OCR: cómo puede ayudarte en la transformación digital

Si a tu empresa llegan una serie de facturas en papel y tienes que hacer ciertos cambios en el documento: ¿Cómo lo haces?

Si quieres mantener la misma estructura y respetar el contenido original solo tienes dos opciones: hacerte con la copia digital o abrir un procesador de texto, como Word, y rehacer el documento completo en versión digital para editarlo a partir de ahí.

Como todos sabemos, no podemos editar un documento en formato papel con herramientas digitales. Incluso si lo escaneamos los procesadores de texto no te permiten editar el contenido.

El software lee un documento escaneado como una imagen, no como texto, y por lo tanto no distingue unos caracteres de otros sino un único elemento uniforme.

¿Cómo evitar entonces tener que rehacer el documento en versión digital si no somos capaces de hacernos con una copia del digital original? Fácil, la solución se llama OCR o reconocimiento óptico de caracteres y es muy útil.

¿Qué es el OCR?

El OCR es un software de Reconocimiento Óptico de Caracteres, por sus siglas en inglés (Optical Character Recognition) y permite digitalizar todo tipo de documentos a través de un escáner.

¿Cuál es la innovación de escanear documentos? Hace décadas que podemos conseguir copias digitales de elementos o documentos en papel.

La clave es que gracias al OCR conseguimos digitalizar documentos cuya versión digital es tan buena y flexible como una versión nativa en el entorno digital.

Es decir, aplicado al día a día de una empresa, gracias al OCR podemos conseguir digitalizar cualquier documento para clasificarlo o adaptar su contenido o, al menos, hacerlo editable.

En esta tercera década del siglo XXI, y tras vivir la pandemia del COVID-19, una realidad ha quedado clara: la transformación digital de la economía ya es una realidad.

Las empresas, las instituciones e, incluso, los individuos ya están transitando a lo digital y, aunque a diferentes velocidades, ya nadie considera la posibilidad de no tener cierta presencia digital.

En este entorno, las empresas tienen la oportunidad de aprovechar las ventajas de la digitalización. Entre ellas están la reducción de costes y la mejora de eficiencia de los procesos.

En concreto, en el caso de la gestión y administración de la empresa (contabilidad, marketing, departamento financiero, departamento de ventas, etc.) la aplicación del OCR puede ser especialmente útil para agilizar procesos.

Usos y ventajas de un sistema OCR en la empresa

Utilizar un sistema OCR puede ahorrar mucho tiempo en la empresa y, lo que es más importante, hacerla más eficiente. Su uso redundará directamente en la reducción de costes en todos los departamentos.

En concreto, el sistema OCR hace con los documentos lo mismo que haría un programa de reconocimiento facial con las caras. Los desmiembra en cada uno de sus elementos para hacerlo inteligible.

En el caso del OCR, esta tecnología convierte un documento escaneado que hasta ahora era tan solo una imagen sin posibilidad de copiar, pegar o editar en un documento de texto real digitalizado.

Es decir, convierte de manera directa un documento de papel en uno de texto editable y flexible en el entorno digital. El OCR pasa los documentos a PDF o a Word sin dificultad.

¿Cómo lo hace? EL OCR separa y reconoce cada uno de los caracteres como elementos individuales con significado, frente a una imagen compacta donde cada carácter solo es parte de un todo.

Por lo tanto, el OCR consigue un reconocimiento óptimo de caracteres y posibilita la transferencia de un documento a multitud de formatos diferentes para poder trabajar con él.

El OCR también reconoce otros elementos como caracteres numéricos o códigos de barras y ahorra mucho tiempo y trabajo en el proceso de digitalización de documentos en una empresa.

Actualmente, lo ideal es tener todos los documentos de la empresa en formato digital. Eso sí, no debes olvidarte de hacer un backup para evitar ataques que pongan en riesgo la ciberseguridad, como es el caso del ransomware.

Pero con las medidas de ciberseguridad oportunas, el almacenamiento y gestión digital de documentos es la opción más eficiente y que menos gastos comporta.

Permite la reducción de costes de gestión y la eliminación de costes de almacenamiento, así como la mejora de los procesos, ya que evita errores humanos.

Cómo ayuda el sistema OCR en la digitalización de mi negocio

Si tu negocio está inmerso en un proceso de transformación digital, considerar el uso del OCR es muy recomendable. Puedes convertir a tu empresa en una entidad 100% digital.

Los documentos de la empresa previos a la época digital dejarán de ser una excusa para evitar la transformación hacia la digitalización completa de los procesos empresariales.

Pasar de papel a Word o de papel a PDF será más fácil y rápido que nunca. Además de almacenarlos, la empresa podrá utilizarlos, editarlos, buscar palabras clave, integrarlos en otros documentos, etc.

El uso del OCR, además, facilita el uso y la gestión de los documentos por parte de personas con discapacidades cognitivas o visuales e impacta directamente en una mayor productividad para la empresa.

Reducirás el espacio de almacenamiento y podrás eliminar los documentos físicos, con todas las ventajas que ello conlleva, incluido el aumento de la seguridad en el caso de archivos confidenciales.

El OCR es el mejor complemento para la gestión administrativa y documental de la empresa. Además permite controlar del flujo de trabajo con ahorro de plazos en la digitalización y en la posterior gestión de archivos, facturas, etc.

Además, el OCR te permitirá disponer de todos los documentos empresariales ordenador y clasificados, pudiendo confirmar una eficiente base de datos en la que incluir toda la información relevante que poder recuperar fácilmente para acciones futuras de la empresa.

El sistema OCR sitúa a la empresa en el entorno digital sin ambigüedades, aprovechando las ganancias de eficiencia y la mejora de la productividad. Te aconsejamos que lo pruebes y sitúes a tu empresa definitivamente en el entorno digital.

Aprovecha las ventajas que da la digitalización y mejora la productividad y competitividad de tu empresa. A medio plazo, la cuenta de resultados notará la diferencia.

Las nuevas tecnologías aceleran y facilitan muchos procesos dentro de una empresa para que te puedas centrar en lo importante. El proceso de digitalización no es complicado, pero si necesitas ayuda no dudes en consultarnos.

Desde Yoigo Negocios te tendemos nuestra mano para acompañarte y guiarte a lo largo de este camino. Entra en nuestra web o llama al 900 622 500 y deja que te ayudemos.