No cumplir supone una multa por parte de Hacienda, pero hacerlo sin seguir las recomendaciones normativas también. Los autónomos y las pymes se enfrentan día a día a una ecuación de compleja resolución; una que no solo requiere tener conocimientos financieros.
Llevar al día los gastos e ingresos es una cuestión que entronca tanto con la lógica de la profesión como con la actualidad legal y las decisiones de la Administración en materia de economía sumergida. A este frente se le achacan unos 200.000 millones de euros anuales que no llegan a ingresarse en las arcas.
Por eso, aunque la contabilidad es una de las primeras incógnitas que resuelven los emprendedores en sus proyectos, las multas nunca dejan de ser una constante amenazadora para el día a día de millones de pequeños negocios y empresarios por cuenta propia.
Para muchos expertos, de hecho, los errores contables son una de las muchas causas que inciden en el fracaso de las empresas españolas. Y no hablamos de una cuestión menor, pues de acuerdo con el INE en España se registra un índice de suspenso del 60% si nos enmarcamos en un plazo lógico de 5 años.
¿Hay solución? Tal y como explican desde Holded, el principal problema de estos negocios es la falta de tiempo. Son organizaciones con pocos miembros que, en la mayoría de casos, tienen que repartirse las responsabilidades financieras obligatorias. Y no, la contabilidad no es un asunto menor o secundario.
“Una pyme se ve definida por su tamaño: lo de ‘pequeña y mediana’ significa precisamente eso, que es una empresa con un tamaño más bien tirando a minúsculo. Es por eso que, ante una situación de equipo profesional reducido, es probable que el CEO también sea el encargado de llevar la contabilidad. Y eso puede derivar en un problema”.
Eso sí, no es una situación irrevocable. No pocas pymes consiguen triunfar y crecer hasta convertirse en marcas de referencia a pesar de esta condición. “El profesional 360 grados existe, ese que sabe de todo, pero hay que entrenarlo y alimentarlo”. Es en dicha misión en la que entran en juego los programas de facturación.
En los últimos años han surgido multitud de empresas digitales especializadas en el desarrollo de softwares personalizados y flexibles. Se trata de herramientas automatizadas y multidisciplinares en las que las pymes pueden depositar toda la confianza para reducir los errores financieros.
Obviamente no hablamos de recursos gratuitos. No obstante, el coste de oportunidad por hacer prevalecer el orgullo y la vanidad sobre la precaución termina saliendo bastante caro a medio y largo plazo.
Así, huelga remarcar la importancia de estos softwares tanto para quienes no tienen ninguna experiencia como para los que sí pero carecen de tiempo suficiente.
Como bien señala HubSpot, son recursos que “a menudo integran herramientas para vaciar los datos de transacciones, pagos y crear reportes financieros. Algunos incluso te ofrecen versiones para dispositivos móviles, por lo que siempre podrás ingresar datos nuevos”. Vamos a desgranar su proceso de selección.
Cómo elegir el mejor programa de facturación
Si bien el precio o tarifa del servicio es el dato que suele terminar determinando la selección de un programa u otro, a nivel cualitativo no se deben ignorar otros muchos matices.
Puede que un software resulte más caro que otro, pero a lo mejor cuenta con funciones automatizadas de mucho más valor que permiten compensar el sobrecoste.
Así, desde Quipu nos ofrecen una serie de elementos básicos a cuando se vaya a elegir el mejor programa de facturación para nuestra pyme:
- Soporte técnico: no es solo lo que ofrece el software si no también lo que proporciona la propia empresa gestora. “Que el centro de atención al cliente responda rápido y resuelva tus dudas en poco tiempo es muy importante”. Para medir esto haz consultas en el chat, envía dudas por mail o llama por teléfono durante el periodo de prueba.
- Interfaz simple e intuitiva: el programa ha de ser fácil de manejar y debe mostrar datos legibles de acuerdo con tu conocimiento. “El diseño de un programa no solo es la parte estética, se trata de estar estructurado lo mejor posible para que el usuario encuentre y ejecute acciones casi sin pensarlas y que la curva de aprendizaje sea rápida para manejarlo bien en poco tiempo”.
- Herramientas administrativas y de gestión: hay que saber que no todos los softwares son integrales. A fin de reducir las externalidades y simplificar las operaciones diarias, resulta mucho más interesante un programa que, además de hacer facturas, permita llevar a cabo procesos administrativos y contables (informes, balances, etc).
