¿Te vas de vacaciones?: asegura la continuidad de tu pyme

Agosto es el mes del verano, de las altas temperaturas y el período de vacaciones. Nuestra bandeja de correo se llena de mensajes “Out of office” y vemos carteles en los restaurantes y comercios del barrio que anuncian sus vacaciones.

Y las empresas también aprovechan para cerrar y darle a sus empleados un poco más de descanso. Se estima que en España, una de cada cinco empresas cierran en agosto, pero ¿qué significa cerrar para una pyme?

En las pymes, las reglas son distintas, cerrar no es una decisión tan fácil. Y es que las dificultades económicas que significa cerrar un mes entero no pueden afrontarlas todos los negocios, sobre todo después de un año marcado por la crisis económica.

A pesar de que España es uno de los países con mejores condiciones laborales en cuanto a días de descanso, esto no suele aprovecharse siendo dueño de una tienda de proximidad o una startup.

Cuando se trabaja para una empresa o proyecto propio, es muy difícil aplicar a ti mismo las reglas del mundo corporativo tradicional.

No resulta extraño que muchos dueños de pymes piensan estratégicamente cuando salen de vacaciones y evitar así pérdidas económicas. Pero por supuesto, en esta ecuación también debemos tener en cuenta a los empleados, que también querrán tomarse días de descanso en verano.

Entonces, ¿qué se puede hacer para mantener a flote a tu pyme durante este periodo? A continuación analizamos posibles soluciones para que las pymes no pierdan dinero durante los meses de verano, pero que también permita que tú y tus empleados podáis disfrutar del periodo estival.

Un descanso merecido

Desconectar del trabajo y tomarse vacaciones es muy beneficioso para la salud, tanto física como mentalmente. Y disfrutar de unas vacaciones nos hará volver al ruedo con energías recargadas para afrontar la segunda parte del año.

Aunque parezca contradictorio, el descanso es aún más importante en este último ejercicio tan difícil, en donde el estrés y la incertidumbre reinaron. Pero al salir de vacaciones, es indispensable no llevar el trabajo en la maleta.

Se cree que la oficina del futuro será 100% digital, o al menos con un modelo híbrido después de la experiencia del teletrabajo, pero esto no debería aplicarse a las vacaciones. Unos días de descanso con una buena planificación mantendrá tu negocio a salvo y te permitirá descansar de verdad.

Recuerda, en cualquier caso, que aunque no cierres el negocio, sí debes darle días de descanso a tus trabajadores. Eso es lo que recoge el artículo 40.2 de la Constitución Española y varias directivas europeas: vacaciones y además retribuidas.

Ignorar la posibilidad de cerrar la oficina no es ilegal, pero negar el descanso a la plantilla sí. Las multas en ese caso pueden ascender por encima de los 6.000 euros.

¿Es buena idea cerrar por vacaciones?

Aún muchas empresas están en pleno proceso de recuperación, después de la pérdida de liquidez y baja actividad del último año. Y por eso, en el 2021 cerrar completamente por un mes entero no parece ser una opción viable para la mayoría de las pymes.

A esto se le suma la creciente competencia en todos los sectores, que puede perjudicarte y provocar que pierdas cuota del mercado si no estás disponible cuando tus potenciales clientes lo necesitan.

Una buena alternativa parece ser frenar la actividad sólo cuando salimos de vacaciones, pero hasta una semana sin movimiento puede ser perjudicial en un momento tan delicado como este, por lo que lo mejor es implementar medidas para asegurar que tu pyme sobreviva el verano.

Otra opción es reducir la carga horaria durante algunas semanas, cosa que te permitirá descansar un poco más y no detener por completo el negocio. Esto también puede combinarse con el teletrabajo, para ofrecer más beneficios a tus empleados en estos meses de calor.

Gracias a la digitalización, hay cada vez más libertades, y en vez de cerrar todo un mes el equipo podría trabajar desde cualquier lugar, menos horas al día.

Mantenerse abierto durante el verano, aunque sea con una carga horaria reducida, puede ser beneficioso para tu negocio, ya que podrías captar clientes de la competencia que sí está cerrada.

Pero además de esta opción, hay otras formas de mantener activa tu pyme, al mismo tiempo que desconectas en la playa. En su mayoría son estrategias que requieren de un esfuerzo más mental y físico que económico.

¿Qué hacer antes de irte de vacaciones?

Antes de planificar tus vacaciones, es recomendable conocer las épocas bajas de tu negocio y aprovecharlas para descansar. De esta manera, podrás disfrutar de tus días de descanso sin perder rentabilidad.

Debemos considerar a las vacaciones como una inversión en uno mismo, un tiempo que servirá para recuperar energías y motivación. Y por ello, el descanso no debe ser interrumpido por nada relacionado con el trabajo, idealmente.

Para lograrlo, es necesario planificar una estrategia y dejarlo todo organizado, para que cada pieza siga funcionando sin ti. Aquí te dejamos 7 cosas que puedes hacer antes de salir de vacaciones este verano.

Comunica tus días de vacaciones

Es importante que todos sepan cuándo te vas de vacaciones: clientes, empleados y proveedores. Además de preparar los correos automáticos, también ten en cuenta los demás medios de comunicación si nadie se encargará de ellos, como las redes sociales o WhatsApp.

