Recibo de pago: qué es y cómo se realiza de forma correcta

Tras realizar cualquier transacción, ya sea de compra o de venta, es importante registrar en un documento cuál ha sido el intercambio y en qué condiciones. Es decir, es necesario hacer un recibo de pago que certifique ese movimiento.

Todos los movimientos deben quedar reflejados en algún documento legal que deje constancia de la transacción. Desde una pequeña compra a una compraventa de gran envergadura para tu pyme.

En primer lugar, desde el punto de vista del vendedor, almacenar los recibos de pago y documentos es muy útil. Toda empresa debe tener un registro de gastos y/o ventas para llevar una contabilidad ordenada.

Además, con el recibo podrás demostrar que eres el titular de un bien adquirido. Así como para reclamar cualquier defecto o pedir un cambio o devolución.

En definitiva, un recibo de pago es una herramienta muy útil para certificar a nivel legal que se ha llevado a cabo una transacción. Pero, en ocasiones, el recibo de pago se confunde con la factura y se utiliza de manera errónea.

Vamos a ver qué es, cómo se elabora un buen recibo y en qué se diferencian estos dos documentos.

¿Qué es el recibo de pago? Diferencias entre recibo y factura

Un recibo de pago es un documento contable de validez legal que certifica un pago y deja constancia de una transacción económica determinada. En otras palabras, es el comprobante de que el comprador recibe del vendedor, un bien o servicio o una cantidad económica acordada.

Es útil realizar recibos de pago por la venta de los productos y servicios es de utilidad (desde el punto de vista de autónomos y pymes). Los motivos son cuestiones de registro y contabilidad, además de dotar de mayor transparencia al negocio.

Es importante exigir el recibo de pago cuando se ponen del otro lado y adquieren bienes o servicios. De esta forma podrán certificar que esa compra se ha realizado para, por ejemplo, deducirse ciertos gastos a la hora de tributar.

La certificación de que se ha pagado una cantidad a proveedores el elemento necesario para solicitar ciertas deducciones a Hacienda. Pero, además de por motivos tributarios, también es importante para cualquier reclamación a la contraparte.

En algunas ocasiones, pymes y autónomos no distinguen entre factura y recibo de pago. Estos documentos no son lo mismo y tiene que conocer sus diferentes funciones para no tener problemas futuros.

La factura debería entregarse antes de llevar a cabo la transacción y en ella tendrían que figurar todos los datos de la compra. En cambio, el recibo se emite después de llevar a cabo la transacción de compraventa.

Es decir, la factura es un documento que acredita una operación comercial, mientras que el recibo es un comprobante de pago. Por lo tanto, cada uno de estos documentos tiene una finalidad.

Con una factura no podrás acreditar la propiedad de un bien determinado. Es el recibo el que certifica que un determinado producto ha sido pagado por ti y, por lo tanto, desde ese momento te pertenece.

¿Cómo hacer un recibo de pago? Elementos necesarios y plantillas

Este documento que confiere validez legal a una transacción, de manera que debe contener ciertos elementos para que sea válido.

1. En primer lugar, el encabezado debe contener el concepto “Recibo de pago” o “Comprobante de pago”. Además, deben aparecer de forma clara la fecha y el lugar en los que se realiza la transacción.
2. Por otro lado, el emisor debe enumerar los recibos que emite, de manera que cada uno de ellos responda a una cifra anual. También deben aparecer los datos fiscales, nombre y la razón social del emisor.
3. A todo ello se debe añadir el importe y los bienes o servicios objeto de la transacción. Una opción, con más detalle, es incluir un renglón que comience por “Recibí de”, con los datos del pagador a continuación.
4. “La cantidad de” seguido del montante en euros pagado y cerrar con “en concepto de”. A esto le sigue la especificación del producto o servicio por el que se ha pagado esa cantidad.
5. Es decir, deben estar incluidos los datos de comprador y vendedor claramente identificados. Las personas físicas tienen que presentar el DNI, mientras que las jurídicas solo necesitan el CIF. Además tiene que reflejarse la cantidad de dinero pagada y el concepto.
6. Como emisor o vendedor, lo más útil es tener un modelo o plantilla con todos tus datos, o los de tu empresa. Lo más fácil es ir cambiando simplemente los importes o productos objeto de la compraventa.
7. Asimismo, del recibo de pago se deben imprimir dos copias, una para el comprador y otra para el vendedor.
8. Dejamos un modelo de recibo de pago que puedes utilizar en tu empresa siempre que tengas que certificar una compraventa. De esta manera, podrás hacer un registro rápido de todas las transacciones.

El recibo de pago está ampliamente extendido por su utilidad y, aunque no te lo exija la contraparte, aumenta la transparencia y mejora la contabilidad de tu negocio.

En la web existen numerosas plantillas que te puedes descargar gratuitamente. También puedes abrir un documento en blanco de Word y crear fácilmente tu propia plantilla con los logos de tu empresa y los colores corporativos.

A partir de ahí, una vez realizada tu propia plantilla, solo tendrás que cambiar los datos del cliente y de la compraventa que hagas en cada momento. ¡Fácil, rápido y con garantías legales para que no se te escape nada!.

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