemplo muy sencillo.
EJEMPLO de factura rectificativa por devolución total de mercancía
Factura inicial 1. Factura rectificativa por sustitución 2: Factura rectificativa por diferencias
Base Imponible: 1.000 euros Base Imponible: 0 euros Base Imponible: -1000 euros
Tipo impositivo: 21% Tipo impositivo: 21% Tipo impositivo: 21%
Cuota de IVA repercutida: 210 euros Cuota de IVA repercutida: 0 euros Cuota de IVA repercutida: -210 euros
Base imponible rectificada: 1.000 euros
Cuota de IVA repercutida rectificada: 210 euros
Fuente: Agencia Tributaria, elaboración propia
Se podría tomar un atajo para no tener que expedir la factura rectificativa en el caso de que la devolución se de por cualquier otra causa y vaya a existir un posterior suministro de mercancías al mismo destinatario y al mismo tipo impositivo.
En ese supuesto será suficiente restar el importe de las mercancías devueltas del importe de la operación posterior, pudiendo ser el resultado positivo o negativo.
Pero, además, se puede dar la situación de que tengas que elaborar una factura rectificativa para recuperar el IVA de una factura impagada. Una de las primeras señales de una crisis económica son las facturas impagadas, que impactan en las cuentas de las pymes con consecuencias nefastas.
En este caso, no podemos olvidarnos de recuperar la cuota del IVA repercutido en dichas facturas. Para ello, el cliente moroso tiene que declararse en concurso de acreedores, o bien tiene que haber transcurrido un año, o 6 meses en el caso de las pymes, desde el devengo del IVA.
Así, como indica Hacienda, la base imponible del impuesto puede reducirse cuando los créditos correspondientes a las cuotas repercutidas por las operaciones gravadas sean total o parcialmente incobrables, para lo que han de reunir alguna de las dos condiciones anteriores.
La empresa tiene 3 meses desde el momento en el que la cuantía se considera como crédito incobrable para realizar la factura rectificativa y modificar la base imponible del IVA.
Desde el Instituto aclaran que, aunque la contabilización en negativo está ampliamente extendida, el reflejo contable de las devoluciones de ventas se debería realizar cargando la cuenta 708. “Devolución de ventas y operaciones similares” con abono a la cuenta del subgrupo 43 que corresponda o a la correspondiente cuenta del subgrupo 57.
Será necesario, por lo tanto, emitir una factura rectificativa con el siguiente asiento: 708. Devoluciones de ventas y operaciones similares y 477. Hacienda Pública, IVA repercutido.
Si ocurre al revés, y es nuestra empresa la que recibe la factura rectificativa, la contabilización se efectuaría con el asiento 400. Proveedores a 608. Devoluciones de compras y operaciones similares, 472. Hacienda Pública, IVA soportado.
La factura rectificativa no es complicada
Así, enfrentar el IVA con la factura rectificativa puede parecer complicado pero es, en realidad, muy sencillo. Es importante, en primer lugar, emitir la factura rectificativa sin fallos y con todos los elementos necesarios para identificarla como tal.
A saber:
Una numeración diferente a la principal
El número y la fecha de la factura original rectificada que permita determinar exactamente el objeto de la rectificación
La información fiscal, tanto del emisor como del receptor: denominación social completa, NIF y domicilio social y otros elementos
El producto o servicio que se está comercializando
La base imponible y los tipos impositivos: IVA y/o IRPF, según corresponda.
La factura rectificativa, en cualquier caso, y sea ésta, o no, emitida por la cuantía total de la factura original, no es lo mismo que una factura anulada. Podría darse la situación de que la empresa se equivoque de cliente, es decir, que el error sea el destinatario de la misma.
En este caso tendría que anular la factura. Para ello, tendría que emitir una factura rectificativa que afecte al total de la operación.
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