Inicio
>
Tecnología e internet
>
Transformación digital
>
Cómo implementar una política de cero papel en tu negocio
Cómo implementar una política de cero papel en tu negocio
09 Junio 2023 17:00
Blog
Blog
Contenido
La sostenibilidad ya es uno de los pilares fundamentales en cualquier empresa. No lo decimos nosotros, sino el último informe de 2023 "CxO Sustainability Report: Accelerating the Green Transition", elaborado por Deloitte. Entre las medidas sostenibles más relevantes, destaca la política de cero papel.
Como desvela este estudio, casi el 80% de empresas españolas aumentaron su inversión en medidas verdes para combatir el cambio climático. Hoy te damos unos consejos para erradicar el papel en tu negocio.
A día de hoy, ya es totalmente viable implementar en tu empresa la política de cero papel. Gracias a las nuevas tecnologías, los pasos que debes dar son muy sencillos y a muy bajo coste. De hecho, están al alcance de cualquier pyme o autónomo y son estos:
Lo primero de todo es concienciar a tus empleados. El calentamiento global es una realidad que nos afecta a todos. Nadie se salva del cambio climático, ya que es un fenómeno global.
Como empresa, no sólo es importante el reciclaje o utilizar vehículos eléctricos para tu negocio. También, puedes eliminar por completo el papel (o casi). La utilización del ordenador o del smartphone para trabajar ha hecho que la comunicación escrita a mano ya no sea imprescindible.
Entre todos los residuos generados en una oficina, un 90% corresponde al papel. Sin embargo, su uso no siempre es imprescindible. Una de las ventajas de las empresas sostenibles es que mantendrán —o elevarán— su buena reputación empresarial, frente a la competencia.
Aunque sea muy drástico eliminar todas las papeleras, sí que es posible reducirlas al máximo. Hazte a la idea de que no es necesario colocar un contenedor en cada esquina.
Cuantas menos papeleras pongas en la oficina, más fácil será limitar el uso del papel. Las puedes sustituir por cajas de cartón. Si es reciclado, mejor. Se trata de un simple gesto, pero tiene muchos beneficios para el medioambiente. No hay duda de que los modelos de negocio sostenibles marcarán el futuro.
Asegúrate de reciclar todo el papel que utilices. Seguro que no necesitas utilizar papel nuevo para todas tus tareas. Salvo que tengas que entregar documentos oficiales, puedes reutilizar cientos de folios.
Por otro lado, revisa todos los espacios en blanco que puedas utilizar de todas tus hojas. Cuanto más económicos seamos, mejor. Cada año, la tala de árboles supera los 15.000 millones en todo el mundo. Una cifra desmesurada que se podría evitar.
La conciencia medioambiental ya es casi un concepto universal, así que también puedes optar por firmar y sellar documentos importantes en papel reciclado. Lo mismo sucede con el cartón. Reserva cajas de cartón reciclado para guardar papeles en tu oficina.
Las nuevas tecnologías facilitan la digitalización de documentos. Una tarea tan fácil y rápida, que la mayoría de empresas no han tardado en sumarse a esta política.
Si eres de esos trabajadores que aún acumulan una enorme montaña de papeles sobre la mesa, deja de hacerlo ya. A partir de ahora, la documentación más importante quedará registrada en tu ordenador y evitarás que se pierda.
También, te recomendamos evitar las impresiones en papel, ya que suponen un gasto elevado de papel. Como alternativa, puedes enviar información a quien tú quieras por correo electrónico, WhatsApp Business o redes sociales: contratos, facturas, presupuestos, etc. Evita utilizar el fax convencional.
Quítate la costumbre de revisar documentos en papel. Salvo que sea de extrema necesidad, claro. Puedes hacerlo igual desde tu ordenador o tu teléfono móvil. Vas a ahorrar mucho tiempo y dinero en toneladas de papel.
Otra ventaja es que el documento podrá ser revisado por varias personas a la vez. Si no tienes más remedio que imprimir papel, hazlo a doble cara y elige siempre el reciclado.
Te sugerimos previsualizar el archivo que imprimas, para corregir previamente cualquier error y no repetir la impresión.
Lo mejor es que todos los trabajadores de tu empresa tengan su propia firma digital. Ya no tendrás que imprimir documentos cada vez que necesites firmarlos. Una vez que utilices tu firma electrónica y exportes el archivo, será suficiente. Podrás firmar online todas tus facturas fácilmente.
Para escanear sucede lo mismo. Todo lo que puedas pasar a formato digital es mejor. Deja de malgastar papel e intenta facilitar facturas y todo tipo de comunicados a tus empleados y otras empresas por vía digital. Sé sostenible con la política de cero papel
CamScanner Escáner PDF, Escáner de documentos 
Mientras guardes bien todos los documentos que te interesen, no necesitarás imprimirlos y almacenarlos. Además, toda esa información quedará olvidada y se podría perder. Es más sencillo si queda ordenada y digitalizada.
Ahora que ya sabes cómo ahorrar papel en tu negocio, es importante que conozcas las principales ventajas de la política cero papel:
Como te decíamos antes, no pierdes tanto tiempo. Ordenar papeles te puede llevar mucho tiempo, así que lo mejor es ser prácticos. Recopila todos tus documentos en bases digitales de datos. Podrás hacerlo de forma diaria, mensual y anual, sin apenas darte cuenta.
Si minimizas el uso de papel, ahorrarás dinero. Aunque no lo creas, es un gasto extra muy importante para tu empresa. Cuando hablamos de ser económicos, este punto también debes tenerlo en cuenta.
Otro elemento fundamental es la seguridad. ¿Te imaginas qué pasaría si todos tus documentos en papel se pierden? No sería complicado, ya que algunos escritos se podrían traspapelar. Por ello, organizarlos en formato digital te asegurará poder localizarlos siempre que lo necesites.
En Yoigo Negocios te ayudamos a hacer tu empresa cada vez más sostenible con el medioambiente. Si necesitas ayuda, visita nuestra web o llámanos al 900 622 500 y te resolvemos cualquier duda.