Cuidado con los softwares de doble uso
Al margen de todo lo anterior, es importante no adscribirse a lo que se conocen como “softwares de doble uso”. Se trata de un tipo de herramienta que comenzó a popularizarse allá por 2014, y que permite ocultar ingresos y ventas reales a expensas del control de Hacienda.
En la práctica estos programas construyen toda una “caja b” de la que la pyme no siempre es consciente si no tiene el conocimiento suficiente sobre las obligaciones financieras y la normativa vigente. Así, no siempre existe una actitud proactiva de delito en todos los casos.
“Estas aplicaciones, que llegaron con la sustitución de las cajas registradoras por TPVs allá por los 80, tienen un funcionamiento tan sencillo como efectivo y se dividen en dos tipos, dependiendo de dónde se coloque el 'software': Phantonware cuando se pone en el propio TPV y Zapper cuando se usa un dispositivo externo, como una llave USB”, señalan desde El Confidencial.
Por todo ello los softwares de doble uso habían venido siendo un quebradero de cabeza para la Administración desde hacía mucho tiempo. Quienes se acogían a ellos salían en la mayoría de casos indemnes, por no manejar grandes cantidades de capital y no ostentar un puesto de prioridad en las listas de la institución.
Al menos así será hasta este mismo 2021. El pasado julio entró en vigor la Ley 11/2021, de medidas de prevención contra el fraude fiscal. Es una norma que hace referencia explícita a estos tipos de programas y que desde el 11 de octubre impone sanciones severas a las empresas infractoras.
En el epígrafe 29.2.j del texto se reafirma “la obligación de que los sistemas y programas informáticos que soporten los procesos contables, de facturación o de gestión de quienes desarrollen actividades económicas, garanticen la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros, sin interpolaciones, omisiones o alteraciones de las que no quede la debida anotación”.
En el apartado 201.bis se regula la actividad de las empresas desarrolladoras de estos softwares de doble uso, y se sanciona tanto la fabricación y la producción como la comercialización y tenencia de dichos sistemas informáticos. Concretamente aquellos que:
Permitan llevar contabilidades distintas.
- No reflejen total o parcialmente la anotación de transacciones realizadas.
- Habiliten el registro de transacciones distintas a las anotaciones realizadas.
- Permitan alterar las transacciones ya registradas incumpliendo la normativa aplicable.
- No cumplan las especificaciones técnicas.
- No certifiquen los sistemas fabricados, producidos o comercializados.
Las multas por incumplir la ley para quienes los desarrollen o comercialicen ascienden hasta los 150.000 euros, y las sanciones por utilizarlos se elevan hasta los 50.000 euros. Para que no caigas en este error, a continuación te sugerimos programas de facturación que sí son completamente legales.
Holded
No es un software de contabilidad para pymes al uso, sino lo que se conoce como un ERP (programa de gestión empresarial). Holded lleva varios meses ejecutando una intensa campaña de promoción en Internet para hacerse conocer, por lo que es probable que ya hayas visto algunos de sus anuncios.
El pasado febrero obtuvieron una ronda de financiación de 22 millones de euros, para seguir alimentando una base de clientes formada por 80.000 pymes y más de 10.000 millones de euros en facturas. Su tasa de retención es del 124%, por lo que suele contentar a las empresas que usan la herramienta. ¿Tan especial es?
Holded es un software integrado que gestiona tanto ventas como compras y otro tipo de información contable, y crea asientos de forma automática. Es compatible con recursos externos como A3, PayPal o Stripe, y provee de conciliación bancaria.
“El usuario solo debe confirmar la operación después de que el programa haya conectado las transacciones y documentos por importe”, indica el desarrollador. Dispone de una interfaz sencilla y fluida y opera siempre con datos en tiempo real.
En cuanto a precios, Holded ofrece una prueba gratuita de 14 días con la que podrás hacerte una idea de su compatibilidad respecto a tu negocio. El plan básico empieza desde 25 euros al mes e incluye 1000 facturas al año, 2 usuarios, facturación, CRM, gestión de proyectos, inventario básico, equipo básico y soporte por chat.
