Cómo hacer una factura electrónica: guía detallada

La transformación digital ha llegado para quedarse y ya prácticamente todas las gestiones de un negocio se pueden hacer online. Un autónomo o pyme solo necesita un ordenador y conexión a internet para llevar a cabo buena parte de los trámites que requiere su actividad. Y uno de los más importantes es la emisión de facturas.

Un autónomo, o una pyme, tiene que expedir facturas mensualmente. En el pasado analógico esto suponía desplazarse o enviar la factura por correo postal. La era digital facilita el proceso y lo hace más eficiente y menos costoso, de manera que cada vez son más las empresas que trabajan con factura digital. Además, la pandemia ha potenciado enormemente esta forma de trabajar.

Si eres autónomo o tienes un negocio y todavía no te has lanzado a emitir facturas electrónicas, te ayudamos a que des el primer paso con esta sencilla guía para hacer y enviar facturas electrónicas.

Como verás, la esencia de la facturación es la misma, el contenido también es igual y lo único que cambia es el medio. Saltamos del papel al digital. ¿Nos acompañas?

¿Qué es una factura electrónica?

Una factura electrónica es un documento con mismos efectos legales que una factura en papel, pero emitida y recibida en formato electrónico. Están reguladas por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento que regula las obligaciones de facturación.

Por lo tanto, la factura digital tiene la misma validez que una factura en papel y, además, tiene varias ventajas frente a ella:

• Reducción de costes (papel, impresora, desplazamientos, etc.)
• Aumento de la seguridad: el sistema automático permitirá reducir errores.

Así mismo, si tu empresa quiere trabajar con la Administración Pública estarás obligado a trabajar con ellas. En este caso, tendrás que seguir una serie de pautas que te vamos a enseñar paso a paso, como si fuera un tutorial de cómo hacer la factura electrónica.

¿Cómo hacer una factura electrónica?

Existen varias maneras de elaborar una factura electrónica que resultan fáciles y rápidas, así como prácticamente gratuitas, si tienes los programas adecuados (de los que seguramente ya disponga tu empresa, o se pueda descargar).

Los formatos más habituales en una factura electrónica son dos: PDF y XML, éste último exigido por las Administraciones Públicas, como veremos posteriormente.

En primer lugar, hay que señalar todos los elementos que no pueden faltar en una factura digital, que son prácticamente los mismos que señalaríamos para una factura en papel:

• Número de factura
• Fecha de emisión
• Denominación social de la empresa emisora y destinataria (o nombre y apellidos de los autónomos implicados)
• Número de identificación y domicilio fiscal de ambas partes
• Concepto
• Base imponible (a la que se añade el tipo impositivo del IVA y se le resta la retención de IRPF, si corresponde)

¿Y dónde meto todos estos datos? Hay múltiples opciones y programas que puedes utilizar para hacer facturas electrónicas. Pero tranquilo si no sabes de qué te estamos hablando.

Aquí, vamos a ver cómo hacer facturas electrónicas en Excel, que posteriormente puedes pasar a PDF, y cómo hacer una eFactura a través del programa que facilita la Administración.

Cómo hacer una factura electrónica en Excel

Excel es una herramienta excelente para crear facturas, no necesitas nada más caro ni complejo. Si eres autónomo o manejas una pyme seguramente sea tu mejor opción por la disponibilidad del programa dentro del paquete de Office y el número de facturas manejable que emitir mensualmente.

Para hacer facturas en Excel puedes usar una plantilla, una de las opciones más rápidas y sencillas. Simplemente, tendrás que abrir un nuevo documento (u hoja de Excel) y te saldrán varias plantillas que puedes utilizar: usa la que más se adapte a tus necesidades, todas ellas incluyen los datos clave.

Una vez seleccionada la plantilla de facturación de Excel que se adapta mejor a tu pyme o negocio, solo tendrás que ir rellenando los campos con los datos de tu empresa, desde el logotipo –que no tendrás que volver a cambiar– hasta el importe de la factura, a modificar en cada caso.

Aunque también puedes crear la factura de manera totalmente libre, sin ninguna guía, estas plantillas te permiten realizar este trámite de manera rápida y segura.

Además, la automatización del proceso te permitirá evitar errores (asegúrate de mantener las fórmulas que llevan asociadas ciertas casillas de Excel, son la clave para que el proceso sea rápido y las cuantías queden bien reflejadas).

Así, cada vez que tengas que emitir una nueva factura podrás abrir esa plantilla, cambiar el número de la factura y los importes, así como el nombre del cliente en cada caso, y ya tendrías la factura electrónica lista para emitir.

Tan solo unos minutos después. Sin embargo, en muchas ocasiones, como ocurre con la Administración Pública, además, habrá que añadir la firma electrónica del autónomo o empresa ¿Sabes cómo hacerlo?

¿Cómo emitir una factura electrónica con FACe?

La Administración Pública ofrece una aplicación gratuita de Gestión de facturación electrónica a través del Ministerio de Industria, Turismo y Comercio. Te recordamos que, en caso de ser proveedor de algún ente público o de trabajar con la Administración, tienes que emitir siempre factura electrónica.

Desde enero de 2015, conforme a la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público, las facturas que se remiten a las Administraciones Públicas tienen que ser electrónicas y ajustarse al formato estructurado de factura electrónica Facturae.

Por lo tanto, si quieres trabajar con el Sector Público, tienes que seguir una serie de pasos muy concretos. En primer lugar, es necesario descargarse los programas Facturae y Autofirma. El primero, desde la página del Ministerio de Asuntos Económicos y Transición Digital y, el segundo, desde el Portal de Administración Electrónica, Autofirma.

A partir de ahí, puedes generar facturas en el programa Facturae rellenando los campos que se nos piden, igual que en cualquier otra factura. Además, tendrás que incluir unos códigos FACe, que puedes encontrar en el directorio de la propia página web de FACe.

Una vez que tienes lista la factura solo tienes que firmarla de manera digital. Para ello, tendrás abajo una opción de firmar. Si ya tienes tu certificado digital de empresa, o autónomo, podrás firmar la factura en un clic. Por ello, es importante que obtengas la firma o certificado digital a través de la web de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre.

Por último, solo habrá que guardar la factura y enviársela a la entidad pública a la que le hayamos vendido el producto o prestado el servicio. Esto también lo puedes hacer a través de FACe. Para ello, en esa página de FACe seleccionamos la opción de “remitir factura” y nos identificamos con firma electrónica.

Para ello, nos pedirá que abramos el programa Autofirma, que nos permite identificarnos, y adjuntar la factura concreta. Con eso, ya habremos enviado la factura electrónica a nuestro cliente de la Administración Pública. Ahora, solo hay que esperar el cobro.

Todo esto puede resultarte algo engorroso si no estás acostumbrado a lidiar con el mundo burocrático de la Administración. Y menos en la era digital. No pasa nada: en Yoigo Negocios tenemos justo lo que necesitas para superar todos estos obstáculos.

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