¿Alguna vez has tenido trabajadores que incumplían el horario laboral? ¿O alguna vez has hecho horas extra como asalariado? Sea cual sea tu situación, los sistemas para fichar en el trabajo han evolucionado notablemente y han pasado del papel y boli a soluciones de software, aplicaciones móviles y sistemas para fichar online.
La legislación al respecto también se ha desarrollado con el objetivo de asegurar el cumplimiento laboral. Así, desde mayo de 2019 en España es obligatorio, para todas las empresas que tengan trabajadores asalariados, llevar a cabo el control horario de sus empleados.
El Real Decreto-Ley 8/2019 de 8 de marzo aprobado contempla, entre otras cosas, la obligación empresarial de llevar el registro de horario de los empleados independientemente de la jornada que estos tengan y de guardar este registro durante cuatro años.
Ante esta realidad, merece la pena instalar en la empresa un buen sistema para fichar en el trabajo. Ágil, útil y que se adapte a las características concretas de la compañía.
Dependiendo del sector o el tamaño de la entidad, los sistemas de control horario pueden variar notablemente. Pero ¿cuáles son los mejores métodos para fichar en el trabajo?
Una hoja de Excel
En el caso de que tu negocio quiera mantener soluciones tradicionales y con pocos costes, debes saber que los métodos de registro físicos han sido sustituidos por las hojas de Excel.
Siempre que sea una pequeña empresa, con no muchos empleados, uno de estos archivos permitirá registrar lo que antes hacían el boli y el papel. Además, calculará con rapidez las horas trabajadas por cada empleado al mes, las horas extras o las horas que no se han trabajado.
Soluciones de software para fichar en el trabajo
Existen multitud de programas de software que permiten controlar el horario laboral desde el ordenador. Suelen ser intuitivos y fáciles de usar. Así, por lo general, los empleados no van a necesitar ninguna formación para usarlos, ya que bastará con un clic que inicie el cronometraje de su jornada.
Estos sistemas suelen incorporar la posibilidad de registrar las vacaciones, bajas por enfermedad o días de libre disposición. De esta manera, se convierten en un aliado en la gestión del tiempo de trabajo, tanto para el empleado como para los administrativos de la empresa.
Aplicaciones móviles
Otro método interesante para tener el control horario de tu empresa vigilado es el uso de apps para fichar en el trabajo. Solo es necesario instalar la app en los smartphones corporativos de los empleados.
Su funcionamiento es parecido al de un software para ordenador. Facilitan la vida de trabajador y empresario y con ellos se puede analizar, incluso, el tiempo dedicado a cada tarea.
Sin embargo, entre sus principales desventajas está el hecho de que, si tu empresa no proporciona teléfono a sus empleados, el coste de fichar será aún mayor, dada la necesidad de darle un móvil a cada uno de los trabajadores.
Fichar online
Del mismo modo que con el software, el trabajador también puede fichar sin necesidad de un programa en el ordenador: lo puede hacer online. Es decir, con un recurso que no requiera instalación alguna.
En este caso puede hacerlo desde cualquier dispositivo y con cualquier sistema operativo, simplemente a través del navegador. Todo lo que necesita es conexión a internet.
Los software alojados en la nube, a los que puedes acceder online y desde cualquier dispositivo, son fáciles y suelen presentar un menor coste. Además, son fáciles para el personal, que puede acceder a ellos a través de su teléfono, portátil o tablet.
Sumado a estas ventajas, con el uso de estos sistemas para fichar se minimizan los posibles problemas de compatibilidad, aunque se añaden otros.
Entre ellos, los programas para fichar online no son útiles en entornos con una mala o nula conexión a internet y hay que tener en cuenta que su uso implica el alojamiento de datos en servidores de terceros.
En cualquier caso, todos los sistemas para fichar están sujetos a la normativa del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). Por lo tanto, es necesario seguir y respetar las indicaciones legales.
Máquinas y otras soluciones con tecnologías avanzadas
Otro de los métodos más eficaces y utilizados para fichar en el trabajo es el uso de máquinas con tecnologías avanzadas que permiten el control personal de los trabajadores. Estos son los lectores de huella, de proximidad, los RFID, la tarjeta, el escaneo de retina, el reconocimiento facial u otros sistemas biométricos.
Hablamos, en función de la sofisticación del método elegido, de soluciones que pueden subir notablemente los costes pero, con los que, por otro lado, la empresa ganará mucho en seguridad y eficacia.
En primer lugar, entre lo más básico de las posibles opciones de hardware está el típico reloj para fichar. Con él en la entrada, el empleado acerca su tarjeta o introduce un pin de manera que queda grabada la hora de entrada y salida del lugar de trabajo.
Por otro lado, se puede instalar un lector de tarjetas de proximidad (RFID), de manera que para fichar solo es necesario acercar la tarjeta o el llavero. Este es un sistema útil para empresas grandes o de un tamaño importante.
Asimismo, otros métodos para fichar utilizan datos biométricos, como las huellas dactilares, o el reconocimiento facial. Son soluciones útiles para empresas que necesiten altas medidas de seguridad. Sin embargo, una de sus principales desventajas es el coste.
Es probable que una PYME no pueda afrontar el importe que supone instalar este tipo de lectores biométricos en su empresa. Además, en el caso de las tarjetas, será necesario entregar las tarjetas o chips a cada empleado de manera individualizada.
Estos sistemas para fichar a través de tecnologías digitales tienen otros inconvenientes, como es la presencialidad. Solo pueden utilizarse en la propia empresa y, por lo tanto, si un empleado está trabajando a distancia, que ocurre cada vez más a menudo, no podrá fichar ese día.
Entre las tendencias del mercado laboral está el teletrabajo como una opción acelerada por el estallido de la pandemia de la covid-19. Así, ya existen muchas plantillas cuyos trabajadores hacen su jornada laboral total o parcialmente lejos de la oficina.
Por lo tanto, elegir un sistema para fichar en el trabajo dependerá fundamentalmente del tamaño y las características de tu empresa. Lo importante es que ajuste a su estructura económica y operativa, y que se convierta verdaderamente en una herramienta que aporta valor y ayuda a aumentar la productividad.
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