Wave
Es 100% gratuita pero se ofrece únicamente en inglés. Wave es un programa de contabilidad para pymes que resulta interesante en caso de no tener muchas operaciones y disponer de pocos conocimientos financieros. Su interfaz es incluso más sencilla que la de Holded y muestra una grata preferencia por la información visual mediante gráficas.
No dispone de límite de cuentas y cuenta con herramientas de escaneo para recibos y facturación bastante útiles. Esta información se registra automáticamente en las transacciones y se ajustan de acuerdo al sistema contabilidad de doble entrada flexible e inteligente.
En cuanto a seguridad, los datos bancarios utilizan una encriptación de 256 bits, los servidores están alojados bajo protección física y electrónica, y el software se protege con una certificación PCI Nivel 1 para el manejo de tarjetas de crédito y cuentas bancarias.
Wave es por tanto ideal como solución concreta de facturación para empresas con volúmenes de facturación controlados. Eso sí, que sea gratuita no quiere decir que no haya que pagar comisiones cada vez que se realiza un pago: 1,4% + 0,25 céntimos para tarjetas europeas, y 2,9% + 0,25 céntimos para extracomunitarias.
MGest
En sus casi dos décadas de experiencia ha conseguido convertirse en todo un referente de los negocios con punto de venta. Más de 9000 empresas confían en este ERP provisto de recursos para administrar tiendas, productos, stock, clientes, proveedores o comisionistas, entre otras muchas cosas.
“Se trata de un sistema CRM + ERP que permite, de una manera sencilla, controlar los recursos de la empresa y la relación con los clientes”, indican en la web oficial. “El programa es altamente configurable y personalizable con la finalidad de adaptarlo a las necesidades de cada usuario y sector”.
¿Para qué tipos de negocios resulta más interesante?
Si bien MGest está preparado para funcionar en cualquier sector, para disponer de herramientas específicas y concretas se recomienda pertenecer a las siguientes industrias: comercial, industrial, textil, cárnico, mecánico, supermercados, comercios, peluquería o estética.
Se ofrece en dos soluciones distintas; una cloud/online a la que se puede acceder mediante una versión de prueba gratuita, y un módulo local que se instala en el equipo en cuestión y dispone de soluciones más integrales y personalizables. También es freemium, aunque las funciones de facturación online cuestan 12,50 euros al mes.
Es un programa de contabilidad multiempresa y multiventana, está basado en la estructura cliente-servidor, funciona mediante bloques o módulos, dispone de scripts, consultas e informes exportables a todo tipo de formatos y es compatible con Eshoptek, Woocommerce (Wordpress) y Prestashop.
Quipu
El año pasado consiguió levantar 2 millones de euros en financiación para seguir respaldando una cartera de clientes formada por más de 30.000 usuarios y 200 gestorías. En términos de garantías, Quipu es una de las marcas con mayor reputación y experiencia en el mercado del ERP.
Su fama viene alimentada por un servicio ultraoptimizado que recurre a los menús simples y las animaciones fluidas para guiar a los empresarios menos avezados. Entre muchas otras cosas permite emitir y enviar facturas, crear facturas periódicas y rectificativas y crear contactos de clientes y proveedores.
Lo más interesante de Quipu, no obstante, tiene que ver más con su función de autocompletado. Con este programa ya no tendrás que preocuparte más por la molesta carga burocrática con Hacienda. Rellena automáticamente los modelos tributarios 303, 130, 390, 180 o 190, entre otros, con tan solo subir los ingresos y gastos.
“El programa calcula los impuestos y rellena los modelos para que tan solo tengas que descargarlos y subirlos a la web de Hacienda”. A esto añade un resumen financiero que permite prever lo que se deberá pagar en concepto de IVA e IRPF, y posibilita prescindir por completo del papel gracias a la seguridad de Amazon Web Services.
Quipu ofrece una versión gratuita de prueba de 14 días y distintos planes en función de las necesidades: starter (12 euros anuales o 15 euros mensuales), Solution (20 euros anuales o 24 euros mensuales) y Business (32 euros anuales o 40 euros mensuales).
Sea cual sea tu habilidad con los números y las finanzas, no confíes el provenir de tu empresa a la soltura y el tiempo que tengas cada día. Los programas de facturación son valores competitivos de precio muy asequible que te permitirán ahorrar horas de problemas para que refuerces lo realmente importante.
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