En la gestión de proyectos, la organización y planificación son factores clave para el éxito de cualquier empresa. Entre las herramientas te ayudarán a conseguir todos tus objetivos, con el diagrama de PERT marcarás la diferencia. Descubrequé es y cómo usarlo para organizar tus tareas.
Como su propio acrónimo indica, PERT significa en inglés Program Evaluation and Review Technique, que en español quiere decir Técnica de Revisión y Evaluación de Programas. En las siguientes líneas veremos para qué sirve exactamente y cómo puedes implementarlo en tu estrategia de crecimiento empresarial.
Qué es el diagrama de PERT
El diagrama de PERT es una metodología que permite la planificación y el control de proyectos que suelen ser bastante complejos, especialmente cuando involucran varias actividades relacionadas entre sí.
Este diagrama representa gráficamente el proyecto, dividiéndolo en tareas más pequeñas e identificando las diferentes relaciones que hay entre todas ellas para hacer una estimación del tiempo que se necesita para completar cada tarea.
El principal objetivo del PERT es proporcionar una estructura clara del proyecto ycalcular el tiempo total necesario para completarlo. Esta metodología fue desarrollada en los años 50 por la Armada de los EE.UU. para gestionar proyectos de defensa que requerían múltiples procesos y una gran incertidumbre.
Para estimar la duración de una actividad en el PERT, se utiliza una fórmula basada en tres tiemposestimados:
Tiempo optimista: es el tiempo mínimo posible que será necesario para completar una tarea.
Tiempo probable: es el tiempo más probable que necesitarás para completar una tarea.
Tiempo pesimista: es el tiempo máximo que tardará una tarea en completarse.
Cómo usar el diagrama de PERT para organizar tus tareas
Ahora que ya sabes qué es y cuáles son los elementos fundamentales que componen el diagrama de PERT, estos son los pasos que debes seguir para organizar tus tareas con éxito:
Identificación de tareas
El primer paso es dividir el proyecto entareas individuales. Cada tarea debe ser lo más específica posible para facilitar la planificación y la estimación de tiempos que vas a necesitar para completarlas.
Aquí debes tener en cuenta que algunas actividades dependerán de otras para empezar o completarse. Identificar estas relaciones entre unas tareas y otras es esencial para organizar correctamente el diagrama.
Estimación del tiempo
Si el proyecto es muy complejo o incierto, lo mejor es que hagasestimaciones de tiempo junto a tu equipo para averiguar cuál podría ser el plazo aproximado que tardarás hasta completar cada una de las actividades o tareas.
Creación del diagrama de PERT
El siguiente paso es conectar las actividades según el orden que debas seguir para completar todas. Aquí lo que puedes hacer es representar los hitos más importantes del proyecto, destacando la fecha de inicio y de finalización de las tareas.
Monitorización del progreso
Por último, a medida que avance el proyecto, tendrás que revisar el diagrama para asegurarte de que todo sigue según lo planeado. De esta manera, si surge algún problema o retraso, lo mejor será ajustar el diagrama reflejando cada uno de los cambios y estimar otra vez la fecha de finalización.
Ventajas del diagrama de PERT para tu empresa
Estos son algunos de los beneficios más destacados de utilizar el diagrama de PERT para planificar y gestionar tus proyectos:
Visión general del proyecto
El diagrama de PERT proporciona una representación visual muy esquemática y fácil de entender de todas las tareas y la relación que hay entre todas ellas. Esto facilita la comprensión de los pasos necesarios para completar el proyecto.
Sobre todo, te ayudará mucho a realizar con éxito proyectos muy grandes, donde hay un gran número de colaboradoresque están implicados. Además, podrás enfocarte en la ruta que debes seguir hasta finalizar el proyecto y evitar posibles retrasos.
Flexibilidad de tiempo
Por otro lado, esta técnica te permite ajustar el tiempo a medida que surgen cambios o alguna novedad importante. Esto es ideal para proyectos en los que hay incertidumbre o variaciones en el tiempo estimado de las actividades.
Trabajo en equipo
Además, al dividir el proyecto en tareas específicas, el diagrama facilita la coordinación del equipo, asegurando que todos estén alineados y persigan los mismos objetivos dentro del proyecto.
Formar un equipo de trabajo no es solamente llamar a gente a trabajar y darles tareas para hacer.
Formar un equipo de trabajo es generar un ambiente de comodidad, motivación y empatía para poder desarrollar ideas que motiven a cada parte del equipo
Como ves, el diagrama de PERT es una herramienta básica para la planificación y gestión de proyectos, especialmente aquellos que involucran múltiples tareas interrelacionadas y un alto nivel de incertidumbre. Al fin y al cabo, cuanto más complejos sean los proyectos, más probabilidades habrá de cambios.
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