Lo más probable es que a estas alturas del cuento las facturas electrónicas no nos sean para nada desconocidas. De hecho, es posible que durante los últimos meses hayamos perdido la posibilidad de hacer un nuevo cliente por no poder ofrecerle el servicio de factura electrónica. Por eso hemos decidido hablaros no solo de qué es una factura electrónica, sino de cómo se hace uno de estos documentos que, a día de hoy, son tan demandados para que nuestra empresa pueda funcionar a buen ritmo. No es la primera vez que os hablamos de algo así, ya os comentamos hace un tiempo el funcionamiento de la app Invoice Home. Eso sí, os aseguramos que son sencillísimas de hacer y facilitan muchísimo nuestra labor empresarial, ¡vais a alucinar cuando lo sepáis!
¿En qué consiste la factura electrónica?
La pandemia de coronavirus provocó que muchas cosas cambiasen en el funcionamiento empresarial. Una de ellas, un auténtico clásico, el tema de la facturación. Los empresarios españoles estaban acostumbrados a recibir y expedir facturas impresas en papel. Sin embargo, la imposibilidad de desarrollar sus actividades con normalidad, unida a la necesidad de seguir funcionando, provocó el auge de la factura electrónica. Ya había una ley de factura electrónica funcionando desde 2014, pero tardamos un poco más en hacernos a ellas.
Eso sí, para que nos quede claro, ¿qué es una factura electrónica? Pues, ante todo, una factura. Es decir, cumple la misma función: justifica que ha habido una prestación de servicios por una parte. ¿Y para qué sirve la factura electrónica? Pues para que a la otra parte le queden bien claros todos los conceptos y salde su deuda abonando una determinada cuantía por ello. La única diferencia de la factura electrónica con la tradicional es que se expide y se recibe por vía electrónica. Esto es, por algún tipo de servicio de mensajería digital, como puede ser un email o apps como Whatsapp o Telegram, por poner unos ejemplos.
La verdad es que, al igual que ha ocurrido con la telemedicina, la Covid-19 ha servido para avanzar a pasos agigantados con el tema de la factura electrónica. Son mucho más fáciles de almacenar, más sencillas de organizar y localizar, pueden hacerse copias sin problema y, a la hora de enviárselas a un gestor, la operación se reduce a apenas unos minutos. Esto, el ahorro de tiempo, es una de las fortalezas que ha hecho que cada vez más empresarios se pregunten cómo se hace una factura electrónica. ¿Y sabéis qué? ¡Que no podría resultar más sencillo! Al final del post de hoy os damos alguna sugerencia, ¡muy atentos!
Presentación de facturas electrónicas
Si en el ámbito privado lo de la factura electrónica ha sido toda una novedad, lo cierto es que para las administraciones públicas y sus proveedores la adaptación no ha supuesto ningún problema. Desde poco después de la entrada en vigor de la ley de factura electrónica, los proveedores de las mismas tuvieron que adaptar todo su sistema a esta nueva forma de operar. Concretamente, desde el 15 de enero de 2015, si trabajas con un Ayuntamiento debes presentar tu factura electrónica. ¿Y si no? ¡Pues no cobras! Eso sí, el salto de la factura electrónica al b2b, terreno que aún se seguía resistiendo a la misma, ha supuesto un rotundo éxito.
A ello ha contribuido, y mucho, la necesidad de los profesionales de encontrar otras vías de explotación de sus servicios. Hay muchos que, con todo el tema de la Covid-19, se vieron obligados a reconvertirse en freelancers. Lo que antes parecía imposible, ofrecer servicios desde casa a empresas situadas en puntos opuestos del mapa, se convirtió en algo de lo más normal. Del mismo modo que la educación a distancia entró en nuestras vidas, el teletrabajo y la factura electrónica llegaron para quedarse, abriendo todo un mundo de posibilidades.
Como ya hemos dicho, la presentación de facturas entre empresas resulta tan sencilla como enviarla de la forma acordada. Sin embargo, una factura electrónica para un Ayuntamiento requiere del cumplimiento de una serie de requisitos. Ellos mismos nos piden que los cumplamos y que, para elaborarla, utilicemos un programa informático que cree nuestra factura electrónica (nos sugieren uno completamente gratuito, Facturae). O que utilicemos los servicios de un prestador de servicios de facturación electrónica.
Eso sí, si estas opciones no os convencen, a continuación os dejamos nuestras favoritas. ¡Buenas, bonitas y baratas!
Programas y modelos de factura electrónica
Elaborar nuestra factura electrónica con un programa informático puede no resultar lo más agradable del mundo, ¿verdad? Por fortuna, son varias las empresas que han sabido adaptarse a la situación y nos ofrecen soluciones modernas y, más importante aún, realmente sencillas de utilizar. Tan fácil como elegir el modelo de factura electrónica que más se adapte a nuestro tipo de negocio, personalizarlo a nuestro antojo y pulsar un botoncito una vez lista. ¡Aquí os dejamos los mejores programas y webs para hacer una factura electrónica!
Tal y como nos cuentan en su página web, la facturación Billin es “un programa de facturación adaptado a las necesidades de tu negocio”. No hay cosas que no podamos hacer sirviéndonos de sus herramientas:
- Añadir gastos
- Aplicar descuentos
- Configurar impuestos
- Aplicar retenciones
- Añadir recargos de equivalencia
Como dirían los presentadores del mítico Bricomanía, “¡rápido, fácil y para toda la familia, amigos!”. El acceso a Billin es gratuito, y luego solo tendremos que pagar una cómoda suscripción si el programa nos convence. Con él tendremos facturas electrónicas ilimitadas, pero también productos, clientes y usuarios sin ningún tipo de límite. Gracias a su funcionalidad de programas facturas no tendremos que volver a preocuparnos de las que sean recurrentes. Y además tiene una utilidad gracias a la que los clientes podrán abonarnos nuestros honorarios desde la propia factura online, ¡lo mejor para cobrar cuanto antes!
Debitoor es un software de facturación online en la nube que ofrece modelos de factura electrónica legales y atractivos. Estos resultan ideales para autónomos y PYMES, ya que suponen un ahorro de tiempo brutal con respecto a los métodos tradicionales. Con Debittor, además, podemos gestionar nuestras facturas y gastos, diseñar plantillas propias, enviar albaranes y también presupuestos. Además, podremos registrar nuestras referencias, así como nuestras listas de clientes y proveedores. Y todo ello sin peligro de perder nuestra información por un problema informático, ¡hacer facturas con Debitoor es una maravilla!
