Errores contables más habituales: cómo solucionarlos

Unas malas matemáticas solo te generarán dolores de cabeza. Llevar la contabilidad de una empresa no es tarea sencilla, ni algo que muchos disfruten, pero es indispensable para evitar problemas, tener control sobre la rentabilidad del negocio y permitir su crecimiento.

En muchas compañías es algo que termina convirtiéndose en una ecuación compleja. Y en pymes, iniciativas emprendedoras , startups o para los autónomos, donde debería ser más sencillo, acaba alcanzando un nivel engorroso por la falta de conocimientos o habilidades de administración empresarial

En los pequeños negocios, muchas tareas terminan relegadas o no se les da el lugar que merecen, y la contabilidad es una de ellas.

Relegar la contabilidad puede generar muchos problemas en el mediano y largo plazo para la empresa e impedir su crecimiento, ya que no se tiene ningún control sobre los ingresos, egresos y ganancias.

Los datos contables son una gran fuente de información y datos que son de vital importancia para una empresa. Y si no tienes una persona dedicada a ello o un sistema para llevar la contabilidad, es probable que se cometan varios errores.

¿Qué consecuencias tiene un mal manejo de la contabilidad?

Uno de los principales problemas que puede causar la información contable errónea es que no se conoce la situación financiera de la empresa. Sin datos fieles y correctos no se puede saber si tenemos deudas o ganancias.

Y para quienes trabajan en el negocio, la mala contabilidad genera una sensación de descontrol y preocupación al no saber si tendremos dinero para pagar a proveedores o si ha quedado alguna factura sin pagar. Un correcto control de las finanzas permitirá cumplir con todos los pagos y no caer en deudas que se podrían haber evitado.

Otro problema que puede desencadenar la mala contabilidad es tener errores financieros o gastos innecesarios, y no poder verlos a tiempo. Tampoco podemos evaluar las ganancias, por lo que no sabremos si las acciones de la empresa son rentables o no.

Pero uno de los inconvenientes más complicados que puede ocasionar la mala información contable es tener problemas con la Agencia Tributaria por no declarar correctamente los ingresos del negocio.

Ya sabemos cuáles son las consecuencias de tener una mala contabilidad en una empresa y para evitarlo, en este artículo te contaremos cuáles son los 8 errores contables más habituales y cómo solucionarlos.

1- Olvidarte de los gastos pequeños

Aunque comprar papel para la impresora no sea un gran gasto económico, si sumamos todas las compras en el año sí estaríamos hablando de un monto bastante grande. Y por ello, no contabilizar todos los gastos de la empresa pueden afectar la contabilidad en el largo plazo.

Incorporando todos los gastos de un negocio, por más pequeño que sea, permite crear un panorama contable mucho más fiable. Con esta acción se tiene un mayor control sobre dónde va el dinero y se pueden establecer presupuestos más atinados para material de oficina, por ejemplo.

¿Cómo solucionarlo? Crea un sistema para agrupar todos estos pequeños gastos en categorías. Puedes utilizar aplicaciones dedicadas para ello, las notas del móvil o un grupo de WhatsApp sólo para ello. No importa donde, anota cada gasto empresarial para luego reflejarlo en la contabilidad.

2- Apuntar los gastos incorrectamente

Abusar de la categoría “Extra” al anotar los gastos puede generar muchos problemas. Definir categorías para cada gasto es la mejor forma de tener organizadas las finanzas y obtener un reflejo fiel de la realidad financiera de la empresa.

Pero además de anotar los gastos en la categoría incorrecta, también puede haber errores de transcripción, que hace que los gastos se reflejen incorrectamente.

¿Cómo solucionarlo? Categorizar y detallar al máximo los gastos e ingresos, para tener toda la información disponible si se la necesita. Dedicar tiempo cada semana o cada mes a conciliar los datos con la cuenta bancaria, para evitar errores o duplicados.

3- No tener un sistema

Orden, organización y comunicación son los tres pilares de una buena contabilidad. Es importante establecer un sistema claro para registrar ingresos y egresos, y que nada se pierda en el camino.

Así como tenemos programas de gestión de equipos, debemos contar con un sistema claro e informatizado para llevar la información contable de tu negocio. Los softwares de contabilidad son una buena alternativa, ya que son herramientas intuitivas y fáciles de utilizar, que te permitirán automatizar procesos y evitar errores.

Y si trabajas con un equipo y no tienes nadie que maneje la contabilidad, es necesario definir ciertas reglas y procesos para que llevar la contabilidad sea más sencillo.

¿Cómo comunicamos los gastos? ¿Dónde enviamos las facturas? ¿Cuál es el presupuesto? Son algunas de las preguntas que se deben responder para establecer un sistema contable que funcione para tu empresa.

