Guía para crear un manual interno en empresas pequeñas
29 Mayo 2025 17:00
Si estás al frente de una empresa pequeña, puede que nunca te hayas planteado la necesidad de crear un manual interno, pero es algo que puede beneficiarte mucho. Por eso hemos creado una guía completa para las pequeñas empresas.
Normalmente, este tipo de documentos suele estar presente en negocios grandes, en los que el número de empleados es elevado y se requiere establecer unas normas claras.
Guía para crear un manual interno en empresas pequeñas
Dado que son muchas las ventajas de contar con un elemento como este, desde Yoigo Empresas vamos a facilitarte una guía para crear un manual interno en empresas pequeñas, además de contarte por qué te interesa tener uno.
Qué es un manual interno
Dado que los pequeños negocios no suelen plantearse la necesidad de contar con este recurso, es importante definir bien qué es un manual interno y por qué es interesante contar con él.
Se trata de un documento que recoge las normas básicas de la empresa, sus valores, expectativas y procedimientos internos de una empresa.
El objetivo principal es el de estandarizar las prácticas laborales de tu empresa o, en otras palabras, contar con una referencia que indique cómo actuar en determinados casos, así como delimitar la estructura y organización de la empresa.
De este modo, quedará siempre claro cómo se debe proceder y se mejorará la comunicación interna.
Ventajas de contar con un manual interno en pequeñas empresas
A menudo, las empresas pequeñas no suelen tener una organización clara. Al contar con un número reducido de empleados, es fácil que los roles y responsabilidades se solapen, lo que puede generar malentendidos y problemas de productividad.
Contar con un manual interno mejora esto significativamente pues permite definir bien los puestos de trabajo.
Por otra parte, dejar claras las tareas y responsabilidades de cada uno, reduce enormemente la posibilidad de tener conflictos o malentendidos, ya que el manual interno deja claro de qué se encarga cada persona.
Otra de las cosas que recogen los manuales internos son los valores de una empresa, sus objetivos y sus expectativas, por lo que facilita mucho la integración de nuevos empleados.
Estos, tendrán siempre un documento al que recurrir para resolver sus dudas acerca de la empresa para la que empiezan a trabajar. Este documento ayuda además a definir la cultura empresarial, algo muy beneficioso para reforzar la identidad corporativa.
Contar con un equipo que comparta dicha cultura es muy importante para lograr el éxito y los objetivos de cualquier negocio. Por último, otra de las ventajas de contar con un manual interno es que te permitirá mejorar la eficiencia operativa y la productividad de tu empresa.
Esto se debe a que se establecerán unas normas claras respecto a los procedimientos internos, lo que ahorrará mucho tiempo cuando tenga que ejecutarse un proyecto.
Todas estas ventajas convierten el manual interno en algo imprescindible para las empresas, incluso para aquellas que son pequeñas y no se plantean la necesidad de tenerlo.
Principales características de un manual interno
Estas son las características que debemos encontrar en todo manual interno:
Normativa: el manual interno recoge las normas de una empresa, desde el código de conducta de los empleados, la política de privacidad, gestión del tiempo, y un largo etcétera.
Estructura empresarial: otra de las cosas que se especifican en este documento es la estructura empresarial, es decir, enumerar todos los puestos de trabajo y cuáles son las responsabilidades de cada uno.
Procedimientos internos: los procedimientos internos como la contratación de personal, la ejecución de determinadas tareas, la resolución de conflictos o la utilización de recursos deben quedar plasmadas en el manual interno.
Derechos y deberes de los empleados: los manuales internos deben recoger también cuestiones como el salario, vacaciones, permisos y todos los derechos de los empleados, pero también sus obligaciones.
Es importante que el manual interno se revise y actualice cada cierto tiempo para adaptarse a las nuevas legislaciones, así como a la evolución de la propia empresa.
También es importante tener en cuenta que el contenido de cada manual puede variar dependiendo de cuál sea su objetivo y utilidad.
Guía para crear un manual interno
Así es como puedes crear el manual interno de tu empresa paso a paso:
Define el propósito del manual
Para tener claro qué incluir en el manual, primero debes plantearte qué objetivo tiene, qué problemas pretende resolver y a quién va dirigido.
Incluye información básica de la empresa
La introducción del manual debe empezar siempre hablando de la empresa, su creación, sus objetivos y sus valores, principalmente. De este modo, establecerás un punto de partida para desarrollar las normas posteriores.
Define la estructura empresarial
Una vez hayas redactado la parte en la que hablas de tu negocio, el siguiente paso es definir los roles de la empresa y las responsabilidades. Elabora una lista desde el puesto de mayor responsabilidad hasta el que menos, y define bien las tareas correspondientes a cada uno para evitar que se solapen.
Esto es muy importante ya que, en caso de producirse un error de procedimiento, debe responder por él la persona que corresponda, lo que evitará malentendidos.
Redacta las normas a seguir en la empresa
Una vez claros los roles, redacta las normas que deban seguir todos los empleados en relación con la conducta, gestión del tiempo y tareas, así como las sanciones que se llevarían a cabo por incumplir esas normas.
Indica los derechos de los empleados
En las normas anteriores quedarán claros los deberes de los trabajadores, pero debes indicar también sus derechos. En este apartado incluye cómo funcionan las peticiones y concesión de vacaciones y permisos, los salarios y las bonificaciones que correspondan.
Define los procedimientos
El último paso de todo manual es definir procedimientos internos tales como la contratación y despidos, las políticas de seguridad laboral, formación, evaluación y gestión de conflictos.
Estos son los apartados que debe incluir todo manual, aunque siempre puedes añadir otras cosas que consideres muy importantes en tu empresa. Asegúrate de distribuirlo correctamente, y actualizarlo cuando sea necesario.
Esperamos que hayas entendido por qué es tan importante tener un manual interno en tu empresa. Si tienes alguna duda, en Yoigo Negocios y Empresas te la resolvemos. Visita nuestra web o llámanos al 900 622 700.
