Cómo programar la respuesta automática en Gmail y Outlook

Si vas a tomarte unos días de vacaciones en el trabajo, lo mejor es programar la respuesta automática en tus cuentas de correo de Gmail y Outlook. De esta forma, podrás descansar con tranquilidad de tus asuntos de la oficina y que tus contactos lo sepan.

Cómo programar la respuesta automática en Gmail

Si utilizas el correo de Gmail para trabajar, te interesa saber cómo programar la respuesta automática antes de irte de vacaciones. Bien porque no vayas a tener acceso a Internet, bien porque quieras desconectar por completo, estos son los pasos a seguir para configurarla.

• Abre tu correo de Gmail, desde tu ordenador o el móvil. En la parte superior derecha, selecciona "Configuración". Después, dale a "Ver todos los ajustes".

• Ahora desliza hacia abajo y elige "Respuesta automática". A continuación, selecciona "Respuesta automática activada". Elige la fecha, añade el asunto y tu mensaje.

• Si lo deseas, podrás enviar el correo únicamente a tus contactos, marcando la casilla "Enviar respuesta sólo a mis contactos". Por último, dale a "Guardar cambios" y listo.
• Para desactivar la respuesta automática en Gmail, sólo tienes que seleccionar la opción "Finalizar ahora", en la parte superior de tu bandeja de entrada.

Cuándo se envía la respuesta automática en Gmail

Tu respuesta automática se mandará a partir de las 00:00 de la fecha inicial y se desactivará a las 23:59 de la fecha final. Sin embargo, la puedes desactivar antes de ese día.

Normalmente, esta respuesta automática la recibirán los contactos que te escriban por primera vez. Pero también la volverán a recibir si te escriben otra vez después de varios días, siempre que dejes esta función activada. Además, si modificas la respuesta, quien te escriba recibirá tu nueva contestación.

No sólo puedes elegir enviarla a tus contactos, sino también a tus compañeros de trabajo o, directamente, a todo el mundo. Puedes seleccionar "Enviar respuesta sólo a mis contactos" o "Enviar respuesta sólo a las personas de mi dominio".

Ten en cuenta que la respuesta no llegará a tus spam ni a las listas de correo electrónico a las que estés suscrito. También puedes programar tu respuesta a través del móvil de empresa, descargando la app en iOS y Android.

Estado "fuera de la oficina" en Gmail

Además, tu estado en Gmail aparecerá como "fuera de la oficina". De esta forma, si alguien intenta comunicarse contigo por chat o mensaje directo, se le mostrará directamente que no estás en el trabajo.

Otra opción es que compartas en tu calendario que no estás disponible. Así también podrás avisar a tus contactos, indicando qué horas o qué días vas a estar fuera.

Cómo programar la respuesta automática en Outlook

Si en vez de Gmail utilizas Outlook (o ambas), también puedes programar tus respuestas automáticas para cuando te vayas de vacaciones. Estos son los pasos que debes seguir:

• En la parte superior izquierda, selecciona "Archivo". Después, en el apartado "Información", dale a "Respuestas automáticas". Con esta opción podrás notificar a otras personas que estás fuera de la oficina, de vacaciones o no disponible para responder los mensajes de correo electrónico.

• Desde el botón "Respuestas automáticas", ya podrás configurar tu propia respuesta. Después, tendrás que configurar el "Intervalo de tiempo" en el que quieres enviar tus respuestas.

• Elige la "Hora de inicio" y la "Hora de finalización". A continuación, escribe el mensaje que quieras enviar a la gente de dentro o fuera de tu organización. Si quieres, también puedes desactivar las respuestas manualmente.

De esta forma, podrás desactivarlas antes de la fecha marcada.

Si tienes una versión de Outlook 2007, entonces selecciona "Herramientas" > "Asistente para fuera oficina". Después, dale a "Enviar respuestas automáticas".

En caso de enviar respuestas a personas ajenas a tu empresa, también incluyen boletines, anuncios e incluso correo no deseado. Aquí te aconsejamos habilitar la opción "Sólo a mis contactos". Por último, dale a "Aceptar" para guardar la configuración.

Además, si tienes configurada tu firma en Outlook, les aparecerá a todos los destinatarios que reciban tu respuesta automática.

Para desactivarlo, sólo tienes que seleccionar "Desactivar". O bien puedes modificar las fechas de inicio y de finalización. A su vez, puedes "Agregar regla" y añadir otras opciones, como poner en copia a un destinatario, reenviar mensaje o activar alertas.

También puedes programar tu respuesta automática con el móvil de empresa, descargando la app en iOS y Android.

Ventajas de la respuesta automática en Gmail y Outlook

Responder de forma automática a tus mensajes de correo electrónico, tiene numerosas ventajas para tu negocio. Algunas de ellas son:

Buena experiencia del cliente

Cuando no estés en la oficina, tus clientes seguirán recibiendo respuesta. De esta forma, sabrán cuándo vuelves al trabajo y te contactarán. Es muy importante que siempre cuides la experiencia del cliente. Por ello, no te recomendamos que desaparezcas durante tus vacaciones. Utiliza los mensajes automáticos.

Responder al instante

Tus contactos recibirán una respuesta inmediata. Esto es muy útil, ya que no tendrán que esperar a que regreses a la oficina. Al momento sabrán que te has tomado unos días de descanso y qué día estás de vuelta.

No perder los mensajes

Si recibes muchos correos, es normal que tu bandeja de entrada se llene y pierdas sin querer algunos mensajes. Para evitarlo, con la programación de respuestas automáticas te asegurarás de que ningún cliente se quede sin responder.

En Yoigo Negocios te ayudamos a gestionar tu empresa, dentro de la oficina y cuando te vayas de vacaciones. Si tienes cualquier duda, visita nuestra web o llámanos al 900 622 500 y estaremos encantados de atenderte.