¿Cómo hacer un presupuesto en tu negocio?

Si hay algo básico a la hora de sacar adelante una empresa, pero básico de verdad, es saber cómo hacer un presupuesto de nuestros servicios. Puede que nuestro público objetivo esté sediento de lo que podemos darle, pero antes de nada necesita saber si podrá afrontar la valía de lo que hacemos. Hacer un presupuesto de ventas puede parecer una tarea complicadísima, pero lo cierto es que teniendo claros los conceptos clave es un juego de niños.

Hoy, en Emprenspain, os enseñamos desde cómo se hace un presupuesto hasta cómo presentar un presupuesto que nos haga ganar un cliente. Lo único que necesitáis para empezar son herramientas de ofimática a las que podéis acceder de forma gratuita gracias a Google y, sobre todo, tener claro cómo poner vuestros precios para obtener beneficios sin que el cliente considere que le estáis atracando a mano armada. Recordad, ¡en el equilibrio está la virtud!

¿Cómo presentar un presupuesto al cliente?

Conviene tener bien claro que, por muy bonita que le hayamos contado las cosas al cliente, la comunicación oral es efímera. Es decir, cuando salga de nuestro negocio, o nos cuelgue el teléfono, recordará algo, pero el único documento que tendrá a mano para tomar su decisión final será nuestro presupuesto. De ahí que necesitemos que este sea claro, conciso y, sobre todo, atractivo. Cuanto más clara sea nuestra propuesta de venta y más estructurada esté, más fácil será que nos posicionemos sobre la competencia. Es curioso, pero si nos trabajamos cómo hacer un presupuesto atractivo, es posible que nos elijan incluso a pesar de ser un poco más caros que otras opciones.

De ahí la importancia de aprender a hacer un presupuesto con Excel o una herramienta equivalente. Necesitamos que todas nuestras propuestas estén igual de ordenadas, igual de limpias sobre el papel, y esta herramienta es vital para esto. ¿Por qué? Os lo resumimos en un par de puntos.

• A nivel visual es prácticamente perfecta. Sus celdas nos permiten crear una plantilla para hacer un presupuesto e ir rellenando campos en función de nuestras necesidades. El aspecto de nuestros presupuestos siempre será el mismo, y eso da sensación de seriedad y de saber hacer.
• A nivel operativo, a poco que sepamos utilizar Excel (o sucedáneos), es una auténtica maravilla. Las múltiples operaciones y automatizaciones que podemos llevar a cabo nos ahorrarán muchísimos quebraderos de cabeza. Como veremos a continuación, en una plantilla presupuestaria debemos incluir gastos, beneficios, impuestos, cantidades de material…Muchos números, desde luego, pero nos bastará con configurarlo todo una sola vez, ¡a partir de ahí, todo funcionará solo!

¿Y a la hora de entregarlo? No importa que sea en físico o en digital, pero debe ser atractivo. Que incluya nuestros colores corporativos es una buenísima idea.

Plantilla de presupuesto estándar

Como ya os hemos dicho, un presupuesto no refleja únicamente el precio al que vamos a ofrecer un producto o servicio. Además, tiene el poder de hablar por nuestra compañía. Denota si somos serios o no, si queremos ayudar o si pretendemos aprovecharnos de la situación. Lo segundo depende de las cantidades que marquemos, desde luego, pero lo primero se corresponde más con el aspecto de nuestro presupuesto. Por eso, a la hora de definir cómo hacer un presupuesto de una empresa, debemos procurar que esté incluido todo lo que el cliente espera. No hay que dejar ningún cabo suelto, porque además puede volverse en nuestra contra. “Esto no entraba en el presupuesto” es una frase que nos pone la carne de gallina porque, por lo general, significa que una de las dos partes tiene que perder dinero, ¡y no querremos ser nosotros!

¿Qué debe incluir una plantilla de presupuesto sí o sí?

• Lo primero, antes de entrar en materia, es tener claro que un presupuesto no solo son números, ¡debe estar bien escrito! Por eso, si creéis que podéis necesitar ayuda para redactar vuestra plantilla, no dudéis en acudir a una empresa especializada. Creednos, será una muy buena inversión que os hará ganar clientes.
• En la esquina superior izquierda, en el primer golpe de vista, debemos incluir los datos de nuestra empresa: Nombre (el nuestro si operamos como autónomos), ubicación y NIF o CIF.
• Otra información que conviene tener a la vista son los datos del cliente, y junto a ellos algo muy importante: si este presupuesto solo es válido para un periodo de tiempo determinado, la fecha de conclusión debe quedar bien clara antes de meternos en faena.
• Es ahora cuando empezamos a hablar de números. Nosotros somos de la opinión de que lo primero que hay que mostrar es el precio definitivo de lo que estamos ofreciendo. Es el dato que más le importa al cliente, ¿así que por qué escondérselo? Justo debajo es obligatorio añadir una tabla con el desglose de dicha cuantía, por qué queremos cobrarle la cifra que pone justo encima. Con ello justificamos nuestra actuación. Sí, podemos ser más caros que la competencia, pero si es porque utilizamos mejores materiales, o mejores formas de actuar, que se sepa.
• Poner la cantidad neta (lo que nos llevamos nosotros) y la bruta (la cantidad sumándole los impuestos) es una buena idea. Como decían en nuestra casa, ‘las cosas claras, el chocolate espeso’.
• ¿Qué forma de pago queremos utilizar? ¡Es importante determinarlo antes de cerrar ningún tipo de acuerdo! ¿Será inmediata o un tiempo después de la prestación de nuestro servicio?

Con esto ya sabemos cómo hacer un presupuesto de un proyecto, ¡solo nos queda triunfar!

Presentar documentación como un presupuesto de forma profesional

Ahora que tenemos controlado cómo hacer un presupuesto general para salir del paso, toca ir un poco más allá. Utilizar tablas de Excel está bien para empezar, pero lo cierto es que existen multitud de programas profesionales que nos lo pondrán mucho más sencillo a la forma de operar y, además, harán que el documento que entreguemos a nuestro cliente parezca mucho más serio.

Ya os hablamos de algunos de ellos en este otro post sobre programas de contabilidad recomendados para PYMES, y lo cierto es que cualquiera de ellos es una buena opción. ¿Y si funcionamos por nuestra cuenta? Creednos, softwares como Contasol, Anfix, Cuéntica o Billin son aún más importantes para freelancers. En un mundo en el que cada segundo cuenta, tener acceso a una herramienta profesional no nos ahorra dinero, pero también nos lo proporciona, ¡porque no ayuda a ganarnos la confianza del cliente!