Herramientas y consejos para el mejor organigrama de empresa


Si uno entrara por la puerta de cualquier empresa aleatoria, lo que probablemente vería sería un reflejo de la actividad diaria de la misma; empleados reunidos en una salita, dos compañeros imprimiendo, un mánager aconsejando a su becario. Todo ello es lo que después se plasma en un organigrama.

Este papel trasladará la jerarquía de trabajo a un papel en el que se añadirán cargos y nombres, cajas y líneas que vinculan una posición con la otra. Pero poco más. El documento presenta las mismas limitaciones que lo visto en persona; no trasciende la actividad para ahondar en las lógicas internas y las funciones reales de cada trabajador.

El organigrama mostraría los nombres y cargos de los directivos, pero poco más sobre la empresa: ni sus productos, ni sus procesos, ni sus clientes, y quizá ni siquiera su línea de negocio”, explican los profesores y académicos Henry Mintzberg y Ludo Van der Heyden.

De hecho, utilizar un organigrama para "ver" una empresa es como utilizar una lista de directores municipales para orientarse en una ciudad”. ¿No hay solución para esto? En realidad sí; es posible conseguir el mejor organigrama de empresa siguiendo una serie de consejos y utilizando algunas herramientas.

Del organigrama al organigráfico

En los años 90, cuando las empresas comenzaron a dinamizarse para abarcar la complejidad creciente del mercado, empezaron a surgir distintos enfoques de este tótem corporativo. Uno de los más extendidos fue, y sigue siendo el del organigráfico. No dejamos de hablar de un organigrama, pero con muchos más matices.

Son más que simples imágenes; también son mapas”, puntualizan. “No muestran individuos o posiciones, sino que proporcionan una visión general del territorio de una empresa: sus montañas, ríos y ciudades, y las carreteras que los conectan”. ¿Cómo? Utilizando conectores visuales que rompen la verticalidad tradicional del documento.

Se mantiene la idea del “set, que define al conjunto de personas o máquinas amparadas bajo unos mismos recursos y conocimientos. Esto, aunque no dependan unos de los otros. En la imagen se suelen representar con las líneas de jerarquía verticales de toda la vida, símbolos que solo reflejan autoridades de responsabilidad y no de cooperación.

Ahora bien, las empresas no son meros cúmulos de agentes con ciertas similitudes. Existen porque tienen un propósito de conexión, y mostrarlas en un organigráfico supone introducir vectores que rompan la continuidad semántica del conjunto. Para ello se utilizan lo que los autores denominan como “cadenas”.

Los materiales entran en una fábrica para ser transformados en piezas, que se combinan en subconjuntos, que se mezclan en conjuntos finales y luego se envían a los clientes. La cadena de montaje de una fábrica de automóviles es el ejemplo prototípico de este proceso de conexión lineal: aquí prevalecen las cadenas”.

Por eso no es raro encontrar a más de uno y de dos empresarios definiendo sus estrategias como cadenas de valor y su logística como cadenas de suministros.

Al ser lineales, las cadenas pueden fomentar la estandarización y por ende la fiabilidad. “Son capaces de sistematizar los complejos procesos que constituyen el día a día de las organizaciones modernas”. Pero ¿no falta algo más aquí? Efectivamente, las relaciones modernas de una organización no siempre son de tipo P2P (peer-to-peer).

Como si fueran organismos vivos, las empresas redistribuyen su fuerza de trabajo en torno a proyectos, encargos y dinámicas de grupo modulares. Algo que en el organigráfico reflejan los hubs. Dichos núcleos “sirven como centros de coordinación. Son cualquier punto físico o conceptual en el que se mueven personas, cosas o información”.

Pero ni eso basta. Los módulos no dejan de ser puntos desde los que emanan control, conocimiento y gestión.

