Los últimos días del año y, sobre todo, los primeros días del mes de enero son fechas de plena actividad en los departamentos de contabilidad de las empresas: es el momento de llevar a cabo el cierre de año empresarial. Todas las compañías, ya sean empresas grandes o pymes, están obligadas a hacer el cierre del ejercicio contable y el cierre fiscal.
El cierre contable es uno de los procedimientos más importantes en la contabilidad: es el que da por clausuradas las cuentas anuales de la empresa dentro de un ejercicio. A partir de este cierre fiscal se cuadran las cuentas y se dan por cerradas las cuentas anuales dentro de un ejercicio contable (normalmente abarca 12 meses del año natural).
Este ejercicio obliga así a revisar y cuadrar las cuentas, lo que da lugar al momento de asegurar con exactitud si el negocio ha generado pérdidas o ganancias.
Por lo tanto, el cierre contable permite no solo responder a las obligaciones con Hacienda sino también facilitar la ejecución del balance y de la planificación para el año próximo.
Pero, ¿cómo hacer un buen cierre de año empresarial? Aunque seguramente los departamentos de contabilidad estén echando humo durante las próximas semanas, todo el trabajo que realizan es de vital importancia para la empresa.
Aquí algunas pautas que tener en cuenta para hacer un buen cierre contable.
1. Balance de comprobación de sumas y saldos
Mantener la información de tu empresa ordenada, centralizada y actualizada es clave para que el proceso de cierre sea sencillo y salga bien a la primera. Por ello, es clave llevar al día la contabilidad de tu empresa y así evitarás dolores de cabeza. A partir de ahí realizas la revisión del libro diario y mayor de cada cuenta.
Lo primero que tendrás que hacer para llevar a cabo el cierre fiscal de la empresa es comprobar que los datos de contabilidad coinciden con lo registrado en el libro diario.
Hay que chequear la suma del debe y el haber de las diferentes cuentas y el saldo correspondiente de cada una de ellas, lo que además permite detectar posibles errores en los mayores contables de algunas cuentas. Es la revisión necesaria de asientos.
2. Comprobar a través del PGC que no hay errores
En segundo lugar, es útil cerciorarse, a través del Plan General Contable, de que no existe ningún error en la contabilidad de los diferentes grupos de cuentas:
- (1) Financiación básica
- (2) Activo no corriente
- (3) Existencias
- (4) Acreedores y deudores por operaciones comerciales
- (5) Cuentas financieras
- (6) Compras y gastos
- (7) Ventas e ingresos
- (8) Gastos imputados al patrimonio neto
- (9) Ingresos imputados al patrimonio neto
Tómate el tiempo que necesitas y revisa bien cada partida; un solo error en este punto del proceso te puede llevar a una ejecución incorrecta del cierre contable. Y no hace falta que mencionemos qué consecuencias puede tener eso.
3. Comprobar el recuento de existencias
El siguiente paso para llevar a cabo un buen cierre fiscal de la empresa es hacer el recuento de existencias. O lo que es lo mismo, los elementos y productos propiedad de la empresa necesarios para alguna de las fases del proceso productivo o bien las existencias terminadas en stock listas para la venta.
De esta manera, las variaciones de existencias pueden afectar al resultado de la empresa, dando lugar a ingresos o gastos.
A lo largo del ejercicio, el negocio compra existencias y las registra como gasto. Ahora bien, si las existencias no se usan o no se venden, no supondrían realmente un gasto (o ingreso) al final el ejercicio, sino un activo corriente.
Habrá que restar las existencias no consumidas de todas las mercancías y las materias primas que se han adquirido a lo largo del año para la fabricación de productos o servicios.
La cifra obtenida en el recuento debe cuadrar con el número de existencias que tiene la empresa en el momento de cierre.
4. Reclasificar deudas y créditos
Otro paso fundamental a llevar a cabo al principio del procedimiento de cierre contable de la empresa es la reclasificación de las deudas y créditos de la empresa.
