Septiembre marca para muchos negocios el regreso a la rutina y volver a un ritmo de actividad más intenso. Preparar la vuelta con antelación puede ayudarte a organizar las tareas, el calendario y el equipo y empezar el nuevo año laboral sin el estrés de dejarlo todo para el último momento.
Después de unas semanas de descanso, es habitual encontrarse con correos pendientes, proyectos que retomar, reuniones que organizar y nuevas tareas que se acumulan. Por eso, dedicar un tiempo a la organización antes de volver puede marcar la diferencia. Revisar qué tienes pendiente, establecer prioridades y preparar las herramientas que utilizas en tu día a día te permitirá afrontar septiembre con una idea mucho más clara de lo que tienes por delante.
¿Por qué es importante preparar la vuelta antes de septiembre?
Tener una planificación previa a la vuelta a la rutina permite ordenar las tareas pendientes, establecer prioridades y saber qué hay que hacer desde el primer día, evitando que todo se acumule al mismo tiempo.
Además, ayuda a detectar asuntos que se hayan quedado pendientes antes de vacaciones, coordinar al equipo y reservar tiempo para aquellas tareas que requieren más atención. No se trata de tener todo previsto al milímetro, sino de contar con una organización básica que te facilite la vuelta a la oficina y deje margen para los imprevistos.
Septiembre también es un buen mes para hacer una valoración de cómo se está trabajando y si se pudiera mejorar algo. Si hay procesos que generan retrasos, tareas que se repiten demasiado o herramientas que se han quedado obsoletas para las necesidades del negocio, identificarlos ahora puede ayudarte a hacer los cambios necesarios antes de la temporada de mayor actividad del año.
Haz una lista de tareas pendientes
Poner por escrito todo lo que tienes pendiente puede ayudarte a tener una visión más clara de lo que te espera en septiembre. En lugar de intentar recordar cada asunto sobre la marcha, apunta en una lista las tareas que quedaron abiertas antes de las vacaciones, los compromisos de las próximas semanas y aquello que quieras poner en marcha al comenzar el nuevo curso.
Imagen de suwadee sangsriruang. Licencia de iStock.
Después, ordena las tareas según su prioridad y fecha límite. Si trabajas en equipo, también es útil indicar quién se encargará de cada tarea para evitar que una misma tarea se haga dos veces o, incluso, que alguna se quede sin hacer.
No necesitas crear una planificación complicada para que el trabajo salga adelante: una simple lista que esté bien organizada puede ser suficiente para empezar septiembre sabiendo qué hacer, cuándo y quién debe encargarse de cada cosa.
Prepara el calendario de septiembre
Una vez tengas claras las tareas pendientes, organiza el calendario de septiembre. Reúne en un mismo sitio las reuniones, entregas, citas, eventos y fechas importantes que tengas previstas en las próximas semanas. De esta forma, podrás tener una visión general de cómo va a ir el mes para que las obligaciones importantes no coincidan y no se te olvide nada.
Imagen de baona. Licencia de iStock.
Si no tienes las fechas marcadas para algunas de estas tareas, intenta que estén bien espaciadas en el tiempo, especialmente las que requieran más dedicación para tener margen si surge algún imprevisto. Distribuir el trabajo de forma realista te ayudará a recuperar el ritmo de manera progresiva y evitar que la vuelta se convierta en una acumulación de tareas y de estrés.
Al igual que al dividir las tareas, si trabajas en equipo es buena idea compartir calendario para facilitar la coordinación y permitir que todos sepan qué fechas deben tener en cuenta desde el principio del mes.
Pon en común los objetivos y expectativas del equipo
Además de organizar las tareas, la vuelta de vacaciones es un buen momento para reunir a tu equipo y poner en común cómo queréis afrontar los próximos meses. Aprovecha esta reunión para marcar los principales objetivos del nuevo año laboral, definir las prioridades y cómo se gestionarán las tareas desde el principio.
También es importante que des espacio a cada persona para contar cómo ve la vuelta, si hay algo que le preocupa o si considera que hay algún aspecto que podría mejorarse. Escuchar estas opiniones puede ayudarte a detectar posibles dificultades antes de que se conviertan en problemas y a que todo el equipo empiece septiembre con mayor claridad.
Haz preguntas directas: "¿Estáis motivados para la vuelta del verano?", "¿Hay algo que necesitéis del equipo o de mí para afrontar mejor esta vuelta?", "¿Hay algún proyecto o tipo de tarea que os gustaría asumir y todavía no habéis tenido oportunidad de hacer?". Lo primordial en este tipo de reuniones es crear un ambiente cómodo para que tus empleados se sientan capaces de expresar exactamente lo que piensan y llegar a hacer mejoras o cambios reales en el día a día del trabajo.
En el caso de que haya cambios en la organización de la empresa, utiliza esta reunión para hablar de ellos, así como de los nuevos proyectos o procesos que quieras poner en marcha. Así, cada miembro del equipo sabrá qué se espera de él y cómo puede contribuir a los objetivos comunes.
Revisa las herramientas que utilizas
En septiembre, aprovecha para revisar todas las herramientas digitales que utilizas en el día a día en el trabajo y comprobar si siguen respondiendo a las necesidades del negocio. Con el paso del tiempo y en los momentos de mayor actividad, es fácil acumular aplicaciones y plataformas que apenas utilizas, mientras que otras pueden haberse quedado pequeñas o ya no encajan con la forma de trabajar del equipo.
Haz una pequeña puesta a punto de los programas y servicios que utilizáis para gestionar proyectos, comunicaros, almacenar documentos, organizar tareas o atender a clientes. Elimina herramientas innecesarias, actualiza las que lo necesiten y comprueba que todo el equipo sabe utilizarlas correctamente para que todo esté listo para cuando aumente la carga de trabajo.
También puedes aprovechar para detectar aquellas tareas que os llevan demasiado tiempo y preguntarte si existe alguna herramienta que pueda hacerlas más sencillas. Se trata de quedarte con las soluciones que realmente aportan valor y facilitan el trabajo diario.
Imagen de primeimages. Licencia de iStock.
Una buena planificación y organización, junto con unos objetivos claros y las herramientas adecuadas, puede ayudarte a recuperar el ritmo de trabajo y afrontar los próximos meses con mayor tranquilidad.
Para que todo esto funcione, también es importante contar con una conectividad estable y preparada para las necesidades de tu negocio. Desde trabajar con aplicaciones en la nube hasta mantener al equipo conectado o acceder a documentos y plataformas desde cualquier lugar, disponer de una buena conexión es ya una parte esencial del día a día de cualquier empresa.
En Yoigo Empresas ponemos a tu disposición soluciones de conectividad adaptadas a las necesidades de cada negocio, para que puedas empezar septiembre con todo preparado y seguir trabajando sin interrupciones. Descubre nuestras soluciones en nuestra web o llama al 900 822 500 y encuentra la conexión que necesita tu empresa para afrontar el nuevo curso.
