Guía rápida para digitalizar los contratos de tu empresa
04 Agosto 2025 - Actualizado 05 Agosto 2025
Digitalizarlos contratos de tu empresa es una práctica que te ayudará a ahorrar tiempo y dinero. Para que puedas mejorar la productividad de tu empresa ahorrando sobre todo tiempo, te presentamos esta guía rápida para digitalizar los contratos.
No obstante, es un proceso que requiere de ciertos conocimientos y resulta más sencillo si se tiene una guía detallada de cómo hacerlo.
Cómo digitalizar los contratos de tu empresa
Gracias al proceso de digitalización, puedes prescindir de reuniones presenciales para la firma de los contratos o anexos, envíos por fax o burofax e incluso la impresión física de determinados documentos. Veamos los pasos que debes seguir para que la digitalización sea un éxito.
Paso 1: evalúa la documentación de tu empresa y planifica lo necesario
Antes de comenzar con el proceso de digitalización, es esencial que evalúes qué cantidad de documentos tienes en tu empresa, cuáles son imprescindibles y, por supuesto, cuál es el objetivo de realizar la digitalización.
Te aconsejamos empezar por una auditoría de la documentación. Para ello, comienza por un inventario de los contratos, para después clasificarlos según el tipo de contrato que sea (laboral, comercial…).
Es importante que al hacer el inventario tengas en cuenta el estado físico de cada contrato, así como la frecuencia con la que necesitarás consultarlo.
Los objetivos de digitalizar los contratos suelen ser comunes a la mayoría de las empresas, con algunas diferencias.
En esencia, suele buscarse la reducción de espacio, pero sobre todo facilitar la búsqueda y el acceso, especialmente cuando se trata de documentación que debes consultar habitualmente. Tener claros los objetivos es esencial para usar la herramienta correcta y realizar la clasificación que más te convenga.
Dentro de la planificación, no puedes olvidar el cálculo de tiempo aproximado que te llevará digitalizarlo todo, así como la designación del trabajador o trabajadores que vayan a encargarse. Lo ideal es que haya un responsable que supervise el proceso, especialmente si se trata de un equipo grande.
Paso 2: busca las herramientas que más se ajusten a tus necesidades
Para que la tarea de digitalizar los contratos de tu empresa, sea efectiva, es importante tener las herramientas adecuadas. Empezando por los escáneres, es preferible que sean de alta velocidad y resolución, especialmente si hay mucha documentación. Si no es el caso, puede que no necesites invertir tanto.
Valora opciones como el OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres), que te permite convertir imágenes en texto editable, lo que a futuro te servirá si necesitas modificar o añadir anexos a contratos ya existentes.
Otra herramienta necesaria es el software de gestión documental, es decir, el programa en el que archivarás toda la documentación digital. Desde ahí, podrás realizar las búsquedas y editar lo que necesites.
Algunos de los más destacados son: DocuWare, M-Files, SharePoint, Zoho Docs, Google Workspace, entre otros.
Necesitarás además un programa fiable para la firma electrónica ya que, si a partir de ahora los contratos pasan a ser digitales, también lo serán las firmas. Puedes usar algunos como Adobe Sign, DocuSign, Signaturit o Validated ID.
Paso 3: prepara y digitaliza los contratos de tu empresa
Llegamos a la parte práctica de esta guía, es decir, el momento de la digitalización. Una vez hayas reunido y clasificado todos los contratos, llega el momento de escanearlos para pasarlos a formato digital y alojarlos en el software elegido.
Lo mejor en este paso es pasarlos a formato PDF y habilitar la función OCR que hemos mencionado antes. Para ello, necesitas un escáner y software que ofrezca esta opción.
Aprovecha este paso para eliminar duplicidades o documentos obsoletos, que en el futuro puedan crear confusión si buscas algún contenido concreto. Por ejemplo, si has renovado un contrato con algún socio comercial cambiando una o varias cláusulas, lo ideal es no mantener la versión antigua para no crear confusión.
Paso 4: organiza el material digital
Cuando hayas escaneado toda la documentación, deberás organizarla, algo que debería ser sencillo si has realizado una clasificación previa de la documentación física.
Lo siguiente ahora es crear carpetas para guardar la documentación de manera ordenada.
Una vez hecho esto, también es interesante que crees una lista de metadatos para filtrar las búsquedas, para lo que deberás identificar datos como la fecha de firma, el tipo de contrato o el vencimiento. Esto facilitará las búsquedas.
También es muy importante que llegados a este punto crees copias digitales de todos los documentos. De lo contrario, podrías borrar alguno por accidente y tener problemas en el futuro.
Qué tener en cuenta cuando has digitalizado todos los contratos de tu empresa
Cuando la tarea haya llegado a su fin, lo normal es que empieces a redactar todos los nuevos contratos de forma digital, prescindiendo de lo físico. Si es así, hay una serie de cuestiones que debes tener en cuenta:
Ley de protección de datos: cuando redactas un contrato, hay al menos una segunda parte implicada, que te facilitará datos personales para que puedas llevar a cabo la tarea. En compromiso con la ley de protección de datos, pasarás a ser responsable de esa información y tendrás la obligación de no cederla a terceros, algo que es importante que recojas en el propio contrato, o bien en un documento aparte.
Procedimiento de firma y revisión: ahora que los contratos van a ser digitales, establece un procedimiento que incluya la redacción, revisión y firma. Es preferible que haya un par de revisiones para evitar errores.
Forma al personal: tanto para localizar contratos ya redactados como para gestionar algunos nuevos, forma a tu personal como mínimo en materia básica de contratos y protección de datos.
Si aún tienes dudas sobre los contratos y su digitalización, en Yoigo Empresas y Negocios ponemos a tu disposición toda la información que necesitas. Solo tienes que entrar en nuestra web o llamar al 900 622 500.
