Cómo y cuándo hacer una factura de abono a tus clientes

Para cualquier negocio, mantener al día las facturas es algo primordial, especialmente si quieres que no haya errores en la contabilidad.

Sin embargo, los procesos de venta pueden complicarse en algunas ocasiones, sobre todo cuando un cliente quiere devolver algo, o detecta algún defecto en su factura.

Para cuestiones relacionadas con errores o devoluciones, existe lo que se conoce como factura de abono.

Tanto si eres autónomo o tienes tu propia empresa, como si eres trabajador por cuenta ajena y te encargas de emitir este tipo de documentos, es necesario que conozcas esta clase de factura y sepas cómo y cuándo hacerla.

¿Qué es la factura de abono?

La factura de abono, es un tipo de factura rectificativa. Este tipo de documento se emite cuando se quiere modificar algún dato erróneo. En concreto, hay dos clases de facturas rectificativas, y solo una de ellas es la de abono:

Sustitución

También llamadas facturas rectificativas positivas, son aquellas que se emiten cuando hay que modificar algún error en datos como el nombre o la dirección.

Diferencias

A estas se las conoce también como facturas rectificativas negativas. Se emiten cuando la equivocación que hay que subsanar tiene que ver con el importe. Las facturas de abono sí pertenecen a este grupo.

Veamos en qué situaciones concretas deben hacerse este tipo de facturas:

¿Cuándo debe hacerse una factura de abono?

Como ya hemos indicado, estos documentos se hacen para anular o corregir una factura ordinaria que se haya emitido con anterioridad. Su uso se reduce a estos tres supuestos:

• Cuando hay algún error o tiene que realizarse algún cambio en la factura ordinaria: Esta equivocación se encontraría en el importe, ya sea en la base imponible, en el IVA, en el IRPF y/o en el total de la factura. Se emitirá entonces una factura de abono con los datos correctos.

• Cuando haya ausencia de algún dato que la ley exija en la factura ordinaria: aparte de cometerse algún error en los datos, puede suceder que, sencillamente, alguno de ellos no se encuentre en la factura ordinaria. En estos casos, también se emitirá una factura de abono con la información que falte.

• En caso de que un cliente quiera llevar a cabo una devolución: Sean estas devoluciones tanto totales como parciales, en el supuesto de que el cliente quiera llevarlas a cabo habrá que hacer una factura de abono.

• Para recuperar el importe del IVA: Bien se trate de una factura impagada o de una que todavía no se ha cobrado.

Ya sabes en qué circunstancias se debe hacer una factura de bono. Todas ellas, como has podido comprobar, tienen que ver con su importe. Dicho esto, a continuación, vamos a explicarte cómo se hace y cuáles son los datos que deben incluirse en ella:

Cómo hacer una factura de abono

Para cualquier autónomo o empresario que esté acostumbrado a lidiar con facturas y otros documentos, encontrarás que hacer una factura de abono es un procedimiento bastante sencillo.

Esta nueva factura deberá estar siempre basada en aquella que se quiere rectificar. Por lo tanto, y como es lógico, tendrán que incluirse todos los datos de la anterior además de especificar el motivo por el que se está emitiendo esta nueva factura.

Por otra parte, aconsejamos que la factura de abono se emita lo antes posible. A nivel legal, no existe ninguna fecha específica al respecto.

Para evitar problemas a futuro es aconsejable presentarla en un plazo no superior a 4 años desde que se cobrara la factura ordinaria que contiene el error que se quiere subsanar. Lo datos que tienen que incluirse son los que siguen:

Las facturas de abono tienen una numeración propia. Por ende, deberá especificarse que se trata de una factura de abono (si se indica “factura rectificativa” en la parte de arriba, es suficiente) e indicar qué número es.

Tendrá que indicarse la fecha en la que se realiza el abono rectificado. También deben aparecer los datos del cliente en la factura de abono. Concretamente el nombre y apellidos o razón social, DNI o CIF, así como el domicilio fiscal, sea persona física o jurídica.

Por supuesto, los datos del emisor de la factura de abono tampoco pueden faltar, al igual que los del cliente.

El concepto es este apartado que se refiere al motivo por el que se está emitiendo la factura. Se señalará por tanto indicando “corrección de la factura X” o bien “devolución del pedido X”.

El número de la factura ordinaria emitida que se quiere rectificar. Este dato, puede aparecer tanto en el concepto, como al principio o al fina. No confundir con el número de la factura de abono indicado anteriormente, ya que, recordemos, estas tienen su propia numeración.

Por último, por supuesto, se indicará el importe correcto. Para que la factura de abono esté bien emitida, no olvides que la cantidad debe aparecer en negativo si se trata de una devolución.

En caso de hacerse por un error en el precio, dependiendo de si el correcto es mayor o menos, se indicará en negativo o positivo.

Una vez realizada una factura de abono, al igual que sucede con las ordinarias, estas deberán tener dos copias. La que se entregará al cliente y otra que se quedará la propia empresa o el autónomo.

Como ves, en caso de cometer algún tipo de error en tu facturación ordinaria, no debes preocuparte. Siempre tendrás la opción de subsanarlo emitiendo una factura de abono que corrija aquello que no esté correcto.

Para no tener que llegar al punto de corregir un error de este tipo, lo mejor es estar bien informado.

Desde Yoigo Negocios estamos disponibles para ayudarte en todo lo posible para que no tengas problemas a la hora de tramitar facturas. Entra en nuestra web o llama al 900 622 220 y deja que te informemos.