En España hay un alto porcentaje de trabajadores por cuenta propia que se cuestionan cuáles son los gastos deducibles de los autónomos. Especialmente, los gastos deducibles de los autónomos en el IRPF. Dietas, compra de equipos, vehículo de empresa, suministros…
Hay muchos conceptos que pueden incluirse. Pero otros que no.
Dentro de los gastos deducibles de los autónomos en el IRPF hay que diseccionar entre diferentes campos para no incurrir en ningún error. Los gestores siempre aconsejan que tengas un mínimo conocimiento de cuáles son esos costes que se pueden incorporar a la hora de hacer la declaración de la renta con la Agencia Tributaria.
¿Qué gastos se puede deducir un autónomo?
Cuando hablamos de los gastos deducibles, primero hay que tener en cuenta lo que significa el término. Este concepto hace referencia a un coste que un empleado por cuenta propia se puede desgravar fiscalmente. La deducción puede aplicarse a dos impuestos: al IVA o al IRPF.
Para que un gasto sea fiscalmente deducible se deben cumplir los siguientes requisitos:
- Estar relacionado con la actividad económica o profesional del autónomo.
- Tener justificación mediante factura.
- Contar con registro en el libro de gastos e inversiones.
Así, aun cumpliendo los tres requisitos, la Agencia Tributaria es muy estricta a la hora de aceptar la deducción de un gasto. De ahí que el autónomo deba demostrar lo mejor posible que el gasto está relacionado con la actividad.
Teniendo en cuenta este primer punto podremos entrar en materia y ver qué porcentaje de gastos son deducibles para los autónomos. En este sentido, hay varios conceptos que sí entrarían y en los que más adelante profundizaremos:
Consumos de explotación (compras de mercaderías, materias primas y auxiliares, combustibles etc.)
Seguridad social: en este apartado se incluirán las cotizaciones al régimen especial de trabajadores autónomos (RETA) del titular de la actividad y, en su caso, las aportaciones a mutualidades de previsión social del empresario o profesional.
Otros gastos de personal, servicios profesionales, arrendamientos y cánones (alquileres, cánones, asistencia técnica, cuotas de arrendamiento financiero)
- Reparaciones y conservación
- Servicios de profesionales independientes
- Otros servicios exteriores
- Tributos fiscalmente deducibles.
Estos son los epígrafes que Hacienda considera que se puede desgravar un autónomo. Dicho de otra manera, son una tipología de gastos deducibles para los autónomos. Pero hay que centrarse en los más comunes y que son por los que siempre preguntan este tipo de profesionales.
Gastos deducibles de los autónomos en el IRPF: los relacionados con dietas
Cuando se pregunta por el porcentaje a deducir de los gastos del autónomo, evidentemente la partida que requiere una mayor atención es el de las dietas o las comidas.
De hecho, desde el 1 de enero de 2018, el autónomo que quiera deducirse los gastos por dietas (lo que se come y bebe fuera de casa mientras se trabaja) tiene que cumplir tres requisitos:
- Tener factura (no ticket) del gasto y haber pagado con tarjeta u otro medio electrónico
- Que el gasto se haya hecho en un establecimiento dedicado a la hostelería (hotel, restaurante, bar)
- Que no supere los 26,67 euros diarios por persona: esto es así cuando estás en tu ciudad.
En el extranjero, el porcentaje de gastos deducibles de los autónomos en las dietas es el de 48,08 euros diarios. En el caso de que sea una comida con clientes, no se aplica esa norma, pero tiene el límite de que no sobrepase el 1 % de tu facturación.
En principio, cumpliendo con estos requisitos no habrá ningún problema, pero si la cantidad estuviera muy por encima del rango normal, Hacienda podría revisar la declaración. Por ejemplo, se entiende que una persona no se va a gastar en su menú diario 200 euros.
“Si tienes dudas, hay una clave muy simple para no equivocarse a la hora de deducir gastos como las dietas: aplicar el sentido común”, explican desde Declarando.
Más gastos deducibles de los autónomos: los relacionados con el vehículo
¿Y qué más gastos se puede deducir un autónomo? Aquellos que tienen relación con el vehículo del trabajador por cuenta propia.
La Agencia Tributaria que los relacionados con un coche son gastos deducibles del autónomo en el IRPF. Es decir, el combustible, las reparaciones, el pago de la póliza del seguro, y un largo etcétera. Eso sí, únicamente para determinadas actividades. Hablamos de vehículos:
- Mixtos utilizados en el transporte de mercancías.
- Dedicados a la prestación de servicios de transporte de viajeros mediante contraprestación.
- Que prestan servicios de enseñanza a conductores mediante contraprestación.
- Utilitarios usados para pruebas, ensayos, demostraciones o promoción de ventas.
- Turismos utilizados en los desplazamientos profesionales de los representantes o agentes comerciales.
- Vehículos usados en servicios de vigilancia y seguridad.
¿En el resto de las actividades se puede desgravar algo el autónomo? La respuesta es que, en estos supuestos, el gasto sólo es deducible del IVA (no del IRPF) y un determinado porcentaje. Con todo, Hacienda puede exigir una justificación de que el gasto está afecto a la actividad.
Gastos de deducibles de los autónomos: los relacionados con los suministros
¿Qué más gastos se pueden deducir los autónomos habitualmente? Pues aquellos que trabajan desde casa pueden deducirse una parte de los gastos de agua, luz y electricidad, pero no el 100%.
El porcentaje deducible va en función de cuánto ocupe el espacio de trabajo en relación con la vivienda, tal y como se lo comunicara el autónomo a Hacienda en el momento del alta.
Un ejemplo sería si la casa tiene 100 metros cuadrados y se trabaja desde el salón que tiene 20 metros, el espacio del despacho será del 20%. De este modo, se podrá incluir en la declaración el 20% de los gastos de suministros como gastos deducibles.
Cabe recordar que los gastos de suministros se deducen al 30% en general, así que sobre este 30% habrá que aplicar el porcentaje que corresponda al espacio de trabajo para saber cuánto se ahorrará al deducir los gastos.
Si estamos hablando de gastos relacionados con el hogar que no sean suministros, como es el caso del IBI y la tasa de basuras, la deducción será directamente del 20%.
En todo caso, la Ley de IRPF no recoge una lista de los gastos que son deducibles y los que no, y puede haber variaciones según el caso. Pero hay una regla general que siempre se puede aplicar para saber si es posible incluir un gasto o no en la renta.
Un gasto es deducible cuando: tienes una factura a tu nombre o ticket del gasto, el gasto está reflejado en tu contabilidad y lo presentaste en el trimestre correspondiente, el gasto es necesario y exclusivo para realizar tu actividad.
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