10 herramientas que están cambiando nuestra forma de trabajar

La innovación tecnológica lleva un ritmo desenfrenado. Continuamente surgen nuevas aplicaciones tecnológicas que facilitan la organización y la gestión de tareas, así como la comunicación con empleados, proveedores y clientes, mejorando, en consecuencia, la productividad de la compañía. Con un universo tan amplio de propuestas, el primer paso es determinar cuál de ellas se ajusta mejor a nuestras necesidades.

Elegir correctamente la aplicación que vamos a utilizar es clave para el buen desempeño de nuestro negocio. Por ello, resulta conveniente realizar una reflexión previa acerca de las áreas en las que necesitamos ayuda. Quizá sea a la hora de planificar, gestionar o ejecutar tareas, o tal vez en el seguimiento de proyectos, el tiempo que empleamos en los mismos, la forma en la que nos comunicamos o la productividad que intentamos conseguir.

Una vez que tengamos identificadas las zonas a reforzar, nuestros puntos débiles, debemos hacer un pequeño estudio de todas las herramientas que, como empresarios, tenemos a nuestra disposición. Hay muchas aplicaciones en el mercado que nos pueden ser útiles. Antes de elegir debemos informarnos correctamente sobre lo que ofrecen y si se ajusta a nuestras necesidades.

Aplicaciones de organización

La organización está íntimamente unida con la productividad. La correcta gestión del tiempo y los recursos resultan especialmente importantes para ser más eficientes y trabajar de una forma más rápida y competente en busca de los mejores resultados.

Evernote Business: trabajo en equipo

Partiendo de la premisa de que “el tiempo es dinero”, Evernote Business está orientada al mundo de los negocios y resulta perfecta para el trabajo colaborativo en equipo.

Esta aplicación permite crear y compartir notas y archivos en tiempo real, para que todos los participantes dispongan de las actualizaciones más recientes de un proyecto al instante. Esto conlleva no solo encontrar la información relevante de una manera más fácil y rápida, sino también funcionar de una forma sincronizada, independientemente de dónde se encuentren. Además, también permite trabajar offline, sin conexión a Internet. El usuario puede descargarse los documentos necesarios en cualquier momento y, posteriormente, conectarse para sincronizar la información.

La herramienta está pensada para crear un ambiente de trabajo más abierto y productivo, asegurando la continuidad de la información. Los usuarios conectados pueden acceder, editar, cargar y compartir notas y archivos desde cualquier dispositivo, sin que sea necesaria la instalación de un equipo adicional o diferentes servidores para almacenar y compartir la información. Estas acciones resultan especialmente interesantes en las diversas actividades colaborativas de un proyecto o cuando el usuario está intercambiando ideas con un cliente, por ejemplo.

LastPast: control centralizado de contraseñas

Las contraseñas, en ocasiones, constituyen un auténtico quebradero de cabeza para el empresario, que teme por su seguridad. En muchas pymes se siguen apuntado en hojas de cálculo, a pesar de que ocho de cada diez casos de robos de datos se atribuyen a contraseñas débiles, reutilizadas o robadas, según el estudio The Next Domino to Fall: Empirical Analysis of User Passwords across Online Services realizado por Virginia Tech y analistas de Dashlane.

LastPast es una aplicación que permite olvidarse de una práctica que, aunque en desuso, aún se sigue dando, como es el caso de pasar las contraseñas por correo electrónico, por chat o papel, lo que supone importantes riesgos para la compañía.

Además, con el hecho de gestionar todas las contraseñas de una manera ordenada se consigue que los trabajadores no se distraigan ante las situaciones de bloqueo y restablecimiento de credenciales, al tiempo que se está protegiendo a la compañía del mal uso que pudieran hacer de la contraseña antiguos trabajadores.

Con esta herramienta de control centralizado de todas las claves de la empresa se pueden añadir o eliminar usuarios al instante, y permitir el acceso de los empleados autorizados desde cualquier lugar y en cualquier dispositivo.

Aplicaciones de gestión

La gestión de los procesos se considera absolutamente necesaria para que cualquier empresa presente un buen desarrollo. Actualmente existen en el mercado muchas herramientas orientadas tanto a la gestión integral del negocio como a la de alguno de sus procesos en particular.