Para que nos entendamos, esto consiste en tener en cuenta todas las deudas pendientes de pagar, así como los posible créditos que haya que recibir en los próximos meses. Y es que el impacto de todo ello llegará con retardo a las cuentas.
5. Aplicar los ajustes por periodificación
En el proceso hay que ajustar también los gastos e ingresos que se tendrán en cuenta para realizar el cierre contable, dado que no todos ellos se han de incorporar al mismo ejercicio contable.
Así, el PGC 2007 y su modificación posterior establece una serie de principios contables a seguir. Destaca el principio de devengo, de acuerdo al cuál las transacciones o hechos económicos se registran en el momento en que ocurren, con independencia de la fecha de su pago o de su cobro.
De esta manera no todos los gastos e ingresos se tienen en cuenta para realizar el cierre contable; es necesario realizar un ajuste de los ingresos y los gastos al ejercicio económico que realmente les corresponda.
Por ejemplo, una factura por servicios de marketing contratados por la empresa y realizados en diciembre de un ejercicio contable a una empresa pero con pago a 60 días, se debe contabilizar en el año en el que han tenido lugar, aunque el pago de la factura se pueda extender a enero o febrero del ejercicio siguiente.
El objetivo pasa por que las cuentas anuales de la empresa reflejen con la mayor claridad y fidelidad la situación financiera y los resultados de la empresa. Para ello se imputan los gastos e ingresos en el momento en el que se producen, independientemente de cuándo se produzca el desembolso.
6. Regularización de ingresos y gastos
Uno de los pasos fundamentales en el cierre del ejercicio fiscal es la regularización del asiento de pérdidas y ganancias para conocer la rentabilidad de la empresa.
Esto se hace a partir de los ingresos y gastos con registro en la cuenta de pérdidas y ganancias determinada por la diferencia entre ambos conceptos. Es decir, entre los grupos 7 y 6 del cuadro de cuentas del PGC.
Por otro lado, también habrá que realizar una regularización similar de las cuentas de patrimonio neto, que se obtiene como la diferencia entre el grupo 8 y 9 del PGC (gastos imputados al patrimonio neto e ingresos imputados al patrimonio neto).
7. Asiento de amortización del inmovilizado material
Para realizar el cierre contable de la empresa igualmente hay que tener en cuenta el precio, estado y valor de adquisición del inmovilizado material, es decir de la maquinaria y inmovilizado que utiliza la empresa en el proceso productivo.
Para ello deberás aplicar los coeficientes de amortización correspondientes en función del método de amortización elegido: lineal, tanto fijo sobre una base amortizable decreciente, etc.
8. Cerrar el libro de inventarios y las cuentas anuales
Por último, hay que cerrar el libro de inventarios y las cuentas anuales, y para ello habrás de asegurarte de que todos los asientos son correctos y que reflejan los movimientos de la contabilidad durante el ejercicio.
Te recomendamos que busques segundas opiniones y que involucres a otras personas de confianza en el proceso para evitar sesgos durante la validación de estos procedimientos.
9. Asiento de regularización y de cierre
Para dar por terminado el cierre fiscal, tendrás que calcular la diferencia entre ingresos y gastos durante el ejercicio. Eso determinará si la compañía ha generado ganancias o pérdidas, cifra a la que habrá que aplicar la fiscalidad correspondiente: el Impuesto de Sociedades (IS).
Es en este momento, y tras todos los pasos anteriores, toca realizar el asiento de cierre; el último esfuerzo para concluir el cierre contable del ejercicio.
El asiento de cierre se hace saldando todas las cuentas abiertas. Desde este momento, ya no se registrarán más operaciones: es el final del ejercicio y el inicio de un nuevo ejercicio contable.
Ahora tu empresa ya está preparada para darle la bienvenida al nuevo año contable, con el asiento de apertura necesario para que queden registradas las cuentas del año anterior. Además, ten en cuenta que tienes 6 meses desde el 31 de diciembre para poder presentar las cuentas a Hacienda.
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