Tips para organizar las vacaciones de tus empleados
09 Junio 2022 - Actualizado 19 Junio 2023
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¿Cómo gestionar las vacaciones de la plantilla y no morir en el intento?Ahora que se va acercando el verano, te vendrá bien tener en cuenta unos cuantos consejos para organizarlas correctamente.
Para poder organizar los días libres de los empleados hay herramientas que resultan muy útiles. Un Excel, por ejemplo, puede salvarte de cometer errores como solapar los días de varias personas.
Por otro lado, hay apps móviles que también ayudan en estas situaciones. La cuestión aquí no es qué recurso emplear sino cuándo hacerlo: la prevención es la clave de toda organización. Y si estás leyendo esto significa que ya lo estás haciendo bien.
Lo primordial con respecto a la organización es estar al tanto de lo que exige la ley al respecto. Debes saber que esta cuestión se regula en el artículo 38 del Estatuto de los Trabajadores. Veamos lo que se indica:
El periodo de vacaciones anuales retribuidas, no sustituible por compensación económica, será el pactado en convenio colectivo o contrato individual. En ningún caso la duración será inferior a 30 días naturales.
El periodo o periodos de su disfrute se fijará de común acuerdo entre el empresario y el trabajador, de conformidad con lo establecido en su caso en los convenios colectivos sobre planificación anual de las vacaciones.
En caso de desacuerdo entre las partes, la jurisdicción social fijará la fecha que para el disfrute corresponda y su decisión será irrecurrible. El procedimiento será sumario y preferente.
El calendario de vacaciones se fijará en cada empresa. El trabajador conocerá las fechas que le correspondan 2 meses antes, al menos, del comienzo del disfrute.
Cabe destacar, además, que la ley contempla la sustitución de las vacaciones en caso de coincidir con una incapacidad temporal.
Así pues, todos los trabajadores tienen derecho a disfrutar de un mínimo de 30 días naturales libres al año. Las fechas deben acordarse con el jefe, y los empleados tienen derecho a conocer dichas fechas al menos 2 meses antes.
Las dificultades aparecen cuando debemos gestionar los días libres de un grupo de personas y al mismo tiempo procurar que la productividad se mantenga.
Si la empresa cuenta con recursos suficientes, puede plantearse la contratación de otra persona en sustitución de la que esté en su periodo vacacional. Una realidad más cruda es la que viven muchos, doblando cargas para "adelantar".
No obstante, en la mayoría de los casos se intenta repartir del trabajo entre los trabajadores restantes. Otra opción es que los empleados del mismo departamento no coincidan para que siempre haya un puesto cubierto.
Otro de los problemas que tiende a surgir es la dificultad de poner de acuerdo a varias personas que quieran disfrutar de sus vacaciones los mismos días. Las quincenas de julio y agosto tienden a ser más problemáticas, así como Semana Santa o Navidad.
Pero no desesperes. Existen muchas soluciones para solventar las dificultades que plantea organizas las vacaciones de tus empleados.
Repasa los momentos de mayor actividad de la empresa: Esto es fundamental y puede salvarte de muchos conflictos, especialmente en verano. Salvo que trabajes en una empresa dedicada al sector servicios como la hostelería, lo normal es que durante Semana Santa, Navidad y verano la actividad baje. En ese caso, quizás tengas margen para dar vacaciones a varias personas a la vez.
Valora las necesidades de los empleados: A nivel laboral, ten en cuenta cuáles son las funciones de cada trabajador para intentar no dar vacaciones a la vez a varias personas que realicen funciones distintas.
Esto se hace para procurar que la empresa pueda seguir ofreciendo todos los servicios, aunque estos sean mínimos.
Establece un sistema rotativo: Los responsables de recursos humanos afrontan con frecuencia situaciones hostiles, cuando varios trabajadores solicitan los mismos días de vacaciones. Para evitar conflictos en la medida de lo posible, puedes instaurar un sistema rotativo que dé prioridad para un periodo vacacional determinado a aquellos compañeros que no pudiesen disfrutarlo el año anterior.
Instala un software de gestión de vacaciones: La utilidad de esta herramienta reside en la automatización de las solicitudes, además de la ventaja de ver cuándo están de vacaciones el resto de los compañeros para saber qué fechas quedan libres para pedir.
Reestructura la carga de tareas: La organización de las vacaciones va acompañada de la gestión de las tareas de los trabajadores. Es importante que reestructures las funciones de los empleados. Lo ideal es que se queden para repartir de forma equitativa la carga de trabajo y que la productividad se mantenga en la medida de lo posible.
Para llevar a cabo todo lo mencionado anteriormente, puedes ayudarte de diferentes software y herramientas informáticas. Estas te servirán para diseñar un plan evitando que se solapen fechas por un error humano. Aquí enumeramos las mejor valoradas:
Excel: todo un clásico de la organización. Las nuevas versiones de este famoso programa de Microsoft cuentan con procesos automatizados que te permitirán rellenar las plantillas mucho más rápido y sin errores.
Microsoft Excel
Cezanne: se trata de un programa que cuenta con las funciones de evaluación del desempeño, selección de personal y control de horario. La combinación de todas ellas te ayudará a organizar las vacaciones según las necesidades. Su precio es de 160 euros al mes.
Cezanne HR para móviles
Zucchetti HR: Esta aplicación cuenta con las funciones mencionadas anteriormente y con una opción de gestión de turnos. Es muy útil también para las reestructuraciones necesarias cuando se da vacaciones a una parte de la plantilla.
ZConnect App
Factorial: Tiene opción de gestión de turnos, evaluación del desempeño, control de horario y selección de personal. En relación con los precios, hay diferentes paquetes en función de los servicios que se quieran contratar.
Factorial
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