Llena tus bolsillos en vez de tu correo. Gana productividad organizando tu mail

La productividad es la asignatura pendiente de muchas empresas y trabajadores, tanto por cuenta ajena como propia. Hoy te traemos una solución en la que seguramente no hayas pensado. Llena tus bolsillos organizando tu correo y gana tiempo y productividad en tu día a día.

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En este artículo, te daremos una serie de consejos y herramientas para algo que te ayudará a mejorarla, y que probablemente no te habías planteado: organizar Gmail, o cualquier otro mail que tengas.

Llena tus bolsillos en vez de tu correo. Gana productividad organizando tu mail

La sobrecarga de correos electrónicos en tu bandeja de entrada puede estar haciendo que pierdas mucho tiempo revisándolos. Por esa razón, organizar tu email puede ayudarte con la productividad.

Cuanto más tiempo ahorres en esta tediosa tarea, más podrás avanzar en cuestiones más importantes para tu trabajo. A continuación, te mostramos cómo.

Cómo influye el correo electrónico en la productividad

El correo Gmail, así como cualquier otra cuenta de correo electrónico, es una herramienta básica de comunicación para el trabajo hoy en día.

Gracias a él podemos estar comunicados de forma instantánea con compañeros, jefes o con otros contactos importantes del entorno laboral sin necesidad de movernos de nuestra silla.

En lo que se refiere a la productividad, el email puede mejorarla significativamente si se utiliza de forma correcta, pero también puede convertirse en un lastre dependiendo de cómo se use. Su influencia, por tanto, puede ser tanto positiva como negativa.

Su inmediatez es sin duda algo bueno para ser más productivo, ya que no solo te permite estar conectado instantáneamente con personas relevantes de tu trabajo, sino que también es útil para coordinar tareas o enviar archivos, lo que ahorra tiempo y ayuda a una mejor gestión.

Organizar Gmail, por ejemplo, permite reducir el número de reuniones presenciales y llamadas telefónica. Sin embargo, no todo es positivo. Si bien hablamos de una herramienta que te puede ahorrar mucho tiempo, también puede quitártelo si no la utilizas correctamente.

Gmail

Desarrollador: Google LLC Precio: Gratis Categoría: Comunicación

Pasar demasiado tiempo en la interfaz del correo electrónico, es una forma muy habitual de perder horas laborales. Acciones como revisar constantemente la bandeja de entrada son muy negativas para la productividad, ya que te obligan a interrumpir tu trabajo.

Por otro lado, una mala organización puede llevar a que acumules una cantidad excesiva de mensajes en tu bandeja de entrada, lo que sin duda diluye los temas verdaderamente importantes.

En conclusión, y para poder mejorar tu productividad o la de tu empresa, vamos a darte una serie de consejos y herramientas sobre cómo organizar tu correo Gmail.

Cómo administrar tu correo electrónico de forma efectiva

Para organizar tu email de forma efectiva, puedes comenzar por estas sencillas tareas:

Darte de baja de las suscripciones de newsletters o comercios no relevantes

Actualmente facilitamos nuestra dirección de correo electrónico a multitud de negocios y plataformas. Al hacerlo, nos suscribimos al envío de newsletters y anuncios para captarnos como clientes. Pero esto tiene fácil solución.

Cuando recibas uno de estos emails, en la parte derecha del remitente verás un texto, posiblemente en color azul (ya que se trata de un link), que dice “darse de baja”.

Púlsalo, y el remitente dejará de enviarte este tipo de mensajes. De esta forma, aliviarás mucho tu bandeja de entrada.

Desactiva las notificaciones de correos electrónicos en tus dispositivos

Si tienes activadas las notificaciones de Gmail, inevitablemente entrarás a consultar cada vez que recibas un correo. En los ajustes de tu teléfono o Tablet puedes desactivar estas notificaciones fácilmente, reduciendo así el tiempo que pasas en Gmail.

Establece un horario para consultar la bandeja de entrada de tu email

Para organizar tu Gmail de la mejor manera, lo ideal es consultarlo una o dos veces al día dependiendo del volumen de mensajes.

Si estableces un horario, limitarás el tiempo que dedicas al correo electrónico y ganarás en productividad. Una buena idea es consultarlo al iniciar tu jornada laboral y al terminarla, para no dejar asuntos importantes pendientes.

Elimina el acceso directo al mail de tu escritorio

Puede parecer algo inútil, pero lo cierto es que el acceso directo te lleva a abrir el correo electrónico con más frecuencia de la necesaria.

Cómo organizar mi correo Gmail con la ayuda de herramientas

Además de lo que te hemos explicado para mejorar la productividad, existen multitud de herramientas para Gmail y otras aplicaciones de correo electrónico, tanto internas como externas, con las que podrás organizar mejor tu email.

Filtra los mensajes para priorizar solo lo más importante

Gmail te ofrece una opción estupenda para mejorar tu productividad, y es la de filtrar los mensajes de determinados remitentes, con lo que podrás clasificarlos según su importancia.

Para ello, solo debes pulsar los tres puntos en la parte superior derecha del mensaje, y seleccionar “filtrar mensajes como este”. A continuación, introduce tus preferencias y ya lo tienes. Esta misma herramienta se encuentra también en Outlook.

Agrupa los mensajes en diferentes carpetas

Además de los filtros, puedes crear etiquetas o carpetas (dependiendo de la plataforma) para categorizar y agrupar tus mensajes de correo electrónico, lo que facilita mucho la tarea de gestionarlos.

En Gmail solo deberás ir a la opción de “nueva etiqueta”, situada al final de la lista de la parte izquierda, para crear un nuevo grupo.

Ayúdate de herramientas externas para gestionar tu email y limpiarlo de mensajes irrelevantes

Existen soluciones como Clean Email o Spark con las que puedes realizar una organización mucho más exhaustiva de tu correo electrónico, si fuera necesario.

Integra un software de productividad

Además de las herramientas para “limpiar” Gmail y otras plataformas, existen algunos softwares de productividad que añaden nuevas funciones a tu correo electrónico.

Esto te permitirá realizar un seguimiento bien organizado de tus mensajes y no pasar por alto nada importante. Algunos ejemplos son Notion, Asana y Trello.

En el entorno laboral, puedes también buscar alternativas de comunicación para evitar dedicar tiempo a tu email, como Slack.

Para resumir, organizar tu email puede ayudarte mucho con la productividad, básicamente permitiendo que pases menos tiempo dedicado a gestionar tus mensajes.

Empieza por las tareas básicas que hemos mencionado en uno de los apartados y, si eso no fuera suficiente, ayúdate de otras herramientas para ello. Verás que el resultado es muy positivo para tu productividad y, definitivamente, para tus bolsillos.

Lo primordial es que aumentes tu productividad y te olvides de tareas inútiles. En Yoigo Negocios y Empresas sabemos bastante de eso. Entra en nuestra web o llama al 900 622 700 y hazte con la asesoría necesaria para que tu proyecto crezca.