La realidad en muchas ocasiones no está tan jerarquizada ni siquiera en estos silos. Las “redes” (webs) reflejan mucho mejor la interdependencia de los miembros que constituyen estos equipos. “Son cuadrículas sin centro; permiten la comunicación abierta y el movimiento continuo de personas e ideas”.

organigrama petroquímica

Con todo ello Van der Heyden y Mintzberg llegan a obtener mapas vivos como estos de aquí arriba.

Los autores llevan casi dos décadas ayudando a todo tipo de empresas, periódicos, fabricantes y hasta ONGs a sacar adelante sus organigramas sin caer en el utilitarismo habitual de estos documentos. Uno de sus mejores ejemplos es el Banco de Canadá, al que ayudaron a desprenderse de sus esquemas vacíos y formalistas.

banco de Canadá organigrama

Este enfoque puede ayudarte a confeccionar un organigrama de valor activo. Un documento, al fin y al cabo, que no termine olvidado en una página del site corporativo, en los manuales internos y en alguna pared del despacho de turno. Pero cuidado, no es la única fórmula interesante que existe. De hecho, hay miles de alternativas.

Preguntas vitales para llegar al mejor organigrama

Indagando en la literatura empresarial es fácil encontrar diferentes tipologías de organigramas, nombres de departamentos y hasta de cargos. Es información que resulta útil para tomar un punto de partida sobre el que trabajar, pero en la práctica no tiene una traslación literal.

Es decir, que de nada sirve descargarse una plantilla para rellenarla con los nombres del equipo. Lo importante es que se siga un proceso de reflexión y estudio, que permita extraer insights vitales de la organización. Esto, lejos de ser complicado por el coste de tiempo y dinero, resulta peliagudo porque implica aceptar debilidades y tumbar creencias.

Los ejecutivos suelen percibir cuando sus organizaciones no funcionan bien, pero pocos saben cómo corregir la situación”, afirman Michael Goold, investigador y autor en HBR, y Andrew Campbell, director del Ashridge Strategic Management Centre de Reino Unido.

Un rediseño integral resulta intimidante. Por un lado, es complicado porque implica un sinfín de compensaciones y variables. Por otro, es divisivo, y a menudo se desintegra en conflictos de personalidad y juegos de poder. Por eso, cuando surgen problemas de diseño organizativo, los directivos suelen centrarse en los defectos más evidentes”.

Esto termina llevando a las empresas a optimizar las decisiones y renunciar al riesgo. Al final, las iniciativas estratégicas se estancan o se pierden porque las responsabilidades están fragmentadas o son poco claras. Dejando que la realidad construya el organigrama y no al revés, nos exponemos a peligros lógicos de la complejidad que rodea a los negocios:

  • Guerras territoriales que torpedean la colaboración y el intercambio de conocimientos.
  • Desidia de directivos que provoca la muerte de oportunidades prometedoras.
  • Hundimiento de organizaciones intrincadas, como por ejemplo las matriciales, por falta de claridad en las responsabilidades.

Para evitarlo, Campbell y Goold proponen una serie de preguntas vitales. Son cuestiones introspectivas que ayudan a ver el proceso con perspectiva, y prevenir errores fatales.

Test de la ventaja competitiva

  • ¿El diseño presta la suficiente atención a tus fuentes de ventajas competitivas en cada mercado?

Empezar a construir el organigrama sin valorar esto puede llevarnos a crear jerarquías, puestos y relaciones que entorpezcan el desarrollo de la estrategia empresarial. Por eso siempre hay que empezar definiendo los segmentos target del mercado, y seguir valorando los esfuerzos que dedica el diseño a cada uno de esos segmentos.

Esta es nuestra regla general: si una unidad se dedica a un solo segmento significa que este ya recibe suficiente atención. Si ninguna unidad es responsable del segmento, el diseño es defectuoso y necesita renovarse”.

Termina listando tus ventajas competitivas e identificando desde dónde surgen. Encontrarás vínculos entre empleados y departamentos que deberás respetar en la generación del documento.

