En plena era digital, organizar e interpretar bases de datos se ha convertido en una de las habilidades más valiosas que pueden tener los empleados de una empresa. De ahí que manejar hojas de cálculo de Microsoft Excel puedan ayudarte a agilizar tus tareas, pero ¿sabes qué otros tipos hay y cuál elegir para ser más productivo?
Ahora veremos qué tipos de hojas de cálculo son las más utilizadas y cuál de todas te recomendamos usar para ser mucho más eficiente en tu día a día.
Tipos de hojas de cálculo y cuál elegir para mejorar tu productividad
Las hojas de cálculo son herramientas esenciales tanto para la organización como el análisis de información. Sin embargo, saber cuáles son las más populares te permitirá elegir la más adecuada para tu empresa.
Antes que nada, estos son los formatos más útiles que deberías añadir a tu lista de favoritos: Microsoft Excel (.xls, .xlsm, .xlsx, .xlsb), ODS (OpenDocument Spreadsheet) y Numbers (de Apple).
Cada uno de estos formatos tiene sus propias características. Es por eso que conocer un poco mejor cada uno te ayudará a elegir el que mejor se adapte a tus necesidades en cada momento.
XLSX (Excel Spreadsheet)
En primer lugar, tenemos el formato XLSX. Desde Excel 2007, es el formato predeterminado. A diferencia de XLS, este es mucho más eficiente en cuanto a compresión y organización de datos.
Una de sus principales ventajas es su capacidad de almacenamiento, permitiéndote manejar más de un millón de filas y más de 16.000 columnas. Por eso, no es de extrañar que sea la herramienta preferida de quienes manejan bases de datos con enormes cantidades de información.
Además, el formato XLSX tiene una mejor compresión de archivos, lo que reduce mejor el tamaño del archivo en comparación con XLS.
También es compatible con las últimas actualizaciones de Excel. Esto hace que sea el formato más seguro para almacenar y compartir archivos. Como empresa, recuerda utilizar siempre herramientas que refuercen la seguridad y confidencialidad de datos de tus empleados y tu negocio.
Sin embargo, su compatibilidad es muy limitada con antiguas versiones de Excel, pese a que Excel 2007 y versiones posteriores puedan abrir archivos de este tipo sin problema. Eso sí, las versiones que sean más antiguas no podrán hacerlo de ninguna manera, salvo que actualices el programa.
Entonces, ¿cuándo es aconsejable usar este formato? Sobre todo, si trabajas con grandes volúmenes de datos. Además, el nivel de seguridad que ofrece es muy bueno y a la larga resulta muy eficiente.
XLS (Excel 97-2003 Spreadsheet)
También está el formato XLS, que es el tipo de hoja de cálculo más antigua de Microsoft Excel. Aunque fue el formato predeterminado hasta la versión de 2003, aún sigue siendo compatible con versiones posteriores de Excel.
Por eso, una de sus principales ventajas es la compatibilidad, ya que incluso las versiones más recientes de Excel te permiten usar este formato sin ningún problema.
Ahora bien, también tiene algunas limitaciones. Por ejemplo, las versiones anteriores a Excel 2007 tienen un límite de 65.536 filas y 256 columnas, por lo que no podrás manejar volúmenes muy elevados de datos. Lógicamente, si trabajas en Big Data o Business Intelligence, tendrás que descartar esta herramienta.
Si trabajas con cantidades de datos no muy grandes, entonces no tendrás inconvenientes en cuanto a las funciones y posibilidades que ofrece para organizar tu información rápidamente.
XLSM (Excel Macro-Enabled Spreadsheet)
El formato XLSM es similar al XLSX, pero su gran ventaja es que se pueden incluir macros. Esta función permite automatizar tareas repetitivasmucho más rápido.
También es compatible con las funciones avanzadas de Excel, pero sólo podrás abrir este tipo de archivos con Microsoft. Como te decíamos, si necesitas realizar tareas complejas, como la creación de informes, esta hoja de cálculo es la más adecuada.
XLSB (Excel Binary Workbook)
A diferencia de los archivos XLSX o XLSM, que están basados en XML, los archivos XLSB almacenan los datos en formato binario. Pero ¿qué es el formato binario? Se llama así porque todos sus datos se guardan como binarios, es decir, como una serie de unos y ceros.
El formato binario hace que puedas leer, escribir y guardar la información mucho más rápido. Sobre todo, si trabajas con muchísimos datos.
No obstante, debes tener en cuenta que es bastante limitado. Aunque Excel puede abrir archivos XLSB, otros programas de hojas de cálculo, como Google Sheets o LibreOffice, no son capaces de abrir este formato. Por eso, muchos usuarios no suelen utilizarlo para intercambiar archivos y datos.
Numbers (Apple)
Numbers es la herramienta de hojas de cálculo de Apple, disponible en macOS y en iOS. Como todas las herramientas de la marca de Steve Jobs, estas tienen numerosas ventajas (pero también alguna desventaja) como:
Integración con Apple: si usas dispositivos de Apple, Numbers es la herramienta de hojas de cálculo que ya viene instalada en macOS y iOS.
Creatividad: la peculiaridad de Numbers es que ofrece una presentación más visual, ideal para aquellos usuarios que necesitan diseñar hojas de cálculo (como informes) más creativas.
Compatibilidad limitada: no es tan utilizado como Excel. Por eso, no podrás compartir este tipo de archivos con usuarios que no tengan un dispositivo de Apple.
ODS (OpenDocument Spreadsheet)
Por último, tenemos el formato ODS que es gratuito y de código abierto OpenOffice, compatible con LibreOffice y otras aplicaciones basadas en el formato OpenDocument.
Sin embargo, pese a ser bastante completo, no incluye todas las funciones avanzadas de Excel, como las tablas dinámicas y las macros. De hecho, es posible que tengas problemas al abrir este tipo de archivos con algunas versiones de Excel. Así que asegúrate de utilizar un software de código abierto.
Consejos para elegir la mejor hoja de cálculo
Ahora que ya conoces las principales funciones y ventajas de cada tipo de hoja de cálculo, aquí tienes algunos consejos para elegir el mejor formato para gestionar datos en tu empresa:
¿Prefieres trabajar con Excel? Si necesitas utilizar funciones avanzadas, XLSX o XLSM son la mejor opción para automatizar tareas.
¿Manejas archivos grandes? Para mejorar tu productividad y eficiencia, XLSB es la mejor alternativa de todas.
¿Eres usuario de Apple? Numbers te proporcionará una gran experiencia para que puedas trabajar de manera fluida y creativa.
¿Buscas una opción gratuita? Tienes la hoja de cálculo de código abierto ODS.
Así que ya sabes. Las hojas de cálculo son ideales para mejorar tu productividad en el día a día, pero deberás elegir el formato más adecuado para evitar problemas de lectura y no poner en riesgo la seguridad de tus datos.
Para más información, en Yoigo Negocios te mantendremos al tanto de todas las herramientas para ahorrar tiempo y costes en tu empresa. Entra en nuestra web o llámanos al 900 622 700 y estaremos encantados de atenderte.
