Dietas: cómo funcionan y en qué momento hay que pagarlas

"Cada consejero del BdE percibe sólo en dietas 1.119,10€, más que el SMI”, “Los presidentes de las tres grandes eléctricas cobraron más en nóminas y dietas en el año de la pandemia que en 2019”, “Así vive un eurodiputado: dietas suficientes para ahorrar toda la nómina”; todos estos son titulares de los últimos dos años.

Al hablar de salarios, especialmente en las altas esferas institucionales y empresariales, se suele poner el foco de la polémica en las dietas. ¿Tan importantes son? Lo cierto es que sí.

Cuidado con las dietas en nómina

Aunque los trabajadores no suelen hablar de las dietas, resultan ser “complementos” esenciales de toda nómina.

Lo entrecomillamos porque estudiado con un prisma legal por delante, en realidad son cuantías que no computan bajo lo que se entiende en la normativa como “complemento salarial”.

“Dietas, kilometraje y complemento de teléfono son extrasalariales, siempre que respondan a su verdadera naturaleza, pues los complementos y el salario retribuyen la actividad prestacional que es propia del contrato, constituyendo el salario el núcleo duro y esencial y siendo los complementos extrasalariales accesorios a la actividad del trabajador”, reflejaba un ATS en 2016.

Desde el lado de la plantilla, las dietas son vistas como un pago justo y razonable para cubrir gastos asociados al trabajo presencial, y desde el lado de los responsables se entiende como un garante de compromiso y fidelización organizativa.

Para la ley, claro, no dejan de ser un instrumento fiscal más.

Y es que al hablar de dietas, más allá de las cuantías o de lo que deben cubrir, se tiende más a poner el foco sobre quién debe afrontar la carga tributaria que va asociada a ellas. ¿La debe incluir el trabajador en su declaración de la renta? ¿Hasta dónde llega la responsabilidad de la compañía?

En los últimos años la Agencia Tributaria ha ido comprobando como muchas empresas abusan de este concepto para pagar más a sus empleados sin aumentar su carga fiscal. Por eso los esfuerzos preventivos de la administración no han hecho sino intensificarse de un tiempo a esta parte.

De acuerdo con el Tribunal Económico Administrativo Central (TEAC), "no existe obstáculo normativo que impida a la Administración comprobar al perceptor de retribuciones que han sido declaradas como dietas y asignaciones para gastos de viaje exoneradas de gravamen, en relación con las mismas".

Esto quiere decir que, al margen de quién tenga la responsabilidad de acreditar las dietas pagadas y demás cuestiones, los funcionarios técnicos siempre tendrán derecho a realizar las comprobaciones pertinentes cuando haya motivo de sospecha.

Por ese motivo resulta fundamental tener un conocimiento legal y fiscal preciso para evitar posibles multas. Eso pasa por entender exactamente qué son las dietas en nómina, cómo se han de pagar y cómo tributan dependiendo de cada caso.

¿Qué son las dietas?

Sin ni siquiera entrar en la normativa podemos encontrar la definición de “dieta” en el mismo diccionario de la RAE. A saber: “Honorario que un juez u otro funcionario devenga cada día mientras dura la comisión que se le confía fuera de su residencia oficial”. Es cierto pero limitado.

Las dietas no solo se limitan a los trabajadores públicos, sino que están presentes en todas las empresas. De ahí que aparezcan en el artículo 40.6 del Estatuto de los Trabajadores, extendiendo su significado a todos los empleados que incurran en ese mismo desplazamiento físico.

“Son retribuciones de carácter irregular que responden a los gastos que genera en el trabajador la orden empresarial de desplazamiento provisional o temporal a un lugar distinto a aquel donde habitualmente presta sus servicios o donde radica el centro de trabajo, para efectuar tareas o realizar funciones que le son propias”, señala Iberley.

Edenred, no obstante, señala que dentro de esos “gastos” no solo se incluye la gasolina, al abono transporte o el dinero relativo al desplazamiento. Las dietas engloban igualmente todo lo que tiene que ver con la manutención y/o estancia durante el viaje de trabajo.

“En el caso de la dieta, lo que se requiere para que exista es un gasto a compensar”, añaden en CE Consulting. “Este gasto debe ser que el trabajador se vea en la necesidad de realizar sus comidas o pernoctar en un municipio distinto al lugar de trabajo”.

Efectivamente, si es en el mismo de residencia, no incurre en derecho para el trabajador.

De esta manera, el pago de estas cuantías puede variar en gran medida dependiendo de la empresa. Se abonan en forma de compensación; en unas ocasiones como dinero y en otras equivalentes como tickets restaurante y demás.

Para el trabajador lo importante es que no pierda de vista lo reflejado en el Convenio Colectivo. Es este texto en el que la empresa deberá reflejar todas las condiciones legales para percibir dietas en ejercicio del contrato firmado.

Qué si y qué no son dietas: diferencias de gastos y exenciones en el IRPF

Si bien se entiende que todos los gastos sufragados por parte del trabajador durante el desplazamiento dentro de su horario de trabajo son susceptibles a abonarse como dietas, existen matices importantes a tener en cuenta.