Dietas.life: desplazamientos de empleados bajo control

Dietas.life es una herramienta pensada para gestionar todos los aspectos relacionados con las dietas de los empleados en una empresa, como kilometraje, el alojamiento o la comida. La aplicación tiene un fácil manejo y es perfecta para aquellas pymes cuyos trabajadores tengan que viajar por cuestiones relacionadas con su trabajo.

Tras añadir el empresario a los empleados, ellos mismos serán los que introduzcan sus propios gastos, pudiéndolos justificar con fotografías de tickets, documentos, imágenes o facturas, según el caso.

Además, si se desea un control todavía más riguroso, incluye un localizador GPS con el que los trabajadores mandan señales de ubicación, las cuales servirán para justificar los desplazamientos indicados.

Google G. Suite: gestión en un único paquete

Bajo la denominación de G.Suite, Google engloba a diferentes Apps que pueden utilizarse bajo un entorno de trabajo virtual. Entre los servicios que ofrece se encuentra un programa de correo electrónico, la posibilidad de almacenar en la nube, un calendario de planificación online, un servicio de mensajería y videollamadas, herramientas para el tratamiento de textos, presentaciones y formularios, bloc de notas digital y una solución para la creación de webs. Además, G. Suite te permite configurar una cuenta corporativa de Gmail y comenzar a utilizar así una dirección de correo electrónico personalizada para la empresa.

Existe una versión de suscripción, con una cuota mensual o anual, especialmente indicada para pymes, que permite utilizar toda la gama de funciones sin restricciones, además de otras herramientas adicionales relacionadas con la gestión y administración de proyectos, y soporte telefónico. Por su parte, las versiones Business y Premium ofrecen un almacenamiento casi ilimitado y la integración de funciones de archivo externas.

Utilizar una plataforma basada en la nube resulta muy útil para empresas con trabajadores que tengan que viajar o se les permita la opción del teletrabajo, quienes podrán estar totalmente informados y acceder a sus datos a través de cualquier dispositivo.

A los empleados autónomos que se tienen que comunicar de manera habitual con clientes también les puede resultar de mucha utilidad, ya que asegura un mejor flujo de trabajo, facilita la coordinación de un buen número de procesos y ahorra tiempo.

Invoice2go: la facturación al día

La aplicación Invoice2go sirve para abordar la facturación de una empresa, llevar la contabilidad al día, y gestionar cobros y facturas impagadas. Además de crear facturas en cuestión de minutos, el usuario también puede acceder a informes que muestren saldos pendientes de pago o enviar recordatorios a los deudores.

Una de las características de la aplicación es su fácil funcionamiento. El empresario o emprendedor solo tiene que rellenar un formulario con la información esencial para crear una factura, y la herramienta se encarga de generarla. A continuación, se ofrece la posibilidad de enviarla por correo electrónico.

Hay más de 20 plantillas de facturas personalizables y existe la opción de implementar un botón para recibir pagos a través de Paypal, entre otras funciones. Una vez terminadas las gestiones, se almacenan en la nube, de manera que se puede acceder a ellas cómodamente, desde cualquiera de nuestros dispositivos y allí donde nos encontremos.

Aplicaciones de comunicación y/o atención al cliente

Las aplicaciones orientadas a la atención al cliente proveen de soluciones a los empresarios que quieran mejorar su comunicación efectiva, de cara a fidelizar clientes o conseguir otros nuevos.

TeamViewer: control y soporte remoto

La aplicación TeamViewer permite la conexión por remoto a un equipo. Esta aplicación resulta perfecta para aquellas empresas que ofrecen un servicio de resolución de incidencias o bien formación online. Y aunque esta herramienta presenta un innegable potencial para el departamento de soporte técnico, también presenta una gran utilidad para el área comercial de una empresa, ya que las solicitudes se atienden al instante.

La gran ventaja de esta aplicación, que es fácil de instalar y usar, es el ahorro que supone para el empresario no tener que desplazar a un miembro del equipo para celebrar una reunión presencial o a un técnico para resolver un problema.

Por otra parte, la aplicación permite a los trabajadores que se encuentran fuera de su entorno laboral la posibilidad de trabajar remotamente con sus ordenadores de una manera cómoda y segura. TeamViewer es, además, una aplicación flexible, con la que organizar reuniones a distancia, colaborar en línea, compartir pantalla, e incluso grabar sesiones y después enviarlas a quienes no han podido estar presentes en ellas.

