Cómo usar la técnica Getting Things Done (GTD) en tu pyme
10 Octubre 2025 17:00
¿Eres de esas personas que lo deja todo para último momento, acumula mil tareas en la cabeza y siente que nunca llega a nada? Entonces la técnica Getting Things Done (GTD) es para ti. Y se puede usar tanto en el ámbito personal como para transformar la forma de trabajar de tu pyme.
En una pyme, cada día aparecen decenas de tareas, clientes que llaman, entregas por coordinar, facturas por revisar e ideas nuevas que surgen de la nada. Es fácil sentirse atrapado bajo toneladas de “cosas por hacer”.
Cómo usar la técnica Getting Things Done (GTD) en tu pyme
El método de GTD es sencillo: anota todo. Lo que no está registrado en un sistema externo acaba consumiendo espacio mental y energía. GTD debe servir para coordinar tareas individuales, proyectos compartidos y comunicación fluida.
Este artículo te guía paso a paso para adaptar GTD al ritmo y recursos de tu pyme, combinando estructura con flexibilidad realista.
El ritmo de trabajo de una pyme
Todo empieza con capturar. En una pyme, las entradas de información son infinitas, un correo de un cliente, una llamada urgente, un proveedor que avisa de retrasos o una idea brillante que se aparece en la máquina de café.
Lo importante es que nada se quede flotando en la memoria de alguien.
Lo primero de todo: la organización previa
Cada miembro del equipo necesita su propia bandeja de entrada (puede ser física, digital o ambas). Lo crucial es que exista un lugar único para depositar cada tarea pendiente, sin filtros ni juicios.
Es como vaciar la mochila al final del día para ver qué llevas dentro antes de decidir qué se queda y qué se tira. Aquí es donde GTD empieza a marcar la diferencia.
Cada vez que entra algo en la bandeja, hay que decidir qué es: ¿una tarea concreta?, ¿una idea para más adelante?, ¿simple referencia? Lo que no requiera acción se archiva o se descarta.
Lo que sí, se convierte en un paso claro. Y si no lo hace uno mismo, se delega. En un equipo pequeño, esta parte es vital: evita que todo acabe en manos del jefe y reparte la carga de manera justa.
La regla es simple:
Si no requiere acción: descartar, archivar como referencia o guardar en la lista de “quizás algún día”.
Si requiere acción: definir el siguiente paso concreto.
En un equipo pequeño, este filtro es vital. Significa que el jefe ya no tiene que cargar con todo: las tareas se reparten con transparencia, y cada persona sabe exactamente qué le toca hacer.
Gestión de tareas y recursos
Una vez decidido qué hacer con cada cosa, hay que darle un sitio. En GTD esto significa crear listas; proyectos en marcha, tareas próximas, cosas delegadas a otros, elementos que dependen de una fecha concreta.
No se trata de complicarse, sino de dar estructura. Piensa en ello como un espacio donde todo el mundo sabe qué hay en juego y quién se encarga de qué.
Si hay un secreto para que GTD funcione en una pyme, es la revisión. Cada día conviene revisar la bandeja de entrada para que no se acumule la montaña.
Y, al menos una vez a la semana, hacer una puesta en común: qué proyectos siguen en pie, qué prioridades han cambiado, qué tareas han pasado de “algún día” a “mañana mismo”. Es como resetear el sistema y asegurarse de que todos miran en la misma dirección.
Pasamos a la acción
Después de tanto organizar, llega lo importante, ponerse manos a la obra. Se trata de hacer lo que tenga más sentido en ese momento. Para decidir, puedes fijarte en tres factores: el tiempo disponible, la energía que tienes y la prioridad real de la tarea.
Así, no gastas tu mejor momento del día respondiendo correos menores, ni dejas para el último minuto lo que sostiene a la empresa. Si quieres probar GTD en tu pyme, empieza con algo sencillo.
Elige unaherramienta digital que todo el equipo pueda usar, como Trello, Notion, ClickUp o Todoist, y crea ahí vuestra primera bandeja de entrada. Dedica diez minutos al día a procesarla y media hora los viernes para revisar proyectos.
No intentes implantar todo de golpe: deja que el sistema se ajuste a vuestro estilo de trabajo. Y, sobre todo, sé constante. GTD funciona si se mantiene vivo, no si se queda como un documento olvidado en Google Drive.
Todo lo que cambia esta metodología
Adoptar GTD en tu empresa puede ser un auténtico game changer. El equipo gana claridad, se reducen los olvidos y cada persona sabe qué tiene que hacer sin depender de que alguien se lo repita. La confianza aumenta: si algo está en el sistema, no se pierde.
Y, lo más importante, baja el estrés colectivo. Claro, no todo es fácil. Implantar GTD requiere disciplina y puede parecer un esfuerzo extra al principio. Siempre habrá quien diga “yo ya me organizo a mi manera”.
La clave es empezar poco a poco, con un proyecto piloto, y mostrar resultados. Una vez que el sistema demuestra su valor, la resistencia se derrumba sola.
La técnica Getting Things Done aplicada en una pyme, transforma el ruido diario en claridad y convierte el estrés en confianza. Al final, se trata de liberar la mente para que la creatividad y la estrategia ocupen el lugar que merecen.
Tu empresa no necesita superhéroes que lo recuerden todo, sino un sistema sencillo que lo haga por ellos. Y GTD puede ser ese sistema.
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