¿Cómo solucionarlo? Utiliza programas informáticos específicos para contabilidad, capacita a tu equipo sobre los procesos contables y define todas las categorías que sean necesarias para detallar cada gasto o ingreso de la mejor manera.

4- Tirar los recibos

Al igual que no apuntar los gastos pequeños, tirar recibos puede ser un gran problema. Y es que sin tener los números específicos no podemos tener un control adecuado de la contabilidad. Además, tener los recibos correspondientes podrán demostrar todos tus movimientos y servirán para realizar deducciones en el IRPF o IVA.

¿Cómo solucionarlo? Destina un lugar específico en la oficina, en tu casa o en tu bolso para guardar los recibos. Puede ser algo tan sencillo como una bolsa o también sacarles fotos y guardarlas en la nube. Y cada mes o cada semana, dedica un momento a organizarlos y cargarlos en el sistema adecuadamente.

5- Mezclar finanzas personales y laborales

Al iniciar un negocio, lo más habitual es que todo lo personal se transforme en empresarial: la cuenta de banco, el número de teléfono, el correo electrónico y más. Pero esto no es una buena idea para gestionar tu negocio en el largo plazo.

Además de que separar la esfera profesional de la personal tiene beneficios positivos para nuestra salud mental, también impacta positivamente en la contabilidad. Y es que con una cuenta de empresa dedicada es mucho más fácil controlar los ingresos y egresos, pudiendo detectar fácilmente errores.

¿Cómo solucionarlo? Crea una cuenta bancaria profesional que se utilice solamente para el negocio y evita pagar de tu bolsillo para no complicar la contabilidad.

6- No tener copias de seguridad

Esto no solo vale para la contabilidad, sino para todo el negocio. Hacer copias de seguridad periódicas de los libros contables, información sensible y más es una forma de proteger tu negocio.

Un ciberataque, pérdida o rotura del ordenador, el ingreso de un virus, son muchas las amenazas a las que se enfrentan las empresas en la actualidad, debido a que el trabajo está concentrado en el mundo digital. Las copias de seguridad pueden evitar un mal momento y te darán mayor tranquilidad.

¿Cómo solucionarlo? Configura copias de seguridad automáticas de los archivos de contabilidad y otra información importante. También se puede optar por un servicio de almacenamiento en la nube.

7- No tener un colchón para imprevistos

En la vida y en los negocios, tener un dinero extra para imprevistos brinda mucha tranquilidad. No es algo imprescindible en una empresa, pero sí es recomendable tener una caja para gastos inesperados.

Con este dinero, se asegura la liquidez del negocio y se pueden afrontar pagos que se habían olvidado o corregir errores contables, sin caer en deudas o acumular intereses. Este dinero debe estar englobado dentro del presupuesto y los gastos que se hagan desde aquí también.

¿Cómo solucionarlo? Evalúa si puedes sumar a tu presupuesto una caja de imprevistos, sobre todo si varias veces te ha pasado de tener que solventar gastos inesperados.

8- Ignorar el presupuesto

Y el último error, pero quizás el más importante es no establecer o ignorar el presupuesto de tu negocio. Definir un presupuesto nos permite organizar el dinero y establecer objetivos de crecimiento, teniendo un mayor control de la actividad de la empresa.

Pero el presupuesto no es algo estático, debe estar en constante revisión y ajustarse dependiendo de las necesidades cambiantes del negocio. Solucionar los errores de los que hablamos en este artículo hará más fácil la creación de un presupuesto, ya que tendrás en claro cuánto se gasta y gana realmente mes a mes.

Revisar si el presupuesto se cumple o no también te dará una pauta de si debe ser modificado. Y aquí es donde también es clave la comunicación si se trabaja en equipo, para que todas las personas estén al tanto del presupuesto y tomar decisiones en base a ello.

¿Cómo solucionarlo? Define un presupuesto para las distintas áreas de la empresa o con distintos objetivos, como por ejemplo: compra de material, pago de proveedores, pago de licencias, estrategia de inversión, entre otras categorías. Revisa el presupuesto mes a mes y realiza los ajustes necesarios.

Controlar las finanzas de tu negocio es un paso clave para asegurar su rentabilidad y crecimiento. El balance de contabilidad es lo único que puede decirnos si una empresa es exitosa económicamente o no, para que podamos tomar decisiones en base a esa información y llevar al negocio por buen camino.

Una buena contabilidad permite definir metas económicas y de crecimiento realistas para tu proyecto, gracias al control económico y de presupuestos. Como otros problemas, los errores contables empeoran con el tiempo, por lo que es imperativo que soluciones estos fallos y vuelvas a tener el control de la organización.

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