Factura y recibo: qué son y en qué se diferencian

Las transacciones financieras son una parte fundamental de las tareas diarias en la mayoría de las empresas. En este contexto, dos documentos clave que tienes que conocer la factura y el recibo. Te contamos qué son y en qué se diferencian.

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Hablamos especialmente de ventajas en cuestiones de contabilidad y ahorro para ser más competitivos. Y bueno, también desde un enfoque básico por si estás emprendiendo y te lías con tanto papeleo.

Qué es una factura: usos y ventajas

Una factura es un documento comercial que recoge de manera detallada la venta de productos o servicios entre un proveedor y un cliente. Normalmente, la factura suele ser emitida por el proveedor, una vez se haya realizado la transacción.

El principal objetivo de la factura es notificar al cliente la cantidad que tiene que pagar por un bien o servicio, además de proporcionar detalles específicos sobre dicha transacción como el precio inicial, la cantidad de productos, los impuestos y el importe total.

También incluye otra información relevante como la fecha de emisión de la factura y los métodos de pago aceptados, como pueden ser la tarjeta de débito o de crédito.

Estas son las ventajas de la factura para las empresas:

• Registro y control: permiten a las empresas mantener un registro detallado de todas las transacciones realizadas, lo que facilita el seguimiento de los ingresos y gastos.
• Cumplimiento tributario: ayuda a garantizar el cumplimiento de las obligaciones fiscales y evita posibles sanciones por parte de Hacienda.
• Gestión de inventarios: al quedar registrados los productos que se han vendido, las facturas ayudan a gestionar de forma eficiente el inventario de la empresa.

Qué es un recibo: usos y ventajas

A diferencia de la factura, el recibo es un documento que confirma que un pago ha sido recibido por parte del proveedor o vendedor.

En otras palabras, el recibo hace que quede constancia de que la transacción ha sido realizada correctamente y que el cliente ha efectuado bien el pago. Al igual que en la factura, en el recibo se dan detalles como el precio del producto, los impuestos, su fecha de emisión o el método de pago aceptado.

Además, se incluyen otros datos importantes sobre la transacción, como una descripción de los bienes o servicios adquiridos o información que ayude a identificar al cliente. En caso de tener que hacer una devolución o presentar una reclamación, podrás utilizarlo como comprobante del pago.

Estos son los beneficios de usar el recibo en tu negocio:

• Confirmación de pago: los recibos son una prueba evidente de que el cliente ha realizado el pago. Esto ayudará a evitar malentendidos en el futuro con proveedores e incluso con Hacienda.
• Registro de ingresos: al igual que las facturas, los recibos ayudan a llevar un registro de todos los ingresos y gastos de la empresa.
• Confianza y transparencia: emitir recibos también da una mayor transparencia y confianza por parte del negocio de cara los clientes. Además, esto te ayudará a mejorar tu relación con los clientes y tener una buena reputación de marca.

Similitudes y diferencias entre factura y recibo

Ahora que ya sabes cuáles son los principales usos y ventajas de la factura y del recibo, veamos qué similitudes y diferencias hay entre ellos.

En primer lugar, ambos documentos tienen en común su utilidad para registrar formalmente diferentes transacciones comerciales. Así podrás presentar tus facturas y recibos a Hacienda o guardarlos como referencia ante cualquier duda o reclamación que tengas de cara a tus proveedores o clientes.

Sin embargo, también hay algunas diferencias que debes tener en cuenta. Mientras que la factura es de carácter informativo y se emite antes de realizar el pago para avisar al cliente de la transacción que tiene pendiente, el recibo se entrega después del pago para confirmar que ya ha sido realizado.

Para no confundir recibo y factura, Hacienda tiene en cuenta los siguientes gastos deducibles para las empresas:

• Factura: es posible deducir tanto el IVA como el IRPF. Además, la empresa puede incluir sus facturas con IVA soportado en el modelo 303. Esta opción no está disponible para el recibo.
• Recibo: en cambio, con un recibo sólo es posible deducirse el IRPF. No obstante, los recibos se pueden contabilizar como gastos en el modelo 130 para autónomos y dentro de la Declaración de la Renta.

Como ves, tanto la factura como el recibo son indispensables para realizar cualquier tipo de transacción comercial. Eso sí, mientras que la factura refleja las deudas que tiene el cliente con el proveedor, el recibo confirma que el pago ha sido realizado con éxito.

Asimismo, emitir ambos documentos por parte de tu negocio te ayudará a construir una imagen de marca mucho más profesional y de confianza de cara a tus clientes, frente a la competencia y con la Agencia Tributaria. En resumen, estas son las claves para diferenciarlos:

Dicho esto, esperamos haberte ayudado a entender las diferencias entre factura y recibo. Si tienes alguna otra duda, en Yoigo Negocios te la resolvemos. Entra en nuestra web o llámanos al 900 622 500 y estaremos encantados de echarte una mano en todo lo que necesites. ¡Siempre a tu disposición!