La opción de dar una respuesta inmediata y en tiempo real, además de la optimización de tiempo que supone, aumenta el valor añadido y diferencial de la empresa y la satisfacción tanto de los propios trabajadores como de los clientes.

Grammarly: textos sin errores

Con el fin de ofrecer una buena imagen de empresa, cualquier empresario o emprendedor necesita escribir textos correctos, claros y sin errores gramaticales u ortográficos, ya sean correos electrónicos, entradas en el blog, cartas o post en redes sociales.

Grammarly es un asistente de escritura que se añade al navegador Chrome como una extensión y permite comunicarte en inglés correctamente con clientes, proveedores y contactos. La herramienta verifica que la ortografía sea correcta, coloca la puntuación adecuadamente y presenta las frases bien estructuradas. Este último punto es lo que le distingue de un simple corrector ortográfico, ya que analiza frases enteras desde el punto de vista gramatical.

Aplicaciones de productividad

Mantener los niveles de rendimiento de los empleados supone un beneficio económico para la empresa. Para conseguirlo, es clave organizar al máximo los proyectos y las tareas cotidianas de los trabajadores y rentabilizar su tiempo.

RescueTime: sin distracciones

Diariamente nos distraemos en nuestro lugar de trabajo más tiempo de lo que pensamos. La pérdida de tiempo está íntimamente unida a la productividad, de ahí que sea tan importante tener un control de cuánto tardamos en hacer cada tarea cotidiana para ser más eficientes.

RescueTime captura todos los movimientos que realizas en tu ordenador a lo largo de la jornada. De esta manera, puedes saber, a través de un informe detallado, cuánto tiempo pasas en aplicaciones y páginas web. Si quieres, puedes establecer alarmas que te indiquen que ya has gastado el suficiente tiempo en una actividad concreta. Incluso puedes bloquear esas páginas que sabes de antemano que suponen una distracción para ti.

La aplicación resulta especialmente interesante para los emprendedores autónomos que no tienen un completo control sobre su tiempo. Y aunque la herramienta no está pensada para actuar como un Big Brother, también resulta apropiada para empresarios que quieran tener bajo control el tiempo de su fuerza de trabajo, ya que ayuda a identificar los picos más bajos de los empleados en materia de productividad.

CamScanner: el móvil como escáner

La aplicación CamScanner utiliza la cámara del móvil para escanear cualquier tipo de documento y así poderlo compartir por correo electrónico o SMS, o bien subirlo a la nube para que sea descargado por otros usuarios.

La herramienta permite ahorrar tiempo a los empleados y es especialmente útil cuando se quiere compartir de manera instantánea y en alta calidad un documento con un cliente o un proveedor. Además, existe la opción de convertir el documento en un PDF para facilitar su lectura en cualquier tipo de dispositivo. Una tarea que, con la sola ayuda de un móvil, permite ahorrar tiempo y esfuerzo a los empleados.

Asana: la gestión del trabajo

Entre las miles de soluciones utilizadas a diario por empresarios y emprendedores, una de las más usadas es Asana, una aplicación de gestión de proyectos en la nube que ayuda a una perfecta organización. Su flexibilidad permite que cada tarea o subtarea esté asociada a un proyecto. Además, el usuario puede asignarse funciones a sí mismo o al equipo, quedando todo mucho más claro y estructurado.

Tiene una interfaz fácil de usar y ofrece interacción en tiempo real. Su gran ventaja es su capacidad para gestionar y administrar proyectos paralelos. Todos los miembros del equipo observan las tareas pendientes y se pueden actualizar los objetivos o visualizar los avances de una manera rápida y eficaz, teniendo una visión global y en detalle del trabajo común.

Con todas estas aplicaciones, el empresario tiene a su disposición una gran variedad de posibilidades que está convirtiendo en sus mejores aliadas. Actualmente es mucho más fácil llevar a cabo proyectos y gestionar tiempo, equipos, tareas y finanzas, en cualquier momento y desde cualquier lugar. Nos encontramos ante una nueva forma de concebir el trabajo y la mejor plataforma para aumentar nuestra productividad. En la era digital, una vez más, las nuevas tecnologías marcan la diferencia.