Test del valor humano

  • ¿Tu diseño refleja los puntos fuertes y débiles y las motivaciones de la plantilla?

Que un empleado falle o no rinda suele ser más una consecuencia del diseño organizativo que de las propias carencias personales. Si tienes un mánager bueno en marketing pero en el organigrama le representas centrado en la gestión, estarás coartando su potencial de crecimiento.

Para luchar contra esta disonancia empieza mirando a tus empleados clave y preguntándote qué diseño fomenta mejor las responsabilidades y el refuerzo de las relaciones con sus pares. No descartes a trabajadores base para puestos axiales del organigrama solo porque no sean managers.

Y ya por último, dedica esfuerzo para integrar al personal de perfil bajo o “perdedor” en el esquema. Identifica quiénes son más influyentes, compra su apoyo con compensaciones o “neutraliza su poder cambiándoles de roles o dejándoles marchar”.

Test de la viabilidad

  • ¿Has tenido en cuenta todas las limitaciones que pueden impedir la aplicación de tu diseño?

Soñar no es gratis, no al menos para la empresa. Abstraerse demasiado e ignorar las capacidades reales de la organización puede desembocar en fracasos irrevocables. El contexto importa en la construcción de un organigrama, y no precisamente poco. Algunas limitaciones serán internas y otras externas.

Hablamos de cuestiones legales (en algunos países, por ejemplo, no se puede montar una joint venture sin un socio local), de los intereses de los accionistas (pueden querer limitar a algún participante con menos peso), de los sistemas de información (algunos son incompatibles con determinadas estructuras) y de la cultura corporativa (resistencia al cambio).

Test de la flexibilidad

  • ¿El diseño facilita el desarrollo de nuevas estrategias y es lo suficientemente flexible para adaptarse al cambio?

Una organización bien diseñada es flexible para el futuro y adecuada para el presente. Ofrece a la empresa vías para la innovación y permite la adaptabilidad a las circunstancias cambiantes”, señalan los autores. Esta pregunta no debe llevarte a saber qué competencias te permitirán innovar y adaptarte, sino si habrá algún obstáculo organizativo importante en el camino hacia el futuro.

Da el primer paso reuniendo a los mánagers que tengan un conocimiento más detallado de los productos y del mercado. Pídeles que confeccionen una lista de unas diez oportunidades para el futuro. Tómalas y contrástalas con tu diseño de organigrama: ¿casan o no? Si no lo hacen, modifica tu propuesta.

En cuanto a la flexibilidad, identifica de cinco a diez posibles cambios organizativos importantes a aplicar en el siguiente lustro. Repite el proceso anterior y estudia el grado de resistencia que podrían mostrar los managers de posiciones clave. Si el obstáculo es muy grande, entonces replantea el diseño.

Algunas herramientas para llegar al organigrama perfecto

Hay otras muchas pruebas relacionadas más con la ubicación de cada componente del organigrama, y con el funcionamiento y la dirección de la jerarquía, pero a nivel general los expuestos son más que suficientes para lidiar con el reto sin acabar en callejones sin salida.

Con las ideas claras, ya solo te quedará ponerte a trabajar. El organigrama se puede construir con una hoja y un papel, pero existen también recursos digitales gratuitos y de pago que te pueden ayudar a acelerar el proceso. A continuación sobrevolamos algunos de ellos, sin detrimento de experimentar o ignorarlos.

Lucidchart

No tiene la mejor interfaz ni los gráficos más bonitos, pero su apuesta por la simplicidad y la limpieza visual ofrecen un resultado muy práctico y productivo. Lucidhart proponer un organigrama interactivo que va cambiando con el tiempo gracias a la participación de los empleados mediante su conocimiento práctico.

Visualiza rápidamente los procesos, los sistemas y la estructura de tu equipo. La diagramación inteligente te permite visualizar ideas complejas de manera más rápida, clara y colaborativa”.