Dietas de manutención y estancia

Para todas las cuantías derivadas de la comida y el alojamiento del empleado durante el viaje, la Agencia Tributaria recalca serán diferentes en cuanto a si el desplazamiento ha sido en municipio distinto al lugar de trabajo habitual o no. Para lo primero se incluyen dietas:

• Por gastos de estancia: de acuerdo con los importes que se justifiquen mediante las facturas correspondientes.
• Por gastos de manutención: el trabajador tendrá derecho a percibir 53,34 euros diarios para desplazamientos dentro de España o 91,35 euros para viajes en territorio extranjero.

Si por el contrario no se ha pernoctado en un municipio diferente, los gastos de manutención a percibir serán de 26,67 euros al día dentro de territorio nacional, y de 48,08 euros en el extranjero. Hablamos, ojo, de dormir, no de lo que comprende todo el trayecto completo del viaje.

Iberley advierte además de que “la comida solo tendrá la consideración de dieta a efectos laborales cuando tenga su origen en un desplazamiento en las condiciones expuestas. Cuando no sea así, tendrá la consideración de salario en especie (comidas en el comedor de la empresa, tickets restaurant, etc.)”.

Todo esto solo aplica cuando el desplazamiento y permanencia se prolongue de forma continuada durante menos de 9 meses. “A estos efectos, no se descontará el tiempo de vacaciones, enfermedad u otras circunstancias que no impliquen alteración del destino”.

Como refleja la asesoría en la siguiente tabla, las cuantías límite mencionadas más arriba hacen referencia a lo que queda exento de IRPF. Siempre se puede pagar más (de hecho todo lo que se quiera), pero sobrepasado el límite deberá tributar de forma normal en la base de cotización a la Seguridad Social.

Dietas de desplazamiento (gastos de locomoción)

Es verdad que no se suelen considerar “dietas” en sí mismas, pero las cuantías abonadas por los gastos de desplazamiento siguen teniendo idéntica naturaleza compensatoria. Por eso las incluimos aquí, y por eso la Agencia Tributaria las engloba bajo un apartado compartido.

Dicho eso, se distinguen dos grupos diferentes de gastos exentos de tributación:

• Asignaciones para gastos de locomoción del trabajador en medios de transporte públicos: “siempre que el importe se justifique mediante factura o documento equivalente”.
• Todo lo que no sea transporte público: la cantidad resultante de computar 0,19 euros por kilómetro recorrido, siempre que se justifique (incluyendo peajes y aparcamientos, que la empresa debe abonar aparte).

En estas cuantías no se incluyen los gastos realizados por los trabajadores para ir desde sus casas al lugar de trabajo. Además, en el cómputo para viajes en transporte privado, hay que incluir no solo el propio combustible, sino también otros gastos derivados del desgaste del vehículo.

Dietas y el Impuesto de Sociedades

Ya hemos hablado de lo que queda fuera del IRPF, pero ¿qué hay del Impuesto de Sociedades? Las empresas también pueden reducirse los gastos destinados al pago de este impuesto en lo que se refiere a los importes que se acogen a todo lo explicado más arriba.

Eso sí, las dietas deben cumplir una serie de requisitos para quedar exentas:

• Deben estar contabilizadas y justificadas documentalmente: “se imputarán conforme al criterio de devengo”, señalan en Sage. Eso quiere decir que aparecerán reflejadas en la nómina, pero bien identificadas.
• Han de ser gastos correlacionados con los ingresos: dietas con importes muy elevados o sospechosos pasarán a ser objeto de estudio por parte de la Administración, y por tanto no gozarán de la bonificación.
• Que cumplan con la normativa del Impuesto de Sociedades: la propia ley ya recoge ciertas ventajas fiscales en determinados casos, que no son compatibles con la deducción propia de las dietas.

Errores a evitar en el pago de dietas

A diferencia de otros muchos conceptos de las nóminas, las dietas están rodeadas de un gran desconocimiento por parte de las empresas. De ahí que sea habitual encontrar actuaciones improvisadas que infringen la normativa incluso cuando no hay dolo.

• No basta con incluirlas en la nómina: para que la justificación se considere válida deben tener respaldo en facturas detallas y organizadas debidamente, con pequeñas anotaciones de los motivos del abono.
• La responsabilidad no es solo del trabajador: tanto la empresa como el empleado deben justificar y anotar las dietas. Entre estos dos procesos ha de haber un mínimo de coherencia y coincidencia
• Siempre variables: las dietas nunca pueden ser fijas porque tienen un carácter indemnizatorio. Es decir, que dependerán de los gastos que haya realizado el trabajador. Por eso irán en todo caso después del hecho y no antes.
• No en vacaciones: la empresa no puede pagar dietas al trabajador durante sus vacaciones porque estaría incumpliendo una de las premisas básicas de la normativa. Esto es, que haya relación con la actividad económica desarrollada.
• Solo cuando salga del centro de trabajo: no cabe el abono de dietas a trabajadores que no trasladan su actividad fuera del lugar de actividad habitual. Básicamente la Administración no lo aceptará.

Entendemos que las dietas son un concepto de retribución que no siempre resulta fácil de entender de cara a la ley. Por eso en Yoigo Negocios te ofrecemos el servicio que necesitas para estar el día con toda la normativa y las obligaciones que te corresponden como empresario.

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