Si tienes una ecommerce y hay algunos días en los que no habrá actividad, comunica claramente las fechas en el sitio web y redes sociales. Puedes hacerlo con un post, en la bio de Instagram y con carteles pop-up en el sitio.

Ofrece promociones para mantener la actividad

Una buena estrategia para tiendas, tanto de productos como servicios, es ofrecer descuentos que los clientes puedan utilizar cuando la pyme vuelva a su actividad habitual. Esta es una forma de compensar a tus clientes y evitar sobrecargar la oficina cuando hay pocas personas trabajando.

Porque aunque no se cierre completamente, la realidad es que la facturación baja en gran medida durante el verano, excepto que se brinda un servicio o producto relacionado a las vacaciones o el turismo. Esta estrategia puede ayudarte a recuperar la facturación perdida en verano.

Delega tus tareas

Para que todo funcione perfectamente cuando no estás, es importante delegar tareas. Con una gestión eficiente de las vacaciones podrás organizar a tu equipo para que la oficina nunca quede vacía y elegir quién realizará tus operaciones.

En una pyme es importante saber delegar, pero en las vacaciones aún más. Si esto no es posible, otra alternativa es contratar a alguien como tu reemplazo. Dejar a alguien que transmita seguridad y que entienda el negocio puede ser ideal para cuando no tienes empleados o no es posible coordinar el cierre.

Programa contenido para las redes sociales

¡No olvides las redes sociales de tu pyme en verano! Entre tantas cosas por hacer, puede que olvides programar contenido, pero dejar de publicar por algunas semanas puede afectar la reputación de tu negocio.

Además de perder interacción y presencia dentro del valioso algoritmo, no publicar nada durante varias semanas puede dar la sensación de que tu empresa está inactiva y puedes perder clientes potenciales.

Además, en las vacaciones es cuando las personas están relajadas y tienen tiempo de mirar las redes, por lo que puede ser una buena oportunidad para conseguir clientes. Aprovecha las herramientas de publicación automática como Business Suite de Facebook o la programación de Twitter para dejarlo todo preparado.

Refuerza la ciberseguridad

Los ciberdelincuentes no se toman vacaciones y los ataques informáticos suelen aumentar durante el verano, ya que las empresas tienen la guardia baja o cuentan con menos personal para responder ante un ataque rápidamente.

Antes de echar el cierre estival, es fundamental que revises las medidas de ciberseguridad de tu pyme y fortalezcas los sistemas que creas necesarios.

Establece un plan de emergencia

Si hay una emergencia y no estás allí para resolverla, tu equipo debe saber cómo responder. Para ello, es recomendable crear un plan en caso de emergencia.

Se trata de establecer planes para distintos tipos de emergencia, como incendios, roturas de equipo, entre otros, y dejarlos definidos paso a paso para que se pueda acceder a la ayuda necesaria en cualquier momento.

En este ejercicio es vital que te pongas en la peor de las situaciones; que imagines el apocalipsis y establezcas protocolos de actuación automatizados que al menos puedan mitigar los posibles daños.

¿Qué hacer durante tus vacaciones?

Irse de vacaciones para muchos empresarios y autónomos no significa desconectar totalmente; es sólo cambiar el lugar de trabajo y tomarse la jornada laboral de forma más relajada. Sin embargo, es importante intentar desconectar al máximo y descansar de verdad.

Incluso la Agencia Tributaria entiende que los días de descanso son necesarios, otorgando hasta 30 días al año en los que pymes y autónomos pueden no recibir notificaciones y no tienen que estar pendientes de las posibles multas por no responder a tiempo.

Aunque las “trabacaciones” se han puesto de moda como neologismo en el plano académico y liberal, la realidad es que unas vacaciones atadas a la continuidad de la rutina no te otorgarán los mismos beneficios mentales que un descanso total.

Dejar atrás la oficina también es un gran entrenamiento para que otros empleados sepan lidiar con ciertos problemas o situaciones cuando no estás.

Aunque sea difícil, intenta no entrar en las aplicaciones o programas de trabajo. En un panorama laboral cada vez más digital, la conectividad es un factor indispensable y también es un gran peso.

¿Qué hacer al volver de vacaciones?

Después de unas merecidas vacaciones, es momento de volver a la oficina con nuevas energías, aunque puede que nos enfrentemos al síndrome postvacacional. Si has implementado alguno de los consejos en este artículo, al volver no tendrás que “empezar de cero” y seguro te encontrarás con muchas cosas por hacer.

Pero no es necesario estresarse, o las vacaciones no habrán servido de nada. Toma los primeros días con calma y organiza tus tareas por nivel de prioridad, para volver de manera lenta, pero segura, al trabajo habitual.

“Los expertos en salud mental indican que es aconsejable que unos días antes de volver al trabajo se vaya restableciendo la rutina de sueño y las labores cotidianas para llegar al puesto de trabajo mejor adaptado”, señala la psiquiatra Carolina Labbé.

“Es importante es reflexionar y ver el trabajo con optimismo, de forma positiva, como algo gratificante en el sentido, que uno hace lo que le gusta y que gracias a él puede tener ingresos, pertenecer a una institución y a un grupo humano que lo acoge”.

Las vacaciones, en definitiva, son un arma de doble filo que hay que saber gestionar más allá del enfoque pasivo y naíf tradicional. Tanto por su potencial motivacional como por su valor competitivo.

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