La herramienta se sincroniza automáticamente con Google Workspace, Altassian, Slack y otros muchos programas de gestión. Ofrece muchas opciones de exportación y acepta hasta 60 objetos por diagrama. Tiene una prueba gratuita de una semana, y después habilita planes grupales muy asequibles (unos 8 euros mensuales).

lucidchart Lucidchart
Desarrollador: Lucid Software Inc Precio: Gratis / 8 euros al mes Categoría: Productividad

Canva

Si hay una herramienta versátil y pedagógica esa es Canva. Conocida por su infinita librería de plantillas, esta plataforma dispone de un editor de organigramas muy guiado y adaptable a usuarios sin conocimientos sobre documentos visuales. Basta con entrar en su web y escribir “organigrama” en su buscador, para empezar a trabajar.

Si no tienes una idea clara de la distribución, Canva te la sugiere. Si no logras adecuar un elemento visual al esquema, Canva te lo ofrece. ¿Quieres romper la verticalidad de la jerarquía? Canva te permite hacerlo con vínculos personalizables y responsive.

La gran desventaja de esta herramienta es que no está especializada en la generación de organigramas, y por tanto carece de recursos específicos. Por otra parte es completamente gratuita y dispone de versiones para móviles. Funciona sin ninguna descarga o ejecutable.

canva Canva
Desarrollador: Canva Precio: Gratis Categoría: Arte y diseño

Creately

El gran hito de Creately es haber conseguido hacer accesibles recursos y herramientas que de por sí requieren un gran conocimiento técnico sobre los organigramas. Esta democratización del diseño viene acompañada por numerosas plantillas (1000 formas y 70 sets), instrumentos automatizados y opciones sociales.

Todo ello permite conseguir resultados muy precisos para empresas con estructuras complejas. Es verdad que la curva de aprendizaje para dominarlo es más pronunciada porque hay más información en la interfaz, pero el tiempo invertido será tiempo convertido en conocimientos muy valiosos.

Dejando de lado el periodo de prueba, Creately ofrece un plan para empresas por solo 13 dólares al mes; una tarifa más que atractiva para acceder a la herramienta que utilizan multinacionales de la talla de Netflix, Facebook o Amazon.

Factorial

La suit todo en uno. Factorial es una empresa tecnológica especializada en soluciones de Recursos Humanos, que ofrece una herramienta de creación de organigramas sincronizada. Esto tiene su lado bueno y su lado malo: automatizará muy rápido la información de la empresa, pero solo si aceptas la integridad de los servicios.

Con esta plataforma lo único que tienes que hacer es introducir toda la información de tus empleados (cargos, experiencia, habilidades, procesos). El algoritmo se encargará del resto. De ahí que sea necesario dedicar tiempo constante a mantener la base actualizada.

Crea tu organigrama de empresa sin necesidad de descargar ninguna plantilla de word o powerpoint. No necesitas crear el diseño ni modificar ningún archivo. Simplemente introduce los datos del equipo y tendrás tu organigrama de empresa listo. Así de fácil”.

Huelga decir que aquí no hay herramientas de personalización y que las posibilidades son mucho más limitadas. No obstante, sigue siendo una de las mejores opciones para aquellas empresas que no tienen tiempo.

Factorial Factorial
Desarrollador: Factorial Team Precio: 3-4 euros al mes Categoría: Empresa

Hay muchas herramientas que no hemos mencionado — Zenefits, Gitmind, Organimmi, Gliffy, Smartdraw—, pero con las seleccionadas ya tienes más que de sobra para probar y ajustar tus necesidades a las posibilidades tecnológicas.

Crea el organigrama perfecto para tu empresa y empieza a perseguir tus sueños. Desde Yoigo Negocios te ayudaremos con la conexión e infraestructura de Internet que necesitas. Entra en nuestra web o llama al 900 676 